Eines der wichtigsten Arbeitsmittel f\u00fcr mittlere Unternehmen ist das Telefon. Dank gesunkener Kosten und fortschreitender Softwareisierung k\u00f6nnen nun auch mittlere Unternehmen ohne gro\u00dfe Investitionen eine eigene Telefonanlage mit aktuellsten und vielen professionellen Features betreiben. Mithilfe dieses Leitfadens k\u00f6nnen die sie Beschaffung einer Telefonanlage oder den Wechsel eines Anbieters systematisch vorbereiten und planen.<\/p>\n
Einleitung<\/a> <\/a> <\/p>\n <\/a> <\/p>\n <\/a> <\/p>\n <\/a> Im PDF des Leitfandens oder dem Excel-Download unten wird eine Beispielrechnung abgebildet. Diese zeigt die Kostenersparnis bei einem Wechsel von einem VoIP Anbieter zu VoIPstudio. <\/p>\n Nachdem die m\u00f6gliche Kostenersparnis ist es wichtig die Auswahlkriterien festzulegen. Eine leicht auszuf\u00fcllende Checkliste f\u00fcr Ihr mittleres Unternehmen finden Sie im Anhang. \u2022\tAnzahl der Nutzer \u2022\tTelefonieren \u2022\tAufzeichnung von Anrufen Neben den harten Zahlen f\u00fcr Grundgeb\u00fchr und Gespr\u00e4che sollten Sie aber auch die Zeit f\u00fcr die Einrichtung ber\u00fccksichtigen. Insbesondere in mittleren Unternehmen mit einem kleinen Technikteam nimmt dies zus\u00e4tzliche Zeit oft am Wochenende in Anspruch, wenn kein Dienstleister beauftragt wurde. Aus diesem Grund sollte die Einrichtung der Telefonanlage einfach sein und eine gute Dokumentation bereitstehen.<\/p>\n Wenn Sie sich f\u00fcr eine physische Telefonanlage entschieden haben, sollten Sie auf jeden Fall Zeit und Geld f\u00fcr die Wartung und Updates einplanen. Immer wieder kommt es zu Ver\u00e4nderungen im Netzwerk, die diesen Aufwand notwendig machen.<\/p>\n Neben der Zeit f\u00fcr die Pflege der technischen Ausr\u00fcstung ist auch die Zeit f\u00fcr die Verwaltung zu ber\u00fccksichtigen. Viele mittlere Unternehmen w\u00fcnschen sich eine \u00dcbersicht \u00fcber Gespr\u00e4che und Kosten der Gespr\u00e4che. Ebenso ist die Rechnung zu buchen. Dies wird bei mehreren B\u00fcros oft un\u00fcbersichtlich. Aus diesem Grund sch\u00e4tzen viele mittlere Unternehmen einen VoIP-Anbieter, der daf\u00fcr Analysefunktionen und eine Abrechnung f\u00fcr alle B\u00fcros zur Verf\u00fcgung stellt. VoIPstudio ist ein solcher Anbieter. <\/p>\n Eine Telefonanlage hat eine Reihe von Funktionen, die als Basisfunktionen angesehen werden. Dies sind das Telefonieren, der integrierte Anrufbeantworter, Anrufweiterleitungen und z.B. Konferenzschaltungen. So gut wie alle Anbieter von Cloud Telefonanlagen bieten ein Softphone an. Eigentlich eine Selbstverst\u00e4ndlichkeit, aber die Sprachqualit\u00e4t der Anrufe spielt bei einer Cloud Telefonanlage eine wichtige Rolle. Hier spielen die F\u00e4higkeiten der Entwickler eines VoIP-Anbieters eine Rolle. Eine verbreitete Sorge, die auch mittlere Unternehmen teilen ist die Sicherheit. Die Telefonanlage sollte besonders gesch\u00fctzt sein. Denn Gespr\u00e4che sind vertraulich. Ein wichtiger Aspekt auch f\u00fcr mittlere Unternehmen ist die M\u00f6glichkeit die Telefonanlage direkt in das CRM zu integrieren. Der Vorteil ist, dass die Mitarbeiter Zeit sparen und direkt aus dem CRM anrufen k\u00f6nnen. Ebenso wird der erfolgte Kontakt sofort in die Kontakthistorie eingetragen. Achten Sie also auf die Integrationsm\u00f6glichkeit Ihres Anbieters in die g\u00e4ngigsten CRMs. Zus\u00e4tzlich sollte eine Browsertool verf\u00fcgbar sein, dass eine sogenannte Click to Call Funktion erm\u00f6glicht. Einige Nutzer kennen das noch von Skype. Bei der Click to Call L\u00f6sung wird die Telefonnummer als Link hinterlegt und <\/p>\n Die Auswahl der besten Telefonanlage und des besten Anbieters f\u00fcr Ihr mittleres Unternehmen umfasst eine Reihe von Schritten. Dieser Einkaufsf\u00fchrer hat die wichtigsten Punkte, die bei der Auswahl ber\u00fccksichtigt werden sollten, aufgelistet. <\/p>\n 1) Telefonanlage f\u00fcr mittlere Unternehmen (KMU) \u2013 Warum simPro den VoIP-Service wechselte<\/a> Folgende Checklisten stellen wir Ihnen gerne zur Verf\u00fcgung. Diese dienen als Beispiel. Sie k\u00f6nnen beliebig auf Ihr mittleres Unternehmen angepasst und erweitert werden.<\/p>\n
