Contactos
La página Contactos ofrece un directorio centralizado de las personas disponibles para usted en Voipstudio.
Los contactos se pueden utilizar en todos los canales de comunicación, lo que facilita llamar o enviar mensajes a las personas sin tener que introducir sus datos manualmente.
Cada registro de contacto incluye la siguiente información:
- Nombre: nombre y apellidos del contacto.
- Correo electrónico: dirección de correo electrónico del contacto.
- Empresa: organización asociada al contacto.
- Número: número(s) de teléfono vinculado(s) al contacto.
- Grupo: grupo de contactos utilizado para la organización o el control de acceso.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas asignadas al contacto para su clasificación.
Buscar contactos
Utiliza el campo de búsqueda para localizar rápidamente contactos por nombre, dirección de correo electrónico, empresa o número de teléfono.
Filtrar contactos
Los filtros ayudan a reducir la lista de contactos. Puedes filtrar por:
- Tipo (Global, Interno o Privado)
- Correo electrónico
- Empresa
- Grupo
- Etiquetas
Acciones masivas sobre contactos
Selecciona uno o más contactos para gestionarlos conjuntamente. Las acciones masivas te permiten:
- Asignar o quitar etiquetas
- Mover contactos a un grupo
- Eliminar contactos
Cuando se seleccionan contactos, las acciones masivas disponibles aparecen en la barra de herramientas de selección. Selecciona Cancelar selección para salir del modo de selección masiva.
Importar contactos desde un archivo CSV
Los contactos se pueden importar desde un archivo .csv (valores separados por comas).
- Haz clic en Importar o exportar.
- Haz clic en Importar CSV.
- Arrastra y suelta el archivo en el área de carga o busca en tu dispositivo para seleccionar el archivo. El tamaño máximo permitido del archivo es de 2 MB.
- Haz clic en Importar una vez que se haya cargado el archivo.
- Previsualiza la correspondencia de las columnas con los campos de los contactos. Haz clic en Guardar para finalizar la importación de los contactos.
Formatos de archivo compatibles:
- Formato básico: «Correo electrónico, Nombre, Apellidos, Empresa, Teléfono, Móvil, Grupo, Etiquetas»
- Formato ampliado: («Correo electrónico, Nombre, Apellidos, Empresa, Teléfono 1, Teléfono 2, Teléfono 3, Móvil 1, Móvil 2, Móvil 3, Grupo, Etiquetas»)
- El sistema también admite archivos exportados desde Google Contacts y Microsoft Outlook.
Exportar contactos a CSV
Haz clic en Importar o exportar > Exportar a CSV para descargar la lista actual de contactos como un archivo CSV. Los datos exportados reflejan los filtros aplicados en ese momento.
Ver un contacto
Puedes abrir la página de Detalles del contacto de una persona de dos maneras:
- Selecciona el nombre del contacto en la tabla Contactos o en la tabla Historial.
- Abre el menú Acciones (⋮) junto a un contacto en la página Contactos y selecciona Ver.
La página incluye:
- Encabezado del contacto: nombre (o número de teléfono, si no se ha añadido ningún nombre), insignia de tipo de contacto (Interno, Global o Privado) y grupo de contactos.
- Detalles del contacto: correo electrónico, números de teléfono, empresa y, en el caso de los contactos internos, extensión.
- Etiquetas: etiquetas asignadas y etiquetas disponibles para asignar.
- Notas: notas añadidas al contacto, ordenadas de más reciente a más antigua. Selecciona Añadir nota para añadir una.
- Conversaciones recientes: las conversaciones más recientes del contacto en todos los canales. Selecciona Ver historial de conversaciones para ver el historial completo.
Desde «Datos de contacto» puedes seleccionar Iniciar conversación para llamar, enviar un mensaje o un fax al contacto, o Editar contacto para actualizar sus datos.
Añadir un contacto
Para crear un contacto:
- Haz clic en Añadir contacto.
- Introduce los datos del contacto:
- Nombre
- Apellidos
- Correo electrónico
- Empresa
- Grupo: selecciona un grupo existente o introduce un nombre para crear uno nuevo.
- Contacto global: determina la visibilidad del contacto. «Activado» significa que el contacto está disponible para todos los usuarios de la organización. «Desactivado»: selecciona un «Titular del contacto» para asignar el contacto a un usuario específico.
- Número(s) de teléfono: introduce opcionalmente un número de marcación rápida.
- Número(s) de móvil: introduce opcionalmente un número de marcación rápida.
- Etiquetas: asigna o desasigna etiquetas
- Notas: añade una nota privada al contacto.
- Haz clic en Guardar.
Los contactos también se pueden crear directamente mientras se trabaja con un número de teléfono desconocido en el canal «Teléfono».
Editar o eliminar un contacto
Para actualizar o eliminar un contacto:
- Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) junto al contacto.
- Haz clic en Editar para actualizar los datos de contacto disponibles (véase más arriba).
- Haz clic en Eliminar para eliminar el contacto del directorio.
!!! Información
No puedes editar ni eliminar un contacto interno asociado a otra cuenta de usuario de Voipstudio.
Iniciar una conversación
Para un contacto individual, abre el menú Acciones (⋮) para:
- Realizar una llamada telefónica
- Iniciar chat de equipo: disponible cuando el contacto es un usuario interno de Voipstudio con el que se puede contactar a través del chat de equipo
- Enviar SMS
- Enviar fax
Las opciones de comunicación que no están disponibles para un contacto concreto se muestran desactivadas.