WO K\u00d6NNEN WIR UNSERE KONTAKTE SPEICHERN?<\/strong><\/h2>\n\n\n\nDie Kontaktverwaltung kann je nach Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens und dessen Digitalisierungsgrad sehr unterschiedlich sein<\/strong>. Einige der g\u00e4ngigsten Repositories f\u00fcr die Speicherung von Kontakten sind:<\/p>\n\n\n\n- Lokale Kontakte <\/strong>in unserem Smartphone oder Telefonterminal.<\/li>
- Cloud-Kontaktl\u00f6sungen<\/strong>, die von Technologieanbietern wie iPhone oder Samsung angeboten werden.<\/li>
- Kontaktverwaltungsdienste<\/strong> unseres E-Mail-Anbieters\/Clients, wie Outlook oder Google.<\/li>
- Andere Cloud-Kontaktmanagement<\/strong>-L\u00f6sungen.<\/li>
- Tool zur Kundenverwaltung<\/strong> (CRM).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Freiberufler und kleine Unternehmen verwalten ihre Kontakte oft \u00fcber E-Mails oder direkt \u00fcber den Kontaktmanager des Smartphones. Die Vermischung von privaten und gesch\u00e4ftlichen Kontakten in diesen Verzeichnissen mag praktisch erscheinen, ist aber nicht optimal. Langfristig wird es notwendig sein, auf diese Kontakte von anderen Endger\u00e4ten aus zuzugreifen oder sie anderen Kollegen oder Mitarbeitern des Unternehmens zug\u00e4nglich zu machen.<\/p>\n\n\n\n
Das ideale Szenario f\u00fcr Unternehmen w\u00e4re ein spezielles Verzeichnis f\u00fcr Gesch\u00e4ftskontakte<\/strong>, das das Sortieren, Filtern und Speichern von Informationen \u00fcber diese Kontakte auf die bestm\u00f6gliche Weise erm\u00f6glicht. Bevor wir nach der besten L\u00f6sung f\u00fcr die Speicherung unserer Kontakte suchen, sollten wir uns fragen: Welche Informationen wollen wir speichern? Welche Funktionen sind bei der Bewertung von Kontaktdatenbanken interessant? Was ist unter Ber\u00fccksichtigung von Funktionen und Preis die beste L\u00f6sung f\u00fcr die Speicherung von Kontakten?<\/p>\n\n\n\nWELCHE INFORMATIONEN SOLLTEN WIR SPEICHERN?<\/strong><\/h2>\n\n\n\nIn der Kontaktdatenbank k\u00f6nnen wir von grundlegenden Informationen bis hin zu den kleinsten Details unserer Kontakte speichern. Einige der h\u00e4ufigsten Felder, die wir in einer Gesch\u00e4ftsdatenbank finden k\u00f6nnen, sind:<\/p>\n\n\n\n
- Vor- und Nachname.<\/li>
- Unternehmen.<\/li>
- Position.<\/li>
- E-Mail Adresse.<\/li>
- Telefonnummer(n).<\/li>
- Postanschrift.<\/li>
- Anmerkungen\/Kommentare.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Wir k\u00f6nnen auch interessante Informationen speichern, die es uns erm\u00f6glichen, Kontakte nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, zu filtern und leichter darauf zuzugreife<\/strong>n, wie z. B.:<\/p>\n\n\n\n- Kontaktart: z. B. ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Mitarbeiter handelt.<\/li>
- Tags zur Kennzeichnung von Kontakten mit verschiedenen Klassifizierungskriterien.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Je nach Organisation des Unternehmens muss die Datenbank auch die M\u00f6glichkeit bieten, die Kontakte in Gruppen einzuteilen, je nachdem, wer Zugang zu diesen haben soll:<\/strong> das gesamte Unternehmen, eine bestimmte Abteilung oder, wenn sie privat sind, nur ein Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\nSchlie\u00dflich sind wir daran interessiert, die Kontaktaktivit\u00e4t manuell oder automatisch aufzuzeichnen<\/strong>, damit wir die Transaktion in der Datenbank speichern k\u00f6nnen, wenn wir einen Anruf, eine E-Mail oder einen Kontakt vom Kunden erhalten. Diese Funktion finden wir normalerweise in fortschrittlicheren Kundenverwaltungsanwendungen oder CRMs.<\/p>\n\n\n\nWELCHE MERKMALE SIND INTERESSANT?<\/strong><\/h2>\n\n\n\nDie Funktionen, die uns an einer Kontaktdatenbank zun\u00e4chst am meisten interessieren, sind zum einen die Einfachheit des Hinzuf\u00fcgens oder Bearbeitens von Kontakten und zum anderen, von welchen Ger\u00e4ten aus wir auf sie zugreifen k\u00f6nnen. Je einfacher es ist, Kontakte zu verwalten und je leichter sie zug\u00e4nglich sind, desto besser.<\/strong><\/p>\n\n\n\nEin weiteres wichtiges Merkmal ist die Interoperabilit\u00e4t.<\/strong> Es ist wichtig, dass das von uns gew\u00e4hlte System den Import und Export von Kontakten<\/strong> aus anderen Quellen wie E-Mail oder dem privaten Adressbuch des Telefons erm\u00f6glicht, oder diese sogar automatisch und in Echtzeit synchronisiert. Die Synchronisierung ist besonders bei der Arbeit mit CRM-Systemen \u00fcblich.<\/p>\n\n\n\nMit der Interoperabilit\u00e4t verbunden ist auch die Zug\u00e4nglichkeit der Daten aus verschiedenen Systemen.<\/strong> Es ist wichtig zu analysieren, wo wir auf diese Kontakte zugreifen m\u00fcssen, und zu pr\u00fcfen, ob das Kontaktmanagementsystem dies zul\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\nWenn wir beispielsweise einen Anruf \u00fcber eine Smartphone-App oder ein VoIP-Telefon t\u00e4tigen wollen, m\u00fcssen diese Anwendungen schnell und f\u00fcr den Benutzer transparent auf die Kontakte zugreifen k\u00f6nnen. Diese F\u00e4higkeit erm\u00f6glicht es uns, die Informationen der Telefonkontakte von dem Endger\u00e4t, das wir verwenden, jederzeit abzurufen:<\/p>\n\n\n\n