\nBegriffe rund um die Cloud Telefonanlage<\/a>
\nMarkt \u2013 Anbieter von Cloud Telefonanlagen<\/a>
\nKosteneinsparungspotential<\/a>
\nBeispielrechnung
\nAuswahlkriterien f\u00fcr eine Telefonanlage
\nAnforderung des mittleren Unternehmens
\nFunktionsumfang
\nZeit f\u00fcr die Einrichtung
\nZeit\/Kosten f\u00fcr die Wartung und Updates
\nZeit f\u00fcr Verwaltung
\nModerne Funktionen \u2013 Unified Communications
\nSoftphone
\nSprachqualit\u00e4t
\nSicherheit
\nIntegration ins Customer Relationship Management System (CRM)
\nZusammenfassung
\nChecklisten
\n\u2003
\n<\/p>\nEinleitung<\/h2>\n
\nEines der wichtigsten Arbeitsmittel f\u00fcr mittlere Unternehmen ist das Telefon. Dank gesunkener Kosten k\u00f6nnen nun auch mittlere Unternehmen ohne gro\u00dfe Investitionen eine eigene Telefonanlage betreiben. Mit Hilfe dieses Leitfadens k\u00f6nnen die sie Beschaffung einer Telefonanlage oder den Wechsel eines Anbieters systematisch vorbereiten und planen. <\/p>\nBegriffe rund um die Cloud Telefonanlage<\/h2>\n
\nF\u00fcr eine Cloud Telefonanlage werden unterschiedliche Begriffe benutzt. Einige Anbieter und Nutzer sprechen von VoIP Telefonie oder einer VoIP-Telefonanlage. Auch der Begriff PBX, der f\u00fcr Private Branch Exchange steht, wird gerne benutzt. Gehostete Telefonanlage ist auch ein Synonym.
\nDahinter verbirgt sich aber in der Regel immer eine Telefonanlage umgesetzt als Software, die im Rechenzentrum eines Anbieters betrieben wird und Kunden ihre eigene Telefonanlage bereitstellt ohne, dass diese Hardware betrieben m\u00fcssen.<\/p>\nMarkt \u2013 Anbieter von Cloud Telefonanlagen<\/h2>\n
\nIn Deutschland gibt es ca. 63 Anbieter von Cloud-Telefonanlagen. Das macht die Auswahl nicht einfach.
\nJeder Anbieter hat dabei ein eigenes Profil.
\nViele Anbieter in Deutschland bieten den Service mit Hilfe eines Partners an. D.h. Sie gehen auf die Webseite und werden dann von einem Partner des Anbieters kontaktiert.
\nIm Gegensatz dazu k\u00f6nnen Sie bei anderen VoIP-Anbietern die Cloud Telefonanlage direkt auf der Homepage f\u00fcr Sie aktivieren. Zu \u00fcberlegen ist, dass Anbieter mit Self-Service weniger Kosten haben, und diese Mittel in die Stabilit\u00e4t und Infrastruktur des Telefonservices investieren k\u00f6nnen.<\/p>\nKosteneinsparungspotential<\/h2>\n
\nAuch mittlere Unternehmen m\u00fcssen st\u00e4ndig versuchen die Effizienz der eingesetzten Mittel und Arbeitsger\u00e4te zu steigern. Die Umstellung der Telefonanlage auf VoIP oder der Wechsel eines VoIP Anbieters bietet immer noch die M\u00f6glichkeit Kosten zu sparen. Die M\u00f6glichkeiten Kosten zu sparen liegen in folgenden Elementen der Preisgestaltung. Der Grundgeb\u00fchr, dem Minutenpreis, Kosten f\u00fcr Rufnummern und der Hardware.
\nNicht zu vergessen sind aber auch die Opportunit\u00e4tskosten ihrer Zeit bei Einrichtung, Pflege, Abrechnung und durch St\u00f6rungen und Ausfall. <\/p>\nBeispielrechnung<\/h2>\n
Auswahlkriterien f\u00fcr eine Telefonanlage<\/h2>\n
\nFolgende Auswahlkriterien sollten ber\u00fccksichtigt werden:<\/p>\nAnforderung des mittleren Unternehmens<\/h2>\n
\n\u2022\tHardwareanforderung
\n\u2022\tH\u00f6he der Grundgeb\u00fchr
\n\u2022\tH\u00f6he der Gespr\u00e4chsgeb\u00fchren
\n\u2022\tWie einfach k\u00f6nnen weitere Nutzer hinzugef\u00fcgt werden
\n\u2022\tIst der Service monatlich k\u00fcndbar?
