{"id":29422,"date":"2019-08-22T13:24:06","date_gmt":"2019-08-22T12:24:06","guid":{"rendered":"https:\/\/voipstudio.com\/blog\/ein-kontaktcenter-fur-softwareunternehmen-einrichten-eine-anleitung-anhand-von-voipstudio\/"},"modified":"2025-10-14T11:15:04","modified_gmt":"2025-10-14T10:15:04","slug":"ein-kontaktcenter-fuer-softwareunternehmen-einrichten-eine-anleitung-anhand-von-voipstudio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/voipstudio.com\/de\/blog\/ein-kontaktcenter-fuer-softwareunternehmen-einrichten-eine-anleitung-anhand-von-voipstudio\/","title":{"rendered":"Ein Kontaktcenter f\u00fcr Softwareunternehmen einrichten – eine Anleitung anhand von VoIPstudio"},"content":{"rendered":"

Fast alle Softwareunternehmen bieten f\u00fcr ihre Produkte Kundensupport an. Auch wenn die M\u00f6glichkeit den Support \u00fcber Chat, Foren oder Supporttickets abzuwickeln verbreitet sind, ist der Telefonsupport nach wie vor die g\u00e4ngigste L\u00f6sung. Und er ist bei vielen Kunden beliebt. Denn man kann sein Problem direkt mit dem passenden Ansprechpartner besprechen.
\nGerade f\u00fcr kleinere und mittlere Softwareunternehmen sowie Systemh\u00e4user birgt der Telefonsupport einige Herausforderungen. Zum einen ist das Supportaufkommen meist nicht so gro\u00df und so gleichm\u00e4\u00dfig verteilt, dass sich eine eigene Abteilung oder eine Auslagerung daf\u00fcr lohnt. Zum zweiten ist die zur Verf\u00fcgung stehende Zahl der Mitarbeiter f\u00fcr Supportanfragen durch die Unternehmensgr\u00f6\u00dfe begrenzt.<\/p>\n

Kundensupport ohne Telefonanlagenfunktionen<\/h2>\n

In der Praxis richtet man deswegen oft einfach eine Telefonnummer f\u00fcr Supportanfragen ein, die auf der Website ver\u00f6ffentlicht wird. Wird diese von Kunden angerufen, klingelt dann einfach das Telefon auf dem Schreibtisch des eingeteilten Mitarbeiters. Auch, wenn dies eine einfache L\u00f6sung ist, bringt diese einige Nachteile mit sich.
\nZum einen wei\u00df der Mitarbeiter nicht unbedingt, ob es sich um eine Supportanfrage oder um wen es sich handelt. Zum anderen m\u00fcssen Kunden bei hohem Supportaufkommen einfach das Besetztzeichen h\u00f6ren oder warten.
\nOft sind die Kosten und Investitionen f\u00fcr ein professionelles Callcenter oder eine Callcenter-Software, die entsprechenden Funktionen bietet, zu teuer. Dies \u00e4ndert sich mit VoIPstudio.<\/p>\n

Die VoIPstudio Cloud-Telefonanlage bietet ein einfaches Kontaktcenter f\u00fcr professionellen Support<\/h2>\n

VoIPstudio ist ein seit 2011 bestehender, erfolgreicher VoIP-Service mit einer modernen Cloud-Telefonanlage. Das gro\u00dfartige ist, dass kleine und mittelst\u00e4ndische Systemh\u00e4user und Softwareunternehmen genauso wie Software as a Serviceanbieter mit dem Funktionsumfang dieser Telefonanlage ihr eigenes kleines Contact Center (eine Art Inbound Callcenter f\u00fcr Kundenanfragen) ganz leicht einrichten k\u00f6nnen.
\nDie Funktionen, die dazu ben\u00f6tigt werden, sind eine eigene Rufnummer, die Zuordnung dieser Rufnummer zu den entsprechenden Mitarbeitern, die Einrichtung einer Anrufgruppe und einer ACD Warteschleife sowie die Funktion der Anrufaufzeichnung. Auch das geteilte Kontaktverzeichnis und die Unified Communications Funktion ist hilfreich.
\nAu\u00dferdem bietet VoIPstudio in allen drei Preispaketen alle Funktionen f\u00fcr ein Contact Center<\/a>.
\nWie diese Funktionen f\u00fcr ein Kontakt-Center zusammenspielen und wie sie damit als Softwareunternehmen ihre neue Supportl\u00f6sung einrichten wird im Folgenden erkl\u00e4rt.<\/p>\n

Die Rufnummer<\/h3>\n

Sie w\u00e4hlen eine Rufnummer aus, die nur dem Kundensupport zugeordnet wird. Bei VoIPstudio haben sich hier zwei Aspekte, die ihr Unternehmen bei einem professionellen Supportauftritt unterst\u00fctzt. Die erste M\u00f6glichkeit ist, dass die Rufnummern aus bis zu 5000 St\u00e4dten weltweit beziehen k\u00f6nnen. D. h. sie k\u00f6nnen sowohl in einem Land als auch international den Kundensupport lokalisieren und die damit besonders leicht f\u00fcr ihre Kunden zug\u00e4nglich machen.
\nDie zweite spannende Eigenschaft ist, dass diese Telefonnummer nicht an ein Ger\u00e4t, sondern ein Nutzer gebunden ist. Die Nummer kann also auf jedem Computer, einem IP-f\u00e4higen Festnetztelefon und auch auf einem Mobilger\u00e4t von dem entsprechenden Mitarbeiter genutzt werden. Und das unabh\u00e4ngig vom Standort, nur Internet ist notwendig.<\/p>\n