- Bei einem eingehenden Anruf k\u00f6nnen wir die anrufende Person und alle Informationen, die wir \u00fcber sie wissen m\u00fcssen, identifizieren.<\/li>
- Bei einem ausgehenden Anruf k\u00f6nnen wir die Telefonnummer des gew\u00fcnschten Gespr\u00e4chspartners suchen und schnell abrufen.<\/li>
- \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Anrufliste ganz einfach, indem Sie die Kontaktinformationen direkt in der Anrufliste anzeigen und nicht nur die Rufnummer.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Auf lange Sicht wird diese Datenbank wichtige Informationen f\u00fcr unser Unternehmen enthalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Sicherheitsmerkmale unseres Systems zu kennen, Backups zu erstellen<\/strong>, damit keine Daten verloren gehen, und Zugangskontrollfunktionen bereitzustellen.<\/strong> Denken Sie daran, dass die Kontaktdatenbank personenbezogene Daten enthalten wird, so dass Sie wahrscheinlich die lokalen Datenschutzbestimmungen einhalten m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\nWIE LASSEN SICH KONTAKTE AM BESTEN SPEICHERN?<\/strong><\/h2>\n\n\n\nDie Antwort auf diese Frage wird von Fall zu Fall und von den spezifischen Bed\u00fcrfnissen jedes Einzelnen abh\u00e4ngen.<\/strong> Die beste Option f\u00fcr eine Einzelperson oder einen Freiberufler kann die Speicherung von Kontakten im E-Mail-Adressbuch oder im Cloud-System des Smartphones sein; diese Option ist wahrscheinlich nicht mit zus\u00e4tzlichen Kosten verbunden.<\/p>\n\n\n\nIn Unternehmen, die bereits \u00fcber eine VoIP-Telefonanlage mit fortschrittlichen PBX-Funktionen verf\u00fcgen, wie z. B. VoIPstudio, wird dieser Dienst wahrscheinlich ein professionelleres Kontaktmanagement ohne zus\u00e4tzliche Kosten bieten. Diese Option kann ebenfalls eine perfekte L\u00f6sung sein und bietet ebenfalls bereits mehrere Vorteile:<\/p>\n\n\n\n
- Der PBX-Manager k\u00fcmmert sich um die Datensicherung, so dass wir uns hier\u00fcber keine Gedanken machen m\u00fcssen.<\/li>
- Sie m\u00fcssen auch f\u00fcr eine sichere Datenspeicherung sorgen und Zugangskontrollverfahren gem\u00e4\u00df den einschl\u00e4gigen Vorschriften einf\u00fchren.<\/li>
- Der Zugang zu den Kontakten von jedem beliebigen Endger\u00e4t aus ist einfacher, wenn es sich um eine cloudbasierte Telefonanlage handelt.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
F\u00fcr gr\u00f6\u00dfere, vertriebsorientierte Unternehmen oder solche, die eine enge Beziehung zu Kunden und Lieferanten haben, kann es notwendig sein, eine fortschrittlichere CRM-L\u00f6sung zu implementieren, die ihnen eine vollst\u00e4ndige und detaillierte Verwaltung von Kontakten und Leads erm\u00f6glicht<\/strong>. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige CRMs.<\/p>\n\n\n\nBei der Auswahl des CRM ist es interessant zu sehen, wie es mit anderen Diensten, wie z. B. der Telefonie, integriert<\/strong> werden kann. In diesem Sinne bieten VoIP-Telefoniesysteme in der Cloud, wie VoIPstudio, viel mehr Integrationsm\u00f6glichkeiten als andere Telefoniesysteme.<\/p>\n\n\n\nKONTAKTVERWALTUNG MIT VOIPSTUDIO<\/strong><\/h2>\n\n\n\nVoIPstudio ist ein Business-Telefoniedienst<\/strong>, der es Ihnen erm\u00f6glicht, ein Verzeichnis von Gesch\u00e4ftskontakten aus der Cloud zu verwalten. Die Kontaktdaten, die wir speichern k\u00f6nnen, sind:<\/p>\n\n\n\n- Name<\/li>
- Telefon und Handy<\/li>
- E-Mail<\/li>
- Gruppe<\/li>
- Anmerkungen<\/li>
- Tags<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Mit VoIPstudio k\u00f6nnen wir festlegen, welche Kontakte global<\/strong> oder auf Unternehmensebene zug\u00e4nglich sind und welche privat oder pers\u00f6nlich <\/strong>sind und nur f\u00fcr den Mitarbeiter zug\u00e4nglich sind, der sie erstellt hat.<\/p>\n\n\n\nWas die Interoperabilit\u00e4t betrifft, so k\u00f6nnen wir mit VoIPstudio Kontakte im CSV-Format importieren und exportieren<\/strong> und sie mit Tools von Drittanbietern synchronisieren, z. B. mit CRMs von HubSpot, Salesforce, Oracle, Microsoft usw.<\/p>\n\n\n\nZugang \u00fcber VoIPstudio-Anwendungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\nDie Kontakte sind \u00fcber das Web und von jeder VoIPstudio-App aus zug\u00e4nglich, so dass Sie darauf zugreifen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n