\n\u2022\tL\u00e4nderspezisfische Rufnummern
\n\u2022\tEinfache Integration von Niederlassungen\/B\u00fcros in Stammland
\n\u2022\tEinfache Integration von Niederlassungen\/B\u00fcros im Ausland
\n\u2022\tIntegrationsm\u00f6glichkeit in andere Unternehmenssysteme<\/p>\nFunktionsumfang<\/h2>\n
Hier eine Lister der h\u00e4ufigsten und wichtigsten Funktionen einer Telefonanlage:<\/h3>\n
\n\u2022\tKostenlose interne Gespr\u00e4che
\n\u2022\tVermittlung von Telefonaten
\n\u2022\tAnklopfen
\n\u2022\tGespr\u00e4che parken
\n\u2022\tMakeln: Zwischen zwei Telefonaten hin- und herschalten
\n\u2022\tAnrufbeantworter mit Benachrichtigung per Email
\n\u2022\tNachtschaltung, Rufumleitung, Weiterleitung von Rufnummern
\n\u2022\tAufschaltung: Teilnehmer hinzuf\u00fcgen
\n\u2022\tKonferenzschaltung: mehrere Teilnehmer telefonieren gleichzeitig
\n\u2022\tHeranholen: das Telefonat von einem anderen Telefon annehmen
\n\u2022\tAutomatische Rufverteilung: Nebenstellen zu einer Rufgruppe zusammenfassen f\u00fcr eine bessere interne Vermittlung
\n\u2022\tGespr\u00e4che aufzeichnen
\n\u2022\tEinbindung von Faxger\u00e4ten, Computer und sonstigen Telekommunikationsger\u00e4ten
\n\u2022\tAufzeichnen von Verbindungsdaten
\n\u2022\tEinfache Verwaltung der Nutzer und Abrechnungen<\/p>\nMittlere Unternehmen w\u00fcnschen oft noch weitere Funktionen<\/h3>\n
\n\u2022\tEinrichten von Kontaktcentern
\n\u2022\tEinbindung von T\u00fcr\u00f6ffnungssystemen und Anbindung von Notfallsystemen z.B. dem Aufzug
\n\u2022\tIntegration ins CRM<\/p>\nZeit f\u00fcr die Einrichtung<\/h2>\n
Zeit\/Kosten f\u00fcr die Wartung und Updates<\/h2>\n
Zeit f\u00fcr die Verwaltung<\/h2>\n
Moderne Funktionen \u2013 Unified Communications<\/h2>\n
\nModerne Cloud Telefonanlagen der besten Anbieter k\u00f6nnen aber inzwischen deutlich mehr. Im Folgenden eine Liste der am weitesten verbreiteten modernen Funktionen:
\n\u2022\tChat
\n\u2022\tTeilen von Dateien<\/p>\nSoftphone<\/h2>\n
\nEin Softphone ist eine Software, die ein physisches Telefon abbildet. Sie k\u00f6nnen damit genauso wie mit Ihrer alten Hardware telefonieren.
\nAber Softphone ist nicht gleich Softphone. So kam ein in Test verschiedener Anbieter bei einigen Softphones zu Problemen. Dies k\u00f6nnen am Computer oder am Netzwerk liegen. Informieren Sie sich also, wie andere Nutzer das Softphone des Cloud Telefonanlagenanbieters Ihrer Wahl finden.
\nEs gibt auch Softphones unabh\u00e4ngig von der Telefonanlage. Ein Beispiel ist Zoiper.<\/p>\nSprachqualit\u00e4t der VoIP-Telefonanlage<\/h2>\n
\nInformationen \u00fcber die Sprachqualit\u00e4t k\u00f6nnen Sie am besten in Form von Kundenmeinungen zu dem VoIP-Anbieter in Ihrer engeren Auswahl sammeln.<\/p>\nSicherheit<\/h2>\n
\nGrunds\u00e4tzlich sind diese Sorgen unbegr\u00fcndet. VoIP Anbieter verschl\u00fcsseln die Datenpakete. Achten Sie auf den Webseiten des Anbieters Hinweise wie AES-256, TLS-verschl\u00fcsselte SIP-Signale und ZRTP zur Datenverschl\u00fcsselung.<\/p>\nIntegration ins Customer Relationship Management System (CRM)<\/h2>\n
\nDiese Integrationen sollten zum Beispiel
\n\u2022\tSalesforce
\n\u2022\tZoom
\n\u2022\tund andere h\u00e4ufig genutzte CRMs umfassen.<\/p>\nZusammenfassung<\/h2>\n
Interviews\/Fallstudien zur Cloud-Telefonanlage f\u00fcr mittlere Unternehmen finden Sie hier:<\/h2>\n
\n2) Telefonanlage f\u00fcr mittlere, internationale Unternehmen (KMU) \u2013 warum SAAS tec VoIPstudio nutzt<\/a><\/p>\nChecklisten zum Einkauf einer Cloud-Telefonanlage<\/h2>\n