{"id":29867,"date":"2020-11-06T14:21:20","date_gmt":"2020-11-06T14:21:20","guid":{"rendered":"https:\/\/voipstudio.com\/blog\/kmu-kommunikationsprobleme-identifizieren-und-losen\/"},"modified":"2025-10-10T14:39:21","modified_gmt":"2025-10-10T13:39:21","slug":"kmu-kommunikationsprobleme-identifizieren-und-loesen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/voipstudio.com\/de\/blog\/kmu-kommunikationsprobleme-identifizieren-und-loesen\/","title":{"rendered":"KMU-Kommunikationsprobleme identifizieren und l\u00f6sen"},"content":{"rendered":"

Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe – ob gro\u00df oder klein – m\u00fcssen sich mit Kommunikationsproblemen auseinandersetzen. Die Herausforderung f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen ist jedoch gr\u00f6\u00dfer, da sie selten \u00fcber die Ressourcen verf\u00fcgen<\/strong>, um diese Probleme anzugehen. Die Kommunikationsprobleme kleiner und mittlerer Unternehmen reichen von Kunden, die die Service-Agenten nicht erreichen k\u00f6nnen, bis hin zu Mitarbeitern, die Schwierigkeiten haben, mit Kollegen zu kommunizieren. Bleiben kleine Probleme unber\u00fccksichtigt, k\u00f6nnen diese sich schnell zu viel gr\u00f6\u00dferen Problemen entwickeln und Ihr Unternehmen effektiv lahmlegen. Gibt es einen Weg, diese Kommunikationsprobleme<\/strong> rechtzeitig zu l\u00f6sen?<\/p>\n

Identifizierung der Grundursache<\/h2>\n

Einer der gr\u00f6\u00dften Fehler, den Unternehmen begehen, wenn diese versuchen, Kommunikationsprobleme von KMUs zu l\u00f6sen, ist die Behebung der Symptome statt der grundlegenden Ursache<\/strong>. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, dessen Kunden aufgrund langer Wartezeiten frustriert sind. Wie k\u00f6nnen Sie dieses Problem l\u00f6sen? Nun, der erste Schritt besteht darin, die Ursache f\u00fcr die langen Wartezeiten zu ermitteln. Liegt es an einem Mangel an Arbeitskr\u00e4ften oder an ineffizienter Technologie? Es wird schnell klar, dass die L\u00f6sung in jedem Szenario anders ausfallen wird.<\/p>\n

Wenn Sie in Ihrer Organisation mit Kommunikationsproblemen konfrontiert sind, ist es mehr als wahrscheinlich, dass andere Unternehmen mit \u00e4hnlichen Problemen konfrontiert waren. Hier sind also die h\u00e4ufigsten Kommunikationsprobleme von KMU, auf die Unternehmen sto\u00dfen, und wie Sie diese l\u00f6sen k\u00f6nnen.<\/p>\n

\u00dcbliche Kommunikationsprobleme bei KMU<\/h2>\n

Langsame Entscheidungsprozesse<\/h3>\n

Langsame Entscheidungsprozesse sind ein gro\u00dfes Problem f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen. Die Gr\u00fcnde daf\u00fcr sind zahlreich, aber h\u00e4ufig geh\u00f6ren dazu:<\/p>\n

    \n
  1. Mitarbeiter, die auf Antworten von Kollegen oder Vorgesetzten warten<\/li>\n
  2. Teams auf der Suche nach geeigneten Besprechungszeiten<\/li>\n
  3. Mitarbeiter, die auf Informationen von verschiedenen Abteilungen oder Projektleitern warten<\/li>\n
  4. Kundenservice-Mitarbeiter k\u00f6nnen nicht die richtige Person kontaktieren, um Antworten zu erhalten<\/li>\n
  5. Kollaborative Technologie ist entweder nicht vorhanden oder ineffizient<\/li>\n<\/ol>\n

    Unternehmen untersch\u00e4tzen oft die Zeit, die Mitarbeiter damit verschwenden, einfach nur auf Antworten oder Informationen von jemand anderem zu warten. Sie ben\u00f6tigen ein System, das solche Ausfallzeiten so weit wie m\u00f6glich minimiert<\/strong>.<\/p>\n

    Verwenden Sie Konferenzgespr\u00e4che, Mehrkanal-Kommunikation und interne \u00dcbertragungen.<\/h4>\n