- Erkennen Sie eingehende Anrufe<\/strong> und zeigen Sie den Namen des Anrufers an, damit wir erkennen k\u00f6nnen, wer uns anruft.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Im Pop-up-Fenster f\u00fcr eingehende Anrufe sehen wir zum Beispiel:<\/p>\n\n\n\n
- Der Name der Kontaktperson, die uns anruft.<\/li>
- Das mit diesem Kontakt verbundene Unternehmen.<\/li>
- Ein Label, das wir der eingehenden Nummer zuvor zugewiesen haben, zum Beispiel „ESVoIPstudioSupportQ“.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
![\"Incoming](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/FI5PncjnwFTDxooVT3i5zU1HC0WRLJswIm8nyxddJ_y2myRDfqemnsUvHsZjikS17oovx8OgKXriGThIUbvsY7EipWCUA8rOOICUC7i-5r6drd7ql7daCry7kkcb43tnGVkLFXGpR-O0nmNvp1GERTYPCtp2ecE.png\")
<\/figure>\n\n\n\nIm Beispiel sehen wir, dass Mike von der Firma Acme uns um Hilfe bittet, noch bevor er den Anruf entgegennimmt.<\/p>\n\n\n\n
2. Es erm\u00f6glicht den Zugriff auf die Kontakte aus den VoIPstudio-Apps<\/strong>, so dass wir die Kontakte nach Gruppen und Tags organisieren und die Suchoption verwenden k\u00f6nnen, um den Kontakt schnell zu finden und den Anruf in Sekundenschnelle zu starten.<\/p>\n\n\n\n![\"Organisation](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/q66DygT6TK4a84ThLK3t69KoEDOJqfErX6HfCUuvgiT63Z5KgPmZzmUQHE8ScN1NkRZXutnT_6fQx78OYKcYai7Hb6zbe6RiCmU3zEmFilABTmEHdCMF9EN7iwpnJwCo06KGnGIzDEcapBcqnrF1ipXV4UCH_bY.png\")
<\/figure>\n\n\n\n3. In der Anrufliste von VoIPstudio wird auch der Name des Kontakts angezeigt, was die Suche erleichtert.<\/p>\n\n\n\n![\"History](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/xirY-ziaZBn5cbCwEwT6QD_LfOsAYmOMhJgIeQK9QcJpuSXJSTh4ottxfp6wb9ueOvgK0VwcqdppWyB-5z9RKLrOn5Rw6zidEirBwXjLrZGDP6WdklhBguxZLfr_nwNfs3-G_fyhnyEtZBxhY0d4_ETsWt6BtYI.png\")
<\/figure>\n\n\n\nKontaktzugang \u00fcber Fremdterminals<\/strong><\/h3>\n\n\n\nVoIPstudio erm\u00f6glicht die Verwendung anderer Anwendungen und generischer IP-SIP-Telefone<\/strong>. Da der SIP-Header diese Informationen enth\u00e4lt, zeigen diese Endger\u00e4te den Namen des Kontakts an, wenn ein Anruf eingeht. Auf der anderen Seite ist der Zugriff auf das Verzeichnis, um alle Kontaktinformationen von einer externen SIP-App oder einem IP-Telefon abzurufen, komplexer. Die folgenden Optionen stehen zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n- Importieren Sie die Kontakte in das IP-Terminal.<\/li>
- Konfigurieren Sie den Fernzugriff auf das Kontaktverzeichnis \u00fcber LDAP oder XML.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Bei VoIPstudio empfehlen wir, die Kontakte direkt in das Endger\u00e4t zu importieren<\/strong>, solange sich unsere Kontaktliste nicht h\u00e4ufig \u00e4ndert und weniger als 1000 Eintr\u00e4ge hat, da dies die Kapazit\u00e4tsgrenze der meisten IP-Endger\u00e4te ist.<\/p>\n\n\n\nW\u00e4hrend wir auf lokal gespeicherte Kontakte schnell und einfach zugreifen k\u00f6nnen, erfordert der Fernzugriff \u00fcber LDAP oder XML, dass das Telefon jedes Mal, wenn wir auf das Verzeichnis zugreifen wollen, eine Verbindung mit dem entsprechenden Server herstellt und die Kontaktliste herunterl\u00e4dt. Dieser Vorgang f\u00fchrt zu einer Verz\u00f6gerung und macht den Zugriff auf die Kontakte nicht flexibel.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie mehr Kontakte haben, als das SIP-Terminal intern verarbeiten kann, besteht eine m\u00f6gliche Alternative darin, die Click-to-Call-Funktion<\/a> von Ihrem Computer aus zu nutzen. Verwenden Sie einfach das Bedienfeld von VoIPstudio, um den Kontaktdatensatz zu finden, und klicken Sie darauf, damit das IP-Telefon den Anruf automatisch t\u00e4tigt. Denken Sie daran, dass Sie dies nur tun m\u00fcssen, wenn Sie SIP-Telefone verwenden;<\/p>\n\n\n\nMit VoIPstudio-Apps k\u00f6nnen Sie direkt auf die Kontakte zugreifen. VoIPstudio hat keinen externen Zugriff auf die Datenbank \u00fcber XML und LDAP; diese Option ist nur f\u00fcr CISCO-<\/a>Terminals<\/a> verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n\n\nWEITERE EMPFEHLUNGEN<\/strong><\/h2>\n\n\n\nInternationales Format verwenden<\/strong><\/h3>\n\n\n\nEs ist sehr wichtig, das internationale numerische Format f\u00fcr die Speicherung von Kontakten zu verwenden. Auf diese Weise haben wir ein einheitliches Format f\u00fcr alle Kontakte, was ihre Verwaltung erleichtert.<\/p>\n\n\n\n
