{"id":25904,"date":"2022-11-18T09:37:00","date_gmt":"2022-11-18T09:37:00","guid":{"rendered":"https:\/\/voipstudio.com\/blog\/solucion-comunicaciones-voip-en-una-agencia-de-marketing-ejemplo-practico\/"},"modified":"2025-10-08T15:56:05","modified_gmt":"2025-10-08T14:56:05","slug":"solucion-comunicaciones-voip-en-una-agencia-de-marketing-ejemplo-practico","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/voipstudio.com\/es\/blog\/solucion-comunicaciones-voip-en-una-agencia-de-marketing-ejemplo-practico\/","title":{"rendered":"Comunicaciones VoIP en una agencia de marketing (caso pr\u00e1ctico)"},"content":{"rendered":"

VoIPstudio ayuda cada d\u00eda a m\u00e1s empresas de distintos sectores y caracter\u00edsticas a solucionar sus necesidades y problemas de comunicaciones. En este post vamos a analizar un caso real de implantaci\u00f3n<\/strong> de nuestra soluci\u00f3n de tecnolog\u00eda VoIP en una peque\u00f1a agencia de marketing internacional y multimarca que ha optado por el teletrabajo.<\/p>\n

Nementio es una agencia de marketing experta en SaaS y B2B internacional<\/a> con sede en Espa\u00f1a. Adem\u00e1s, cuenta con una segunda marca, Ramabaya, orientada a servicios de marketing para el sector salud.<\/p>\n

Para prestar estos servicios, la agencia cuenta actualmente con un peque\u00f1o equipo de seis personas que se reparten las tareas de direcci\u00f3n, consultor\u00eda de marketing, dise\u00f1o y contenidos, adem\u00e1s de un equipo de colaboradores externos.<\/p>\n

Necesidades en las comunicaciones de esta agencia de marketing<\/h2>\n

En 2020, a ra\u00edz de la pandemia de la COVID-19, la agencia implant\u00f3 el teletrabajo<\/strong> como medida temporal. La llegada de la pandemia hizo a muchas empresas tomar esta decisi\u00f3n para proteger la salud de sus empleados.<\/p>\n

En muchas ocasiones, como en este caso para Nementio, esta soluci\u00f3n moment\u00e1nea se ha convertido en habitual, de modo que la opci\u00f3n de teletrabajo se ofrece ahora de manera voluntaria para todo el equipo.<\/p>\n

Tanto para trabajadores como para la empresa, ha sido una soluci\u00f3n beneficiosa en muchos aspectos as\u00ed que lo que vino como una decisi\u00f3n moment\u00e1nea ya se ha quedado como una soluci\u00f3n a largo plazo.<\/strong> La pr\u00e1ctica totalidad del equipo trabaja ahora desde casa la mayor parte del tiempo.<\/p>\n

En la oficina, un espacio abierto, cuentan con un \u00fanico con un tel\u00e9fono fijo compartido. Antes de implantar el teletrabajo, este tel\u00e9fono se atend\u00eda en horario de oficina y era suficiente para responder a sus clientes.<\/strong> Siendo un espacio peque\u00f1o, cualquiera pod\u00eda contestar el \u00fanico tel\u00e9fono existente y pasarle la llamada al compa\u00f1ero adecuado, pero \u00bfc\u00f3mo resolver esa situaci\u00f3n trabajando cada uno en su casa, sin recurrir al uso de los tel\u00e9fonos m\u00f3viles?<\/p>\n

\"Nementio\"<\/p>\n

Adem\u00e1s, el crecimiento del \u00e1rea internacional y la introducci\u00f3n de la marca Ramabaya, hace necesario implantar una soluci\u00f3n telef\u00f3nica que permita discriminar las llamadas<\/strong> para atender a cada cliente de un modo personalizado y por la persona adecuada desde el primer momento.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 soluciones ofrece VoIPstudio a Nementio?<\/h2>\n

En esta situaci\u00f3n, desde Nementio se busca una soluci\u00f3n a las necesidades que le est\u00e1 ocasionando el teletrabajo en la comunicaci\u00f3n con sus clientes.<\/p>\n

VoIPstudio puede ofrecer a sus clientes una gran cantidad de opciones para personalizar sus servicios de comunicaci\u00f3n<\/strong>, aspecto que cautiv\u00f3 a Nementio y los llev\u00f3 a adoptar la soluci\u00f3n.<\/p>\n

Algunas de las soluciones que ha podido ofrecer VoIPstudio en el proceso de cambio a Nementio han sido las siguientes.<\/p>\n