    Eine L\u00f6sung ist die Implementierung eines guten Konferenzsystems<\/a>. Umso besser, wenn es in Ihr bestehendes Telefonsystem integriert oder als Paket angeboten wird. Jetzt helfen virtuelle Meetings verteilten Teams<\/strong> dabei, sich zu treffen und bei Projekten zusammenzuarbeiten. Erm\u00f6glichen Sie es Mitarbeitern, \u00fcber mehrere Kan\u00e4le zu kommunizieren, so dass sie Videoanrufe, Gespr\u00e4che, SMS, Nachrichten oder Chats mit jedem im Unternehmen f\u00fchren k\u00f6nnen. Mitarbeiter k\u00f6nnen auch die interne Anrufweiterleitungsfunktion nutzen, um schnell Antworten zu erhalten oder Kunden mit der richtigen Person zu verbinden.<\/p>\n

    Verpasste Anrufe<\/h3>\n

    Verpasste Anrufe sind der Ruin jedes kleinen und mittleren Unternehmens<\/strong> weltweit. Jeder verpasste Anruf stellt eine verpasste Gelegenheit dar, wie z.B. entgangene Verk\u00e4ufe, Verlust des Kundenvertrauens oder das potenzielle Scheitern eines wichtigen Projekts. Im Laufe der Zeit verlieren Ihre Kunden langsam das Vertrauen in Sie, ihre Probleme zu l\u00f6sen, und gehen woanders hin. Wie oft verpassen Ihre Mitarbeiter Anrufe, weil sie vom Schreibtisch weggehen oder weil ihr Voicemail-Postfach voll ist? Wenn dies h\u00e4ufig in Ihrem B\u00fcro passiert, finden Sie hier einige m\u00f6gliche L\u00f6sungen.<\/p>\n

    Visuelle Voicemail, Anrufgruppen und Anrufsignalisierung mit mehreren Ger\u00e4ten<\/h4>\n

    Voicemail gibt es schon seit langer Zeit, aber die heutige Integration ist viel leistungsf\u00e4higer<\/strong> als bei fr\u00fcheren Generationen. Zwingen Sie Ihre Mitarbeiter nicht, eine Nummer anzurufen und endlose Nachrichten abzuh\u00f6ren. Verwenden Sie eine visuelle Voicemail, die eine Transkription direkt in Ihren E-Mail-Posteingang sendet. Notieren Sie relevante Details und antworten Sie den Kunden so schnell wie m\u00f6glich.<\/strong><\/p>\n

    Eine weitere M\u00f6glichkeit, verpasste Anrufe zu verhindern, ist die Verwendung von Anrufgruppen. Manchmal suchen Kunden nicht nach einer bestimmten Person, die deren Problem l\u00f6sen kann. Jeder im Team – ob Vertrieb oder Service – kann oft Kunden weiterhelfen. Erlauben Sie also jedem freien Mitarbeiter, den Anruf entgegenzunehmen<\/strong>, anstatt diese an eine bestimmte Nebenstelle weiterzuleiten.<\/p>\n

    Die Multi-Device Anrufsignalisierung ist eine weitere effektive L\u00f6sung. Sie erm\u00f6glicht es den Mitarbeitern, mehrere Ger\u00e4te hinzuzuf\u00fcgen, die – in einer Kette oder parallel – klingeln, wenn ein Anruf eingeht. Die Person kann den Anruf auf dem n\u00e4chstgelegenen Ger\u00e4t entgegennehmen, anstatt zum Schreibtisch zur\u00fcck zu rennen.<\/p>\n

    Fehlender Kontakt mit Homeoffice-Mitarbeitern<\/h3>\n

    Es gab eine Zeit, in der es f\u00fcr einige wenige Privilegierte m\u00f6glich war, von zu Hause<\/strong> oder von einem beliebigen Ort au\u00dferhalb des B\u00fcros aus zu arbeiten. Wie die aktuelle Pandemie gezeigt hat, ist das Arbeiten vom Homeoffice nicht nur machbar, sondern f\u00fcr viele Unternehmen vielleicht sogar vorteilhafter. Aber die Arbeit von zu Hause aus f\u00fcgt der Kommunikation von KMUs einen anderen Aspekt hinzu – Remote-Mitarbeiter werden oft vergessen oder bei wichtigen Projekten au\u00dfenvorgelassen. Wie kann man Mitarbeiter dazu ermutigen, den Kontakt mit allen aufrechtzuerhalten, unabh\u00e4ngig davon, wo sie arbeiten?<\/p>\n