CSV in XML umwandeln<\/strong><\/h3>\n\n\n\nEs kann interessant sein, Kontakte aus Google, Outlook oder anderen Plattformen, die das CSV-Format verwenden, in XML zu konvertieren. Dies kann zum Beispiel n\u00fctzlich sein, um die Kontakte in unser Tischtelefon zu importieren oder sie in ein Online-Verzeichnis zu laden.<\/p>\n\n\n\n
Im folgenden Beispiel wird kurz erl\u00e4utert, wie dieser Prozess aussehen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n
- Als erstes ben\u00f6tigen wir die Syntax des XML-Dokuments, die in der Regel etwa so aussieht:<\/li><\/ol>\n\n\n\n
<?xml version=“1.0″ encoding=“UTF-8″?><\/strong>
<YourPhoneDirectory><\/strong>
<Title>YourTitle<\/Title><\/strong>
<Prompt>YourPrompt<\/Prompt><\/strong>
<DirectoryEntry><\/strong>
<Name>Dad<\/Name><\/strong>
<Telephone>0123<\/Telephone><\/strong>
<Other>0246<\/Other><\/strong>
<\/DirectoryEntry><\/strong>
<DirectoryEntry><\/strong>
<Name>Dad<\/Name><\/strong>
<Telephone>0123<\/Telephone><\/strong>
<Other>0246<\/Other><\/strong>
<\/DirectoryEntry><\/strong>
<\/YourPhoneDirectory><\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\nIn diesem Beispiel w\u00fcrden wir diese XML-Datei verwenden, um Kontakte in ein Fanvil-Telefon zu importieren.<\/p>\n\n\n\n
2. Wir m\u00fcssen unsere Kontaktliste im CSV-Format erhalten, indem wir den Anweisungen Ihres Kontaktverwaltungssystems folgen (Google, Outlook, etc.). In den meisten F\u00e4llen werden wir sie einfach exportieren, indem wir das CSV-Format ausw\u00e4hlen.<\/p>\n\n\n\n
3. Wir \u00f6ffnen die Kontakte mit unserer bevorzugten Tabellenkalkulation und f\u00fcgen die Spalten wie auf dem Bild gezeigt hinzu:<\/p>\n\n\n\n![\"\"\/](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/Ktt6_dLQji2-v22uLdDzbWbahYAW29nxYa5SBUPKNe2ghUipFAWvDjv5fR-VZ4_djVLtn0SYFF96zwGJpcwdsqlSyxOT33hSxwARftsDABIIv6YYjd7Xmxtx0gYKdZOqGQr2tBJ-Rwu4HDsq4P954YHTciGIeA.png\")
<\/figure>\n\n\n\n4. Wir kopieren alle Zeilen au\u00dfer der Kopfzeile und f\u00fcgen sie in einen Notizblock ein.<\/p>\n\n\n\n
5. Wir f\u00fcgen am Anfang der Textdatei den entsprechenden XML-Header ein, in diesem Beispiel:<\/p>\n\n\n\n
<?xml version=“1.0″ encoding=“UTF-8″?><\/strong>
<YourPhoneDirectory><\/strong>
<Title>YourTitle<\/Title><\/strong>
<Prompt>YourPrompt<\/Prompt><\/strong><\/p>\n\n\n\n6. Und am Ende werden wir hinzuf\u00fcgen:<\/p>\n\n\n\n
<\/YourPhoneDirectory><\/strong><\/p>\n\n\n\n7. Wir m\u00fcssen bedenken, dass wir das wahrscheinlich auch tun m\u00fcssen:<\/p>\n\n\n\n
- Ersetzen Sie nicht unterst\u00fctzte Zeichen durch UTF-8.<\/li>
- Entfernen Sie leere Felder, indem Sie z. B. „<Other><\/Other>“ durch eine leere Zeichenfolge ersetzen.<\/li>
- Entfernen Sie Leerzeichen und Tabulatoren, indem Sie “ “ (TAB) durch eine leere Zeichenfolge ersetzen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
In diesem Fall wird die Ersetzungsfunktion des Texteditors bei der Erstellung des Dokuments hilfreich sein.<\/p>\n\n\n\n
8. Speichern Sie die Datei in .xml und w\u00e4hlen Sie das Format UTF-8.<\/p>\n\n\n\n
9. Wenn Sie die Datei mit dem Chrome-Browser \u00f6ffnen, wird sie auf Fehler gepr\u00fcft. Wenn sie korrekt ist, wird sie wie folgt angezeigt:<\/p>\n\n\n\n![\"XML](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/s10VQG3X9hFz1PMMSy2w3QcchhpF3iHOfcN8INo3RlNhCI8jUVx32j-PnJf0XjirmxfkMdvLo5oAr3lzm6lCenfwDlZ35dq9n5EvN0m48D96YUyeYQG9-xf3O2SdnbeMX64XDKYwNM1XiCIl_IfiOWph6EZeDS8.png\")
<\/figure>\n\n\n\n10. Sie k\u00f6nnen nun die Kontakte in Ihr VoIP-Telefon importieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Kommunikation ist der Schl\u00fcssel zur Gewinnung neuer und zur Bindung bestehender Kunden in jedem Unternehmen oder Betrieb. In diesem Sinne ist das […]<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":37040,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[440],"tags":[],"class_list":["post-30135","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-geschaeftskommunikation"],"yoast_head":"\n