1.Cambio de n\u00famero<\/h3>\n

Las oficinas de Nementio est\u00e1n ubicadas en un centro de negocios, que proporciona los n\u00fameros de tel\u00e9fono a las empresas instaladas. Por esa raz\u00f3n, el primer problema era la imposibilidad de migrar ese n\u00famero a otra operadora.<\/p>\n

Esta dificultad inicial se convirti\u00f3 en una oportunidad de mejora<\/strong> cuando VoIPstudio le ofreci\u00f3 utilizar un n\u00famero VIP, f\u00e1cil de recordar.<\/p>\n

Seg\u00fan el CEO de la empresa, Alfredo Reche:<\/p>\n

\u201cCambiamos el n\u00famero anterior que ten\u00edamos, algo que tomamos como un punto positivo, ya que pudimos elegir uno m\u00e1s agradable, f\u00e1cil de recordar y atractivo para el cliente. \u201c<\/p>\n

2.Colas de llamada<\/h3>\n

Esta opci\u00f3n era una de las necesidades principales que ten\u00eda la empresa de marketing Nementio. Con la expansi\u00f3n de su negocio y la llegada de clientes internacionales, quer\u00edan contar con un sistema que les diera la oportunidad de atender a sus clientes de manera correcta y sin hacerles perder el tiempo.<\/strong><\/p>\n

De esta manera, necesitaban reconducir a los clientes hacia tres colas diferentes para que, a la hora de recibir la llamada, esta se pudiera atender por la persona o personas m\u00e1s adecuadas. Estas colas corresponden a las dos marcas de la agencia, m\u00e1s una cola adicional para clientes internacionales (en ingl\u00e9s).<\/p>\n

3.Operadora autom\u00e1tica IVR<\/h3>\n

Para redirigir las llamadas entrantes a la cola adecuada, se implant\u00f3 una operadora autom\u00e1tica. Mediante un men\u00fa de voz, la persona que llama puede elegir entre varias opciones disponibles, de modo que la llamada se redirige a la cola adecuada.<\/strong><\/p>\n

Utilizando un men\u00fa de voz con mensajes cortos, precisos y claros<\/strong> se consigue hacer un primer filtrado muy \u00fatil para la empresa y el cliente, optimizando el tiempo de atenci\u00f3n y asegur\u00e1ndose una llamada exitosa.\u00a0<\/p>\n

VoIPstudio cuenta adem\u00e1s con un sistema que permite generar mensajes de voz en cualquier idioma.<\/strong> Nementio us\u00f3 esta opci\u00f3n para generar sus locuciones, tanto en espa\u00f1ol como en ingl\u00e9s. De este modo consigui\u00f3 unas locuciones profesionales y sin coste adicional.<\/p>\n

Ser\u00e1 muy importante que tengas un gui\u00f3n para tu centralita IVR<\/a> a la hora de crear un mensaje de voz.<\/p>\n

4.Horario de llamada<\/h3>\n

Nementio se estaba empezando a encontrar con el problema de los horarios con sus clientes internacionales, por lo que era preciso contar con alg\u00fan m\u00e9todo que les permitiera avisar o informar a los clientes que llamaban fuera del horario de trabajo.<\/strong><\/p>\n

\"Horario<\/p>\n

Por ello, paralelamente se cre\u00f3 otro mensaje de voz personalizado para avisar a los clientes que llamaban fuera de horario. Con este mensaje se avisa al usuario de que la llamada no puede ser atendida en ese momento y del horario de atenci\u00f3n. Adem\u00e1s, se da la opci\u00f3n de dejar un mensaje en el buz\u00f3n de voz.<\/p>\n

5.Desvio de llamadas<\/h3>\n

En el caso de que nadie pudiera atender el tel\u00e9fono, por ejemplo, en festivos locales o nacionales, o por estar fuera del puesto de trabajo, en una reuni\u00f3n, etc. se program\u00f3 un desv\u00edo de llamadas hacia el m\u00f3vil personal del CEO de la empresa.<\/p>\n

La idea fue limitar ese desv\u00edo de llamadas al horario comercial de la empresa,<\/strong> garantizando as\u00ed que siempre las llamadas dentro de esa franja fueran atendidas.<\/p>\n

6.Buz\u00f3n de voz<\/h3>\n

Otro de los aspectos importantes dentro de la empresa era conseguir que ninguna llamada quedara sin atender.<\/p>\n

