Bei Wohnobjekten mit vielen Einheiten oder Gro\u00dfimmobilien als Investitionsobjekt sind Hausverwaltungen unumg\u00e4nglich. Ob als Mittelsmann zwischen Mieter, Eigent\u00fcmer und Dienstleister, oder einfach als Verwalter aller operativen Aufgaben in und um Immobilien, m\u00fcssen Hausverwaltungen vor allem mit unterschiedlichen Beteiligten Gruppen kommunizieren und diese koordinieren. Kontakt mit Stakeholdern findet t\u00e4glich statt, oft auch am Telefon. Bei mehreren Stunden Telefongespr\u00e4chen am Tag ist Telekommunikation f\u00fcr Hausverwaltungen sowohl unabdingbar f\u00fcr effektive Arbeit, als auch ein potenziell hoher Kostenfaktor.
\nDie wichtigsten Features einer Telefonanlage f\u00fcr Hausverwaltungen
\nBei diesen vielf\u00e4ltigen und stressigen Arbeitsabl\u00e4ufen ergeben sich auch besondere Anforderungen an eine Cloud-Telefonanlage. Aus
\nGespr\u00e4chen mit Hausverwaltungen kristallisieren sich dabei folgende Features heraus:<\/p>\n
Nachdem Mitarbeiter einer Hausverwaltung oft in Gespr\u00e4chen sind, ist nat\u00fcrlich der Anrufbeantworter wichtig. Auf der einen Seite sollen Anrufer wissen, wen Sie erreicht haben und einfach eine Nachricht hinterlassen k\u00f6nnen. Denn der professionelle Auftritt nach au\u00dfen bis ins Detail ist auch und grade in dieser Branche wichtig. Auf der anderen Seite soll das Abh\u00f6ren der Mailbox m\u00f6glichst einfach sein. Hier bietet sich die Benachrichtigung per E-Mail und der 24h-Zugriff an. Nachdem Kunden oft wichtige Informationen hinterlassen, spielt auch der Speicherplatz eine Rolle. Dieser sollte unbegrenzt sein, damit man nicht permanent Nachrichten l\u00f6schen muss. VoIPstudio zum Beispiel bietet dies in allen Tarifgruppen.<\/p>\n
Gr\u00f6\u00dfere Verwaltungen haben oft zahlreiche Nebenstellen und B\u00fcros. Gute VoIP-Anbieter haben hier nat\u00fcrlich eine einfache L\u00f6sung. \u00dcber eine Cloud-Telefonanlage k\u00f6nnen Anrufe automatisch nach bestimmten Regeln an bestimmte Rufnummern weitergeleitet werden. Beispielsweise werden alle Kunden aus einer bestimmten Region an die entsprechende Nebenstelle weitergeleitet, je nach Anrufzeit an die jeweils verf\u00fcgbaren Mitarbeiter. Durch das Kombinieren dieser Regeln und Weiterleitungen k\u00f6nnen Kunden schneller den richtigen Gespr\u00e4chspartner finden, w\u00e4hrend das Back-Office entlastet wird.<\/p>\n
Als Verwaltung arbeitet man mit vielen verschiedenen Kunden, aber auch Dienstleistern und Ansprechpartnern zusammen. Dazu kommen Praktikanten, Jobwechsel oder neue Mitarbeiter. Kurz, es ist nicht einfach die \u00dcbersicht \u00fcber alle Kontakte zu behalten. F\u00fcr Effizienz ist deswegen ein zentrales Kontaktregister, aus dem heraus der Gespr\u00e4chspartner sofort angerufen werden kann, von gro\u00dfer Bedeutung. Auch dieses ist bei VoIPstudio in die Cloud-Telefonanlage integriert.
\nDie Integration in diverse CRMs ist nat\u00fcrlich auch m\u00f6glich, beispielsweise \u00fcber ein Browser-Tool. Die Umsetzung f\u00fcr Chrome wird in diesem Artikel beschrieben.<\/p>\n
Gr\u00f6\u00dfere Verwaltungen haben zahlreiche Makler mit unterschiedlichen Spezialisierungen oder zugewiesenen Kunden. \u00dcber eine Cloud-Telefonanlage k\u00f6nnen Anrufe automatisch nach bestimmten Regeln an bestimmte Rufnummern weitergeleitet werden. Beispielsweise werden alle Kunden einer Key-Account-Liste an den zust\u00e4ndigen Berater weitergeleitet, aber immer Dienstag und Donnerstagvormittags zu seinem Kollegen. Durch das Kombinieren dieser Regeln und Weiterleitungen k\u00f6nnen Kunden schneller den richtigen Gespr\u00e4chspartner finden, w\u00e4hrend das Back-Office entlastet wird.<\/p>\n
Verwaltungen haben nicht nur viel Kundenkontakt, sondern m\u00fcssen auch oft Mitarbeiter zu Objekten und Einheiten schicken. Es ist also f\u00fcr eine Telefonanlage neben der allgemeinen Professionalit\u00e4t auch wichtig, eine Anbindung an mobile Telekommunikation zu besitzen. VoIPstudio erlaubt Telefonie \u00fcber VoIP-Tischtelefone, Handys und PCs, bei Bedarf mit nahtloser Weiterleitung zwischen verschiedenen Nebenstellen und Teilnehmern.<\/p>\n
Das bei Immobilienmaklern \u00fcblicherweise sehr hohe Gespr\u00e4chsvolumen kann zu erheblichen Telefonkosten f\u00fchren. Cloud-Telefonanlagen k\u00f6nnen dieses Problem stark reduzieren, da Gespr\u00e4chstarife meist deutlich unter dem markt\u00fcblichen Niveau liegen. Bei VoIPstudio sind interne Telefongespr\u00e4che und Gespr\u00e4che mit anderen VoIPstudio-Nutzern sogar kostenfrei.
\nMit diesen Basisfunktionen der Cloud-Telefonanlage wird der Arbeitsalltag f\u00fcr Hausverwaltungen zwar nicht weniger hektisch. Aber es ist gut zu wissen, dass das Telefon und die Telefonanlage den Stress nicht zus\u00e4tzlich erh\u00f6hen.<\/p>\n