{"id":26012,"date":"2021-08-04T09:45:10","date_gmt":"2021-08-04T08:45:10","guid":{"rendered":"https:\/\/voipstudio.com\/blog\/como-redactar-las-actas-de-reuniones-virtuales\/"},"modified":"2025-10-09T14:46:26","modified_gmt":"2025-10-09T13:46:26","slug":"como-redactar-las-actas-de-reuniones-virtuales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/voipstudio.com\/es\/blog\/como-redactar-las-actas-de-reuniones-virtuales\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo redactar las actas de reuniones virtuales"},"content":{"rendered":"<p>La pandemia actual ha acelerado la tendencia hacia el trabajo remoto, las reuniones virtuales y las videoconferencias.\u00a0Los expertos creen que esta tendencia continuar\u00e1, y muchas\u00a0<strong>empresas optar\u00e1n por seguir teletrabajando <\/strong>pr\u00e1cticamente\u00a0incluso despu\u00e9s de que haya pasado la crisis.\u00a0Significa que\u00a0<strong>las reuniones virtuales llegaron para quedarse<\/strong>\u00a0y que las organizaciones deben\u00a0<a href=\"https:\/\/voipstudio.com\/es\/blog\/voip-aumenta-la-productividad-de-tu-equipo-con-el-trabajo-en-remoto\/\">desarrollar procesos para respaldar el trabajo remoto<\/a>.<\/p>\n<h2>Agenda virtual y actas de reuniones<\/h2>\n<p>Organizar una reuni\u00f3n virtual puede ser m\u00e1s f\u00e1cil o m\u00e1s dif\u00edcil que una reuni\u00f3n normal.\u00a0Es menos costoso organizarse, ya que los miembros del equipo no tienen que desplazarse.\u00a0No es necesario reservar una sala de reuniones o verificar que todos los participantes puedan asistir.\u00a0Sin embargo, tambi\u00e9n es f\u00e1cil para los asistentes distraerse durante las reuniones virtuales o hacer otras tareas.\u00a0Es por eso que es crucial establecer una agenda, ce\u00f1irse a ella y tambi\u00e9n <strong>levantar actas<\/strong>\u00a0<strong>precisas de las reuniones virtuales.<\/strong><\/p>\n<p>Sin una agenda virtual de reuniones, es\u00a0<strong>m\u00e1s probable que pierdas el control de la reuni\u00f3n<\/strong>.\u00a0Llevar\u00e1 m\u00e1s tiempo, los participantes se aburrir\u00e1n y todos se quejar\u00e1n de perder tiempo.\u00a0Pero\u00a0<strong>las actas de las reuniones virtuales te ayudan a recordar las decisiones tomadas<\/strong>, los plazos establecidos y otras acciones que se toman durante la reuni\u00f3n.<\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-49892 size-full\" src=\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/meeting-planner.jpg\" sizes=\"(max-width: 369px) 100vw, 369px\" srcset=\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/meeting-planner.jpg 369w, https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/meeting-planner.jpg 300w\" alt=\"Agenda virtual y actas de reuniones\" width=\"369\" height=\"300\" \/><\/p>\n<h2>\u00bfPor qu\u00e9 son importantes las actas de reuniones virