Unternehmen hatten immer schon zahlreiche M\u00f6glichkeiten, ihre externe und interne Firmenkommunikation zu verbessern.
\nAllerdings war die Ausr\u00fcstung hierf\u00fcr oft teuer und daher f\u00fcr den Gro\u00dfteil von Unternehmen unzug\u00e4nglich. Mit dem Aufkommen der VoIP-Technologie haben Organisationen jeder Gr\u00f6\u00dfe nun Zugang zu den gleichen Tools, zu einem Bruchteil der Kosten.<\/p>\n
Die M\u00f6glichkeit Telefongespr\u00e4che aufzunehmen ist eine der Funktionen, die f\u00fcr Unternehmen unerl\u00e4sslich sind. Wie bei anderen Funktionen von VoIP ist auch hier nicht \u00fcberraschend, dass Gespr\u00e4chsaufnahmen unkomplizierter und kosteng\u00fcnstiger sind als mit gew\u00f6hnlichen PBX-Systemen.<\/p>\n
In diesem Artikel erkl\u00e4ren wir zuerst die technischen M\u00f6glichkeiten Telefongespr\u00e4che aufzunehmen. Dann die Vorteile f\u00fcr Unternehmen.<\/p>\n
Passive Gespr\u00e4chsaufnahmen laufen \u00fcber Packet Sniffing, bei dem eine Netzwerkschaltung bzw. ein Netzwerkknotenpunkt \u00fcberwacht wird, um ausschlie\u00dflich Gespr\u00e4chsdaten in Echtzeit aufzunehmen.
\nW\u00e4hrend passives Aufnehmen effizient ist, kann es nicht Gespr\u00e4che aufnehmen, die off-site oder auf Peer-to-Peer-Kommunikationskan\u00e4len gef\u00fchrt werden, da interne Gespr\u00e4che sowie Gespr\u00e4che komplett au\u00dferhalb des Netzwerks nicht \u00fcber Netzwerkknotenpunkte laufen.
\nBei aktiven Aufnahmen werden die Audiopakete kopiert und zu einem Aufnahmeger\u00e4t weitergeleitet. Das Aufnahmeger\u00e4t ist hier (aus Netzwerksicht) ein aktiver Teilnehmer am Gespr\u00e4ch.
\nAktives Aufnehmen kann genutzt werden, um interne Gespr\u00e4che oder Gespr\u00e4che komplett au\u00dferhalb des Firmennetzwerks aufzunehmen, allerdings kann es die Gespr\u00e4chsqualit\u00e4t beeinflussen, da ein weiterer Gespr\u00e4chsteilnehmer, das Aufnahmeger\u00e4t, hinzugef\u00fcgt wird.
\nHardware-only und software-only Aufnahmen<\/p>\n
F\u00fcr Unternehmen, die On-Premise-Ausr\u00fcstung nutzen, gibt es zahlreiche M\u00f6glichkeiten zur Gespr\u00e4chsaufnahme, entweder \u00fcber Hardware- oder Softwarel\u00f6sungen. Was die jeweils beste L\u00f6sung f\u00fcr Ihr Unternehmen ist, h\u00e4ngt vom bestehenden Netzwerk und dem Zweck der Aufnahmen ab.
\nUnternehmen, die gehostete VoIP-L\u00f6sungen nutzen, k\u00f6nnen einfach die Aufnahmefunktion \u00fcber die Onlinekonsole aktivieren, wenn ihr Anbieter diesen Dienst zur Verf\u00fcgung stellt. Daf\u00fcr ist keine zus\u00e4tzliche Hardware n\u00f6tig, kann aber zu Extrakosten f\u00fchren, wenn dies nicht bereits Teil des genutzten Leistungspakets ist.<\/p>\n
Organisationen haben die M\u00f6glichkeit, Gespr\u00e4chsaufnahmen automatisch f\u00fcr Inbound- und\/oder Outbound-Anrufe zu aktivieren; dazu k\u00f6nnen Gespr\u00e4chsaufnahmen auch f\u00fcr alle Ger\u00e4te oder eine bestimmte Gruppe aktiviert werden.
\nEine andere M\u00f6glichkeit ist, Gespr\u00e4chsaufnahmen nach Bedarf durch die Eingabe von Tastenkombinationen anzuschalten. \u00dcblicherweise werden Gespr\u00e4che \u00fcber einen bestimmten Zeitraum gespeichert, bevor sie gel\u00f6scht werden. Manager k\u00f6nnen die Aufnahmen herunterladen, um sie zu speichern oder sp\u00e4ter auszuwerten.<\/p>\n
Das Aufzeichnen von Telefongespr\u00e4chen mit der Cloud-Telefonanlage k\u00f6nnen ein n\u00fctzliches Werkzeug f\u00fcr die Mitarbeitermotivation und Ausbildungszwecke sein. Dies insbesondere im Kundenservice oder im Verkauf. Vertriebsmitarbeiter k\u00f6nnen ihre eigenen Gespr\u00e4che anh\u00f6ren, um ihre Kundeninteraktionen zu verbessern. Zudem k\u00f6nnen Vorgesetzte so die Leistung ihrer Mitarbeiter evaluieren. <\/p>\n
Dies ist jedoch nicht der einzige Nutzen von VoIP-Gespr\u00e4chsaufnahmen. In stark regulierten Industrien k\u00f6nnen Gespr\u00e4chsaufnahmen aus Compliance-Gr\u00fcnden gesetzlich vorgeschrieben sein oder in Streitf\u00e4llen als Beleg dienen.<\/p>\n
Manche Firmen nehmen Gespr\u00e4che auch auf, um ihre Sicherheit zu erh\u00f6hen oder sich vor Klagen zu sch\u00fctzen. Es gab schon oft Datenlecks oder Verst\u00f6\u00dfe gegen Vorschriften aufgrund von absichtlich oder unabsichtlich verbreiteter Informationen. Die \u00dcberpr\u00fcfung aufgenommener Gespr\u00e4che kann den Ursprung solcher Datenlecks ausfindig machen. <\/p>\n
In Deutschland ist das Aufnehmen von Telefongespr\u00e4chen eher un\u00fcblich. International wird es aber immer mehr zur Norm. Dies um beispielsweise auch die Dokumentation und Protokollierung von Gespr\u00e4chen und Besprechungen zwischen Gesch\u00e4ftspartnern oder Mitarbeitern zu erleichtern.
\nUnternehmen, die das Aufnehmen von Telefongespr\u00e4chen noch nicht implementiert haben, weil sie zu teuer oder aufwendig waren, k\u00f6nnen diese M\u00f6glichkeit nun dank der neuesten VoIP-Technologie effektiv nutzen. Lassen Sie sich auf jeden Fall vorher zu der Implementierung in Bezug auf Datenschutz beraten.<\/p>\n