Verwaltung von Gesch\u00e4ftskontakten in VoIP-Systemen<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Die Verwaltung der Gesch\u00e4ftskontakte im Unternehmen ist sehr wichtig, sowohl der Zugang als auch die Verwaltung f\u00fcr eine optimale Nutzung der Kontakte.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/voipstudio.com\/de\/blog\/business-kontakt-management-in-voip-systemen\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Verwaltung von Gesch\u00e4ftskontakten in VoIP-Systemen\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Die Verwaltung der Gesch\u00e4ftskontakte im Unternehmen ist sehr wichtig, sowohl der Zugang als auch die Verwaltung f\u00fcr eine optimale Nutzung der Kontakte.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" 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- Lokale Kontakte <\/strong>in unserem Smartphone oder Telefonterminal.<\/li>
- Cloud-Kontaktl\u00f6sungen<\/strong>, die von Technologieanbietern wie iPhone oder Samsung angeboten werden.<\/li>
- Kontaktverwaltungsdienste<\/strong> unseres E-Mail-Anbieters\/Clients, wie Outlook oder Google.<\/li>
- Andere Cloud-Kontaktmanagement<\/strong>-L\u00f6sungen.<\/li>
- Tool zur Kundenverwaltung<\/strong> (CRM).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Freiberufler und kleine Unternehmen verwalten ihre Kontakte oft \u00fcber E-Mails oder direkt \u00fcber den Kontaktmanager des Smartphones. Die Vermischung von privaten und gesch\u00e4ftlichen Kontakten in diesen Verzeichnissen mag praktisch erscheinen, ist aber nicht optimal. Langfristig wird es notwendig sein, auf diese Kontakte von anderen Endger\u00e4ten aus zuzugreifen oder sie anderen Kollegen oder Mitarbeitern des Unternehmens zug\u00e4nglich zu machen.<\/p>\n\n\n\n
Das ideale Szenario f\u00fcr Unternehmen w\u00e4re ein spezielles Verzeichnis f\u00fcr Gesch\u00e4ftskontakte<\/strong>, das das Sortieren, Filtern und Speichern von Informationen \u00fcber diese Kontakte auf die bestm\u00f6gliche Weise erm\u00f6glicht. Bevor wir nach der besten L\u00f6sung f\u00fcr die Speicherung unserer Kontakte suchen, sollten wir uns fragen: Welche Informationen wollen wir speichern? Welche Funktionen sind bei der Bewertung von Kontaktdatenbanken interessant? Was ist unter Ber\u00fccksichtigung von Funktionen und Preis die beste L\u00f6sung f\u00fcr die Speicherung von Kontakten?<\/p>\n\n\n\n
WELCHE INFORMATIONEN SOLLTEN WIR SPEICHERN?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
In der Kontaktdatenbank k\u00f6nnen wir von grundlegenden Informationen bis hin zu den kleinsten Details unserer Kontakte speichern. Einige der h\u00e4ufigsten Felder, die wir in einer Gesch\u00e4ftsdatenbank finden k\u00f6nnen, sind:<\/p>\n\n\n\n
- Vor- und Nachname.<\/li>
- Unternehmen.<\/li>
- Position.<\/li>
- E-Mail Adresse.<\/li>
- Telefonnummer(n).<\/li>
- Postanschrift.<\/li>
- Anmerkungen\/Kommentare.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Wir k\u00f6nnen auch interessante Informationen speichern, die es uns erm\u00f6glichen, Kontakte nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, zu filtern und leichter darauf zuzugreife<\/strong>n, wie z. B.:<\/p>\n\n\n\n
- Kontaktart: z. B. ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Mitarbeiter handelt.<\/li>
- Tags zur Kennzeichnung von Kontakten mit verschiedenen Klassifizierungskriterien.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Je nach Organisation des Unternehmens muss die Datenbank auch die M\u00f6glichkeit bieten, die Kontakte in Gruppen einzuteilen, je nachdem, wer Zugang zu diesen haben soll:<\/strong> das gesamte Unternehmen, eine bestimmte Abteilung oder, wenn sie privat sind, nur ein Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\n
Schlie\u00dflich sind wir daran interessiert, die Kontaktaktivit\u00e4t manuell oder automatisch aufzuzeichnen<\/strong>, damit wir die Transaktion in der Datenbank speichern k\u00f6nnen, wenn wir einen Anruf, eine E-Mail oder einen Kontakt vom Kunden erhalten. Diese Funktion finden wir normalerweise in fortschrittlicheren Kundenverwaltungsanwendungen oder CRMs.<\/p>\n\n\n\n
WELCHE MERKMALE SIND INTERESSANT?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Die Funktionen, die uns an einer Kontaktdatenbank zun\u00e4chst am meisten interessieren, sind zum einen die Einfachheit des Hinzuf\u00fcgens oder Bearbeitens von Kontakten und zum anderen, von welchen Ger\u00e4ten aus wir auf sie zugreifen k\u00f6nnen. Je einfacher es ist, Kontakte zu verwalten und je leichter sie zug\u00e4nglich sind, desto besser.<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Interoperabilit\u00e4t.<\/strong> Es ist wichtig, dass das von uns gew\u00e4hlte System den Import und Export von Kontakten<\/strong> aus anderen Quellen wie E-Mail oder dem privaten Adressbuch des Telefons erm\u00f6glicht, oder diese sogar automatisch und in Echtzeit synchronisiert. Die Synchronisierung ist besonders bei der Arbeit mit CRM-Systemen \u00fcblich.<\/p>\n\n\n\n