En esto convergen dos aspectos, como son el del horario de llamada y el de las llamadas no atendidas por estar la l\u00ednea ocupada o cualquier otra raz\u00f3n. Para ambas opciones el sistema se configur\u00f3 para que se pudiera dejar un mensaje en el buz\u00f3n de voz por parte del usuario.<\/strong> Este mensaje puede ser revisado posteriormente para devolver la llamada o tomar la acci\u00f3n oportuna.<\/p>\n

Adem\u00e1s, el sistema env\u00eda un email autom\u00e1ticamente<\/strong> cada vez que se deja un mensaje en el buz\u00f3n, lo que garantiza que ninguna llamada queda sin atender.<\/p>\n

7.Grabaci\u00f3n de llamadas<\/h3>\n

Es una utilidad que se valor\u00f3 mucho desde la empresa dado que en muchas ocasiones hay llamadas con los clientes de larga duraci\u00f3n en las que se pierde informaci\u00f3n por el camino. Con la grabaci\u00f3n de llamadas podr\u00edan solucionar f\u00e1cilmente este problema al tener la capacidad de<\/strong> escuchar de nuevo la conversaci\u00f3n completa.<\/strong><\/p>\n

8.Uso de softphones<\/h3>\n

Otro de los problemas que plantea el teletrabajo es la necesidad de proveer a todos los trabajadores de un tel\u00e9fono para atender las llamadas de la empresa. Inicialmente se resolvi\u00f3 esta necesidad utilizando los propios tel\u00e9fonos m\u00f3viles de los trabajadores, pero esto planteaba algunos problemas para conciliar la vida familiar y profesional. Adem\u00e1s, hab\u00eda que gestionar el coste de las llamadas realizadas por cada trabajador desde sus dispositivos.<\/p>\n

Con VoIPstudio no es necesario disponer de ning\u00fan dispositivo adicional.<\/strong> Utilizando los softphones (aplicaciones software que simulan un terminal), es posible para todos hacer y recibir llamadas desde el n\u00famero de empresa simplemente instalando una aplicaci\u00f3n en sus port\u00e1tiles.<\/strong><\/p>\n

Tambi\u00e9n es posible utilizar una app para usar el n\u00famero de tel\u00e9fono de empresa<\/strong> desde sus m\u00f3viles sin exponer su n\u00famero personal<\/strong> y sin que el coste de las llamadas repercuta al trabajador.<\/p>\n

En VoIPstudio se ofrecen muchas posibilidades para instalar el softphone. Puedes descargarlo directamente en tu ordenador, utilizar la extensi\u00f3n de Google Chrome o descargarlo para tu m\u00f3vil.<\/strong><\/p>\n

Con esta cantidad de posibilidades, no fue problema para ninguno de los trabajadores comenzar a utilizar la aplicaci\u00f3n.<\/p>\n

9.Facilidad de uso de la aplicaci\u00f3n<\/h3>\n

En un principio era una preocupaci\u00f3n para la empresa que la aplicaci\u00f3n fuera complicada de utilizar y que tuvieran que invertir una gran cantidad de horas en ense\u00f1ar a los integrantes de la empresa como deb\u00edan hacerlo.<\/p>\n

Sin embargo, con una simple gu\u00eda de una p\u00e1gina, fue suficiente que todos los trabajadores pudieran configurar sus equipos y aprendiesen a utilizar el sistema.<\/strong><\/p>\n

Configuraci\u00f3n de la aplicaci\u00f3n.<\/h2>\n

Para implementar estas caracter\u00edsticas dentro del sistema de VoIPstudio no se necesita una gran cantidad de tiempo, aunque puede que sea algo m\u00e1s complicado si la persona que lo configura no tiene experiencia previa en este tipo de soluciones. Sin embargo, una de las ventajas que Nementio encontr\u00f3 en VoIPstudio es nuestro servicio de soporte 24×7,<\/strong> que le ayud\u00f3 a configurar todas las opciones necesarias para dar respuesta a sus necesidades.<\/p>\n

Vamos a ver a continuaci\u00f3n algunas de las configuraciones y funcionalidades que se implantaron en esta agencia de marketing.<\/strong><\/p>\n

Creaci\u00f3n de IVR<\/h3>\n

Un IVR es un sistema de respuesta interactiva por voz que sirve para orientar las llamadas entrantes en tu sistema.<\/p>\n

En la configuraci\u00f3n del tel\u00e9fono, Nementio quiso categorizar las llamadas en 4 opciones,<\/strong> mediante un men\u00fa de voz que escucha la persona que llama, y que le permite seleccionar mediante el teclado la que corresponde a su necesidad:<\/p>\n