Zum Hauptinhalt springen

Kontakte

Die Seite Kontakte bietet ein zentrales Verzeichnis der Personen, die Ihnen in Voipstudio zur Verfügung stehen.

Kontakte können kanalübergreifend genutzt werden, was das Anrufen oder Versenden von Nachrichten erleichtert, ohne dass die Daten manuell eingegeben werden müssen.

Jeder Kontaktdatensatz enthält die folgenden Informationen:

  • Name – Vor- und Nachname des Kontakts.
  • E-Mail – E-Mail-Adresse des Kontakts.
  • Unternehmen – Mit dem Kontakt verknüpfte Organisation.
  • Nummer – Mit dem Kontakt verknüpfte Telefonnummer(n).
  • Gruppe – Kontaktgruppe, die zur Organisation oder Zugriffskontrolle verwendet wird.
  • Labels – Dem Kontakt zugewiesene benutzerdefinierte Tags zur Kategorisierung.

Kontakte suchen​

Verwenden Sie das Suchfeld, um Kontakte schnell nach Name, E-Mail-Adresse, Firma oder Telefonnummer zu finden.

Kontakte filtern​

Filter helfen dabei, die Liste der Kontakte einzugrenzen. Sie können nach folgenden Kriterien filtern:

  • Typ (Global, Intern oder Privat)
  • E-Mail
  • Firma
  • Gruppe
  • Labels

Massenaktionen für Kontakte​

Wählen Sie einen oder mehrere Kontakte aus, um sie gemeinsam zu verwalten. Mit Massenaktionen können Sie:

  • Labels zuweisen oder entfernen
  • Kontakte in eine Gruppe verschieben
  • Kontakte löschen

Wenn Kontakte ausgewählt sind, werden die verfügbaren Massenaktionen in der Auswahl-Symbolleiste angezeigt. Wählen Sie Auswahl aufheben, um den Massenauswahlmodus zu verlassen.

Kontakte aus CSV importieren​

Kontakte können aus einer CSV-Datei (Comma-Separated Values) importiert werden.

  1. Klicken Sie auf Importieren oder Exportieren.
  2. Klicken Sie auf CSV importieren.
  3. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder wählen Sie die Datei über die Dateiauswahl auf Ihrem Gerät aus. Die maximal zulässige Dateigröße beträgt 2 MB.
  4. Klicken Sie auf Importieren, nachdem die Datei hochgeladen wurde.
  5. Zeigen Sie eine Vorschau der Spaltenzuordnung zu den Kontaktfeldern an. Klicken Sie auf Speichern, um den Import der Kontakte abzuschließen.

Unterstützte Dateiformate:

  • Grundformat: „E-Mail,Vorname,Nachname,Firma,Telefon,Mobil,Gruppe,Labels“
  • Erweitertes Format: („E-Mail,Vorname,Nachname,Firma,Telefon 1,Telefon 2,Telefon 3,Mobil 1,Mobil 2,Mobil 3,Gruppe,Labels“)
  • Das System unterstützt außerdem Dateien, die aus Google Kontakte und Microsoft Outlook exportiert wurden.

Kontakte als CSV exportieren​

Klicken Sie auf Importieren oder exportieren > Als CSV exportieren, um die aktuelle Kontaktliste als CSV-Datei herunterzuladen. Die exportierten Daten spiegeln die aktuell angewendeten Filter wider.

Einen Kontakt anzeigen​

Sie können die Seite Kontaktdetails eines Kontakts auf zwei Arten öffnen:

  • Wählen Sie den Namen des Kontakts aus der Tabelle Kontakte oder der Tabelle Verlauf aus.
  • Öffnen Sie das Menü Aktionen (⋮) neben einem Kontakt auf der Seite „Kontakte“ und wählen Sie Anzeigen.

Die Seite enthält:

  • Kontakt-Kopfzeile – Name (oder Telefonnummer, falls kein Name hinzugefügt wurde), Kennzeichnung des Kontakttyps (Intern, Global oder Privat) und Kontaktgruppe.
  • Kontaktdetails – E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Firma und, bei internen Kontakten, Durchwahl.
  • Labels – zugewiesene Labels und verfügbare Labels zum Zuweisen.
  • Notizen – dem Kontakt hinzugefügte Notizen, die neuesten zuerst. Wählen Sie Notiz hinzufügen, um eine Notiz hinzuzufügen.
  • Letzte Unterhaltungen – die neuesten Unterhaltungen des Kontakts über alle Kanäle hinweg. Wählen Sie Unterhaltungsverlauf anzeigen, um den vollständigen Verlauf anzuzeigen.

In den Kontaktdetails können Sie Unterhaltung starten wählen, um den Kontakt anzurufen, ihm eine Nachricht zu senden oder ein Fax zu schicken, oder Kontakt bearbeiten, um seine Daten zu aktualisieren.

Kontakt hinzufügen​

So erstellen Sie einen Kontakt:

  1. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.
  2. Geben Sie die Kontaktdaten ein:
    • Vorname
    • Nachname
    • E-Mail
    • Unternehmen
    • Gruppe – Wählen Sie eine vorhandene Gruppe aus oder geben Sie einen Namen ein, um eine neue Gruppe zu erstellen.
    • Globaler Kontakt – Legt die Sichtbarkeit des Kontakts fest. „EIN“ bedeutet, dass der Kontakt für alle Benutzer in der Organisation verfügbar ist. „AUS“ – Wählen Sie einen „Kontaktverantwortlichen“ aus, um den Kontakt einem bestimmten Benutzer zuzuweisen.
    • Telefonnummer(n) – Geben Sie optional eine Kurzwahl ein.
    • Handynummer(n) – Geben Sie optional eine Kurzwahl ein.
    • Labels – Labels zuweisen oder entfernen
    • Notizen – Fügen Sie dem Kontakt eine private Notiz hinzu.
  3. Klicken Sie auf „Speichern“.

Kontakte können auch direkt angelegt werden, während Sie im Telefonkanal mit einer unbekannten Telefonnummer arbeiten.

Kontakt bearbeiten oder löschen​

So aktualisieren oder löschen Sie einen Kontakt:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Kontakt.
  2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um die verfügbaren Kontaktdaten zu aktualisieren (siehe oben).
  3. Klicken Sie auf „Löschen“, um den Kontakt aus dem Verzeichnis zu entfernen.

!!! Hinweis

Sie können keinen internen Kontakt bearbeiten oder löschen, der mit einem anderen Voipstudio-Benutzerkonto verknüpft ist.

Eine Unterhaltung starten​

Öffnen Sie für einen einzelnen Kontakt das Menü „Aktionen“ (⋮), um:

  • Einen Anruf zu tätigen
  • „Team-Chat starten“ – verfügbar, wenn es sich bei dem Kontakt um einen internen Voipstudio-Benutzer handelt, der über den Team-Chat kontaktiert werden kann
  • Eine SMS senden
  • Ein Fax senden

Kommunikationsoptionen, die für einen bestimmten Kontakt nicht verfügbar sind, werden deaktiviert angezeigt.