Mit der Interoperabilit\u00e4t verbunden ist auch die Zug\u00e4nglichkeit der Daten aus verschiedenen Systemen.<\/strong> Es ist wichtig zu analysieren, wo wir auf diese Kontakte zugreifen m\u00fcssen, und zu pr\u00fcfen, ob das Kontaktmanagementsystem dies zul\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n
Wenn wir beispielsweise einen Anruf \u00fcber eine Smartphone-App oder ein VoIP-Telefon t\u00e4tigen wollen, m\u00fcssen diese Anwendungen schnell und f\u00fcr den Benutzer transparent auf die Kontakte zugreifen k\u00f6nnen. Diese F\u00e4higkeit erm\u00f6glicht es uns, die Informationen der Telefonkontakte von dem Endger\u00e4t, das wir verwenden, jederzeit abzurufen:<\/p>\n\n\n\n
- Bei einem eingehenden Anruf k\u00f6nnen wir die anrufende Person und alle Informationen, die wir \u00fcber sie wissen m\u00fcssen, identifizieren.<\/li>
- Bei einem ausgehenden Anruf k\u00f6nnen wir die Telefonnummer des gew\u00fcnschten Gespr\u00e4chspartners suchen und schnell abrufen.<\/li>
- \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Anrufliste ganz einfach, indem Sie die Kontaktinformationen direkt in der Anrufliste anzeigen und nicht nur die Rufnummer.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Auf lange Sicht wird diese Datenbank wichtige Informationen f\u00fcr unser Unternehmen enthalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Sicherheitsmerkmale unseres Systems zu kennen, Backups zu erstellen<\/strong>, damit keine Daten verloren gehen, und Zugangskontrollfunktionen bereitzustellen.<\/strong> Denken Sie daran, dass die Kontaktdatenbank personenbezogene Daten enthalten wird, so dass Sie wahrscheinlich die lokalen Datenschutzbestimmungen einhalten m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n
WIE LASSEN SICH KONTAKTE AM BESTEN SPEICHERN?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Die Antwort auf diese Frage wird von Fall zu Fall und von den spezifischen Bed\u00fcrfnissen jedes Einzelnen abh\u00e4ngen.<\/strong> Die beste Option f\u00fcr eine Einzelperson oder einen Freiberufler kann die Speicherung von Kontakten im E-Mail-Adressbuch oder im Cloud-System des Smartphones sein; diese Option ist wahrscheinlich nicht mit zus\u00e4tzlichen Kosten verbunden.<\/p>\n\n\n\n
In Unternehmen, die bereits \u00fcber eine VoIP-Telefonanlage mit fortschrittlichen PBX-Funktionen verf\u00fcgen, wie z. B. VoIPstudio, wird dieser Dienst wahrscheinlich ein professionelleres Kontaktmanagement ohne zus\u00e4tzliche Kosten bieten. Diese Option kann ebenfalls eine perfekte L\u00f6sung sein und bietet ebenfalls bereits mehrere Vorteile:<\/p>\n\n\n\n
- Der PBX-Manager k\u00fcmmert sich um die Datensicherung, so dass wir uns hier\u00fcber keine Gedanken machen m\u00fcssen.<\/li>
- Sie m\u00fcssen auch f\u00fcr eine sichere Datenspeicherung sorgen und Zugangskontrollverfahren gem\u00e4\u00df den einschl\u00e4gigen Vorschriften einf\u00fchren.<\/li>
- Der Zugang zu den Kontakten von jedem beliebigen Endger\u00e4t aus ist einfacher, wenn es sich um eine cloudbasierte Telefonanlage handelt.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
F\u00fcr gr\u00f6\u00dfere, vertriebsorientierte Unternehmen oder solche, die eine enge Beziehung zu Kunden und Lieferanten haben, kann es notwendig sein, eine fortschrittlichere CRM-L\u00f6sung zu implementieren, die ihnen eine vollst\u00e4ndige und detaillierte Verwaltung von Kontakten und Leads erm\u00f6glicht<\/strong>. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige CRMs.<\/p>\n\n\n\n
Bei der Auswahl des CRM ist es interessant zu sehen, wie es mit anderen Diensten, wie z. B. der Telefonie, integriert<\/strong> werden kann. In diesem Sinne bieten VoIP-Telefoniesysteme in der Cloud, wie VoIPstudio, viel mehr Integrationsm\u00f6glichkeiten als andere Telefoniesysteme.<\/p>\n\n\n\n
KONTAKTVERWALTUNG MIT VOIPSTUDIO<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
VoIPstudio ist ein Business-Telefoniedienst<\/strong>, der es Ihnen erm\u00f6glicht, ein Verzeichnis von Gesch\u00e4ftskontakten aus der Cloud zu verwalten. Die Kontaktdaten, die wir speichern k\u00f6nnen, sind:<\/p>\n\n\n\n
- Name<\/li>
- Telefon und Handy<\/li>
- E-Mail<\/li>
- Gruppe<\/li>
- Anmerkungen<\/li>
- Tags<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Mit VoIPstudio k\u00f6nnen wir festlegen, welche Kontakte global<\/strong> oder auf Unternehmensebene zug\u00e4nglich sind und welche privat oder pers\u00f6nlich <\/strong>sind und nur f\u00fcr den Mitarbeiter zug\u00e4nglich sind, der sie erstellt hat.<\/p>\n\n\n\n