    Mehrkanal-Kommunikation, Video-Chats und leistungsstarke mobile Software<\/h4>\n

    Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, vermissen die visuellen Hinweise und pers\u00f6nlichen Treffen, die f\u00fcr eine effektive Kommunikation unerl\u00e4sslich<\/strong> sind. Daher k\u00f6nnen Sie Videochats und virtuelle Besprechungen nutzen, um sicherzustellen, dass alle in Kontakt bleiben. Die Aktivierung mehrerer Kan\u00e4le ist ebenfalls hilfreich – die Mitarbeiter k\u00f6nnen je nach Kontext, Tageszeit oder anderen Faktoren die beste Art der Kontaktaufnahme w\u00e4hlen. Eine weitere hilfreiche Funktion besteht darin, mobile Software auf eine Stufe mit Desktop-Anwendungen zu stellen. Mitarbeiter sollten auf alle Tools zugreifen k\u00f6nnen, die sie ben\u00f6tigen, unabh\u00e4ngig davon, ob sie mit einem Laptop oder Tablet arbeiten.<\/p>\n

    Zu lange Wartezeit f\u00fcr Kunden<\/h3>\n

    Dies ist ein allgemeines Problem f\u00fcr Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfenordnungen. Unabh\u00e4ngig davon, wie viele Ressourcen Sie haben, werden Sie irgendwann einen Punkt erreichen, an dem das Anrufvolumen h\u00f6her ist als das, was Ihre Mitarbeiter bew\u00e4ltigen k\u00f6nnen. Was tun Sie also, wenn Kunden am Ende 30 Minuten oder l\u00e4nger warten, nur um mit einem Agenten zu sprechen?<\/p>\n

    ACD-Warteschlangen, Anrufweiterleitung und IVR-Optionen<\/h4>\n

    Eine Kombination aus ACD-Warteschlangen, Anrufweiterleitung und effektiven IVR-Optionen kann Ihnen helfen, dieses spezifische KMU-Kommunikationsproblem zu l\u00f6sen. Ein IVR-System kann Kunden helfen, Antworten auf einfache Fragen wie Kontostatus oder Zahlungsinformationen zu erhalten, ohne dass eine pers\u00f6nliche Kontaktaufnahme erforderlich ist. Es bringt sie auch zur richtigen Abteilung oder Person<\/strong>, um ihr Problem zu l\u00f6sen. Da das IVR einfache Anfragen bearbeitet, haben Sie weniger Anrufer, die in der Leitung bleiben.<\/p>\n

    Verwenden Sie dann die ACD-Warteschlangen, um Anrufe an freie Agenten zu leiten. F\u00fchrungskr\u00e4fte k\u00f6nnen schnell Mitarbeiter in die Warteschlange aufnehmen, wenn das Anrufvolumen das normale Niveau \u00fcbersteigt. Implementieren Sie gleichzeitig eine intelligente Anrufweiterleitung basierend auf der Tageszeit oder den F\u00e4higkeiten der Agenten. Mehrere Teams in verschiedenen Zeitzonen k\u00f6nnen Ihnen dabei helfen, Kunden den ganzen Tag \u00fcber zu beraten. Eine kompetenzbasierte Anrufweiterleitung<\/strong> stellt sicher, dass Kunden sofort mit sachkundigen Mitarbeitern sprechen k\u00f6nnen.<\/p>\n

    Mitarbeiter ist nicht verf\u00fcgbar oder besch\u00e4ftigt<\/h3>\n

    Kurze Frage: Wie oft versuchen Ihre Mitarbeiter, jemanden zu kontaktieren, um ein Problem zu l\u00f6sen oder eine Entscheidung zu treffen, nur um ein Besetztzeichen oder keine Antwort zu erhalten? Am anderen Ende haben Sie frustrierte Mitarbeiter<\/strong>, die zu entscheidenden Zeiten unterbrochen werden, nur um eine einfache Frage zu beantworten.<\/p>\n

    Anwesenheitsinformationen und Anrufsignalisierung mit mehreren Ger\u00e4ten<\/h4>\n