Anrufgruppen<\/h3>\n

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, die sich um den Kundensupport k\u00fcmmern, k\u00f6nnen Sie eine Anrufgruppe einrichten. Dies ist auch ideal f\u00fcr die Situationen bei besonders kundenfreundlichen, kleinen und mittleren Softwareunternehmen, bei denen sich oft alle Mitarbeiter darum k\u00fcmmern. Dies bedeutet, dass der Anruf an alle Ger\u00e4te durchgestellt wird, die f\u00fcr das Thema Support verantwortlich sind. Damit entf\u00e4llt das Warten und die Anrufweiterleitung und der Supportfall wird f\u00fcr den Kunden merkbar und sehr schnell abgewickelt. Kunden haben damit das Gef\u00fchl, dass sie willkommen sind und gut behandelt werden.<\/p>\n

ACD Warteschlangen<\/h3>\n

Nat\u00fcrlich ist es auch mit einer Anrufgruppe nicht immer m\u00f6glich alle Kundenanrufe gleichzeitig anzunehmen. Durch das Einrichten einer ACD-Warteschlange wird der Kunde allerdings dar\u00fcber informiert, dass alle Mitarbeiter im Gespr\u00e4ch sind. Auch wird die Wartezeit bis zum n\u00e4chsten frei werdenden Gespr\u00e4chspartner mitgeteilt. Diese Funktion ist die Gleiche, die sie aus gro\u00dfen Callcentern kennen.
\nAuch wenn diese Funktion auf den ersten Blick etwas nervig erscheint, wie man es von den Callcentern gro\u00dfer Unternehmen kennt, ist diese Information gerade im B2B-Gesch\u00e4ft und f\u00fcr die Kunden wertvoll. Bei kurzen Wartezeiten lohnt es sich oft nicht, aufzulegen, eine neue Aufgabe anzufangen und noch mal anzurufen. W\u00e4hrend bei langen Wartezeiten der Kunde es bevorzugen k\u00f6nnte eine neue Aufgabe anzugehen.
\nAuch wird der Au\u00dfenauftritt damit deutlich professioneller, da man diese wichtige Information an den Kunden weitergibt. Und nicht zu vergessen – was viele bei Callcentern gro\u00dfer Anbieter st\u00f6rt, ist die mangelnde Freundlichkeit und L\u00f6sungsorientiertheit. Hier k\u00f6nnen ihre Mitarbeiter dann punkten.<\/p>\n

Anrufaufzeichnungen<\/h3>\n

Das Einverst\u00e4ndnis ihres Anrufers vorausgesetzt, haben Sie die einfache M\u00f6glichkeit Anrufe von Kunden aufzuzeichnen. W\u00e4hrend Ihnen dies hilft ihre Mitarbeiter im Kundensupport besser zu schulen und eine bessere Probleml\u00f6sung zu erzielen, ist diese Funktion aber auch f\u00fcr den Anrufer interessant.
\nGerade im Kontakt unter Gesch\u00e4ftspartnern wird es immer mehr Standard Telefongespr\u00e4che aufzuzeichnen. Dies dient gerade bei komplexen technischen Produkten wie einer Software eine Problembeschreibung und eine L\u00f6sungsskizze nachzuvollziehen. Wenn ihr Unternehmen schon modernste Techniken wie Autotranskript benutzt, kann es sp\u00e4ter davon ein Transkript anfertigen. Damit entf\u00e4llt das langfristige Erstellen von Fallprotokollen und sie bauen sich schnell und einfach eine interne Knowledge Base auf, von der auch der Kunde profitiert.<\/p>\n

Geteilte Kontakte<\/h3>\n

Geteilte Kontakte erm\u00f6glichen es, zu sehen, wer anruft. Ihre Mitarbeiter k\u00f6nnen sich also auf den Anrufer einstellen, ihren Kunden mit Namen begr\u00fc\u00dfen oder ein Fallprotokoll aufrufen. Grade bei kleinen Unternehmen sind geteilte Kontakte hilfreich, da das oft manuelle Aufschreiben von Telefonnummern und der Abgleich entf\u00e4llt. Die Integration in viele CRM-L\u00f6sungen ist nat\u00fcrlich auch ein Feature.<\/p>\n

Der Chat als Teil der Unified Communication L\u00f6sung<\/h3>\n

Als aktuelle L\u00f6sung hat VoIPstudio auch eine Chatfunktion integriert. Mitarbeiter k\u00f6nnen damit in internen Konferenzr\u00e4umen w\u00e4hrend des Anrufs nachfragen, wenn es dazu bedarf gibt. Diese Funktion kann nat\u00fcrlich auch f\u00fcr den Support genutzt werden.<\/p>\n

Die Einrichtung<\/h3>\n

Die Einrichtung eines Contact Centers mit den Funktionen ist dank des freundlichen Userinterfaces von VoIPstudio eine Frage von maximal einer Stunde. Auch technisch nicht versierte Mitarbeiter k\u00f6nnen, ohne dass sie aufwendige Programmiert\u00e4tigkeiten vornehmen m\u00fcssen, in dem einfachen Interface alle diese Funktionen aktivieren und zum Einsatz bringen.
\nUnd sollten Sie dennoch Fragen haben, finden Sie eine Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung hier. Oder sie k\u00f6nnen unseren Kundensupport erreichen.<\/p>\n

Hoffentlich konnten wir Ihnen mit diesem Artikel erkl\u00e4ren, wie einfach und wie schnell sie ein Kontaktcenter f\u00fcr Ihr Softwareunternehmen einrichten k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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