Was die Interoperabilit\u00e4t betrifft, so k\u00f6nnen wir mit VoIPstudio Kontakte im CSV-Format importieren und exportieren<\/strong> und sie mit Tools von Drittanbietern synchronisieren, z. B. mit CRMs von HubSpot, Salesforce, Oracle, Microsoft usw.<\/p>\n\n\n\n
Zugang \u00fcber VoIPstudio-Anwendungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Die Kontakte sind \u00fcber das Web und von jeder VoIPstudio-App aus zug\u00e4nglich, so dass Sie darauf zugreifen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n
- Erkennen Sie eingehende Anrufe<\/strong> und zeigen Sie den Namen des Anrufers an, damit wir erkennen k\u00f6nnen, wer uns anruft.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Im Pop-up-Fenster f\u00fcr eingehende Anrufe sehen wir zum Beispiel:<\/p>\n\n\n\n
- Der Name der Kontaktperson, die uns anruft.<\/li>
- Das mit diesem Kontakt verbundene Unternehmen.<\/li>
- Ein Label, das wir der eingehenden Nummer zuvor zugewiesen haben, zum Beispiel „ESVoIPstudioSupportQ“.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Im Beispiel sehen wir, dass Mike von der Firma Acme uns um Hilfe bittet, noch bevor er den Anruf entgegennimmt.<\/p>\n\n\n\n
2. Es erm\u00f6glicht den Zugriff auf die Kontakte aus den VoIPstudio-Apps<\/strong>, so dass wir die Kontakte nach Gruppen und Tags organisieren und die Suchoption verwenden k\u00f6nnen, um den Kontakt schnell zu finden und den Anruf in Sekundenschnelle zu starten.<\/p>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n3. In der Anrufliste von VoIPstudio wird auch der Name des Kontakts angezeigt, was die Suche erleichtert.<\/p>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\nKontaktzugang \u00fcber Fremdterminals<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
VoIPstudio erm\u00f6glicht die Verwendung anderer Anwendungen und generischer IP-SIP-Telefone<\/strong>. Da der SIP-Header diese Informationen enth\u00e4lt, zeigen diese Endger\u00e4te den Namen des Kontakts an, wenn ein Anruf eingeht. Auf der anderen Seite ist der Zugriff auf das Verzeichnis, um alle Kontaktinformationen von einer externen SIP-App oder einem IP-Telefon abzurufen, komplexer. Die folgenden Optionen stehen zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n
- Importieren Sie die Kontakte in das IP-Terminal.<\/li>
- Konfigurieren Sie den Fernzugriff auf das Kontaktverzeichnis \u00fcber LDAP oder XML.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Bei VoIPstudio empfehlen wir, die Kontakte direkt in das Endger\u00e4t zu importieren<\/strong>, solange sich unsere Kontaktliste nicht h\u00e4ufig \u00e4ndert und weniger als 1000 Eintr\u00e4ge hat, da dies die Kapazit\u00e4tsgrenze der meisten IP-Endger\u00e4te ist.<\/p>\n\n\n\n
W\u00e4hrend wir auf lokal gespeicherte Kontakte schnell und einfach zugreifen k\u00f6nnen, erfordert der Fernzugriff \u00fcber LDAP oder XML, dass das Telefon jedes Mal, wenn wir auf das Verzeichnis zugreifen wollen, eine Verbindung mit dem entsprechenden Server herstellt und die Kontaktliste herunterl\u00e4dt. Dieser Vorgang f\u00fchrt zu einer Verz\u00f6gerung und macht den Zugriff auf die Kontakte nicht flexibel.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie mehr Kontakte haben, als das SIP-Terminal intern verarbeiten kann, besteht eine m\u00f6gliche Alternative darin, die Click-to-Call-Funktion<\/a> von Ihrem Computer aus zu nutzen. Verwenden Sie einfach das Bedienfeld von VoIPstudio, um den Kontaktdatensatz zu finden, und klicken Sie darauf, damit das IP-Telefon den Anruf automatisch t\u00e4tigt. Denken Sie daran, dass Sie dies nur tun m\u00fcssen, wenn Sie SIP-Telefone verwenden;<\/p>\n\n\n\n
Mit VoIPstudio-Apps k\u00f6nnen Sie direkt auf die Kontakte zugreifen. VoIPstudio hat keinen externen Zugriff auf die Datenbank \u00fcber XML und LDAP; diese Option ist nur f\u00fcr CISCO-<\/a>Terminals<\/a> verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n\n\n
WEITERE EMPFEHLUNGEN<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Internationales Format verwenden<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Es ist sehr wichtig, das internationale numerische Format f\u00fcr die Speicherung von Kontakten zu verwenden. Auf diese Weise haben wir ein einheitliches Format f\u00fcr alle Kontakte, was ihre Verwaltung erleichtert.<\/p>\n\n\n\n