    Anwesenheits- oder Statusinformationen erm\u00f6glichen es den Mitarbeitern, ihre Verf\u00fcgbarkeit f\u00fcr andere anzuzeigen. Wenn also ein Mitarbeiter versucht, jemanden zu erreichen, l\u00e4sst ein kurzer Blick erkennen, ob es ein guter Zeitpunkt ist oder ob die andere Person besch\u00e4ftigt ist. Benutzer k\u00f6nnen ihren Status<\/strong> zu besch\u00e4ftigt, verf\u00fcgbar, vom Schreibtisch entfernt oder jede andere benutzerdefinierte Option einstellen. Kombinieren Sie die Anwesenheitsinformationen mit der Ring-Funktion f\u00fcr mehrere Ger\u00e4te, um sicherzustellen, dass niemand gest\u00f6rt wird, aber auch, um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern.<\/p>\n

    Getrennte Kommunikation<\/h3>\n

    Dies ist ein Problem, auf das Organisationen in letzter Zeit sto\u00dfen. Wenn Sie die Anzahl der verf\u00fcgbaren Kommunikationskan\u00e4le erh\u00f6hen, stehen die Mitarbeiter vor dem Problem, vor der Kontaktaufnahme einen ausw\u00e4hlen zu m\u00fcssen.<\/p>\n

    Zu viele Auswahlm\u00f6glichkeiten erschweren auch die Auswahl und schr\u00e4nken die Produktivit\u00e4t ein<\/strong>. Zwischen SMS, Messaging, Anrufen, Video-Chats, virtuellen Meetings und der Anzahl der f\u00fcr jeden Kanal verf\u00fcgbaren Anwendungen gehen Nachrichten recht h\u00e4ufig verloren. Wie oft kehrt ein Benutzer an seinen Schreibtisch zur\u00fcck, nur um mehrere Voicemails, Textnachrichten und verpasste Anrufe desselben Kollegen zum selben Problem vorzufinden?<\/p>\n

    Unified Communication und integrierte L\u00f6sungen<\/h4>\n

    Unified Communication wird oft als Marketinginstrument abgetan<\/strong>, aber im richtigen Kontext kann diese sehr effektiv sein. Es handelt sich einfach um mehrere Anwendungen, die sich integrieren und zusammenarbeiten, um eine nahtlose Kommunikation zu bieten.<\/p>\n

    Da interne Benutzer Dutzende von Anwendungen \u00f6ffnen m\u00fcssen, um den \u00dcberblick \u00fcber ihre Kollegen zu behalten, werden alle Benachrichtigungen an einen einzigen Posteingang weitergeleitet. Auf diese Weise k\u00f6nnen Ihre Mitarbeiter miteinander kommunizieren, ohne \u00fcber die verwendete Software nachdenken oder diese verstehen zu m\u00fcssen. Unified Communication Tools verf\u00fcgen zudem \u00fcber eine einheitliche Benutzeroberfl\u00e4che, so dass Benutzer in verschiedenen Anwendungen navigieren k\u00f6nnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese \u00fcber ein Mobiltelefon oder einen Desktop-Computer auf eine bestimmte Anwendung zugreifen.<\/p>\n

    Selbst wenn Sie kein vollwertiges Unified Communication System haben, k\u00f6nnen Sie dennoch die Integration oder bestehende L\u00f6sungen nutzen. Verbinden Sie Ihre CRM-Anwendung mit dem Telefonsystem<\/strong>, so dass Vertriebsmitarbeiter problemlos Informationen zu Anrufaufzeichnungen hinzuf\u00fcgen k\u00f6nnen. Oder Mitarbeiter k\u00f6nnen Kunden direkt aus der CRM-Anwendung heraus mit einem einzigen Klick anrufen. Auf \u00e4hnliche Weise k\u00f6nnen Sie Ihre Konferenzgespr\u00e4chsl\u00f6sung in bestehende Hardware oder Kommunikationssysteme integrieren.<\/p>\n

    Wie Sie sehen k\u00f6nnen, gibt es f\u00fcr einige Probleme h\u00e4ufig L\u00f6sungen. Manchmal kann Ihnen dieselbe Funktion dabei helfen, mehrere Probleme auf einmal zu l\u00f6sen. Die Implementierung eines einzigen Systems, das alle Kommunikationsprobleme von KMUs auf einen Schlag l\u00f6st, ist ein unm\u00f6glicher Traum. Aber Sie k\u00f6nnen Ihre vorhandenen Systeme dazu bringen, sich zu integrieren und zusammenzuarbeiten, um Kommunikationsprobleme<\/a> zu lindern.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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