CSV in XML umwandeln<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Es kann interessant sein, Kontakte aus Google, Outlook oder anderen Plattformen, die das CSV-Format verwenden, in XML zu konvertieren. Dies kann zum Beispiel n\u00fctzlich sein, um die Kontakte in unser Tischtelefon zu importieren oder sie in ein Online-Verzeichnis zu laden.<\/p>\n\n\n\n
Im folgenden Beispiel wird kurz erl\u00e4utert, wie dieser Prozess aussehen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n
- Als erstes ben\u00f6tigen wir die Syntax des XML-Dokuments, die in der Regel etwa so aussieht:<\/li><\/ol>\n\n\n\n
<?xml version=“1.0″ encoding=“UTF-8″?><\/strong>
<YourPhoneDirectory><\/strong>
<Title>YourTitle<\/Title><\/strong>
<Prompt>YourPrompt<\/Prompt><\/strong>
<DirectoryEntry><\/strong>
<Name>Dad<\/Name><\/strong>
<Telephone>0123<\/Telephone><\/strong>
<Other>0246<\/Other><\/strong>
<\/DirectoryEntry><\/strong>
<DirectoryEntry><\/strong>
<Name>Dad<\/Name><\/strong>
<Telephone>0123<\/Telephone><\/strong>
<Other>0246<\/Other><\/strong>
<\/DirectoryEntry><\/strong>
<\/YourPhoneDirectory><\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\nIn diesem Beispiel w\u00fcrden wir diese XML-Datei verwenden, um Kontakte in ein Fanvil-Telefon zu importieren.<\/p>\n\n\n\n
2. Wir m\u00fcssen unsere Kontaktliste im CSV-Format erhalten, indem wir den Anweisungen Ihres Kontaktverwaltungssystems folgen (Google, Outlook, etc.). In den meisten F\u00e4llen werden wir sie einfach exportieren, indem wir das CSV-Format ausw\u00e4hlen.<\/p>\n\n\n\n
3. Wir \u00f6ffnen die Kontakte mit unserer bevorzugten Tabellenkalkulation und f\u00fcgen die Spalten wie auf dem Bild gezeigt hinzu:<\/p>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n4. Wir kopieren alle Zeilen au\u00dfer der Kopfzeile und f\u00fcgen sie in einen Notizblock ein.<\/p>\n\n\n\n
5. Wir f\u00fcgen am Anfang der Textdatei den entsprechenden XML-Header ein, in diesem Beispiel:<\/p>\n\n\n\n
<?xml version=“1.0″ encoding=“UTF-8″?><\/strong>
<YourPhoneDirectory><\/strong>
<Title>YourTitle<\/Title><\/strong>
<Prompt>YourPrompt<\/Prompt><\/strong><\/p>\n\n\n\n6. Und am Ende werden wir hinzuf\u00fcgen:<\/p>\n\n\n\n
<\/YourPhoneDirectory><\/strong><\/p>\n\n\n\n
7. Wir m\u00fcssen bedenken, dass wir das wahrscheinlich auch tun m\u00fcssen:<\/p>\n\n\n\n
- Ersetzen Sie nicht unterst\u00fctzte Zeichen durch UTF-8.<\/li>
- Entfernen Sie leere Felder, indem Sie z. B. „<Other><\/Other>“ durch eine leere Zeichenfolge ersetzen.<\/li>
- Entfernen Sie Leerzeichen und Tabulatoren, indem Sie “ “ (TAB) durch eine leere Zeichenfolge ersetzen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
In diesem Fall wird die Ersetzungsfunktion des Texteditors bei der Erstellung des Dokuments hilfreich sein.<\/p>\n\n\n\n
8. Speichern Sie die Datei in .xml und w\u00e4hlen Sie das Format UTF-8.<\/p>\n\n\n\n
9. Wenn Sie die Datei mit dem Chrome-Browser \u00f6ffnen, wird sie auf Fehler gepr\u00fcft. Wenn sie korrekt ist, wird sie wie folgt angezeigt:<\/p>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n10. Sie k\u00f6nnen nun die Kontakte in Ihr VoIP-Telefon importieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Kommunikation ist der Schl\u00fcssel zur Gewinnung neuer und zur Bindung bestehender Kunden in jedem Unternehmen oder Betrieb. In diesem Sinne ist das […]<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":37040,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[440],"tags":[],"class_list":["post-30135","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-geschaeftskommunikation"],"yoast_head":"\n
Verwaltung von Gesch\u00e4ftskontakten in VoIP-Systemen<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Die Verwaltung der Gesch\u00e4ftskontakte im Unternehmen ist sehr wichtig, sowohl der Zugang als auch die Verwaltung f\u00fcr eine optimale Nutzung der Kontakte.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/voipstudio.com\/de\/blog\/business-kontakt-management-in-voip-systemen\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Verwaltung von Gesch\u00e4ftskontakten in VoIP-Systemen\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Die Verwaltung der Gesch\u00e4ftskontakte im Unternehmen ist sehr wichtig, sowohl der Zugang als auch die Verwaltung f\u00fcr eine optimale Nutzung der Kontakte.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" 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- Erkennen Sie eingehende Anrufe<\/strong> und zeigen Sie den Namen des Anrufers an, damit wir erkennen k\u00f6nnen, wer uns anruft.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
- Cloud-Kontaktl\u00f6sungen<\/strong>, die von Technologieanbietern wie iPhone oder Samsung angeboten werden.<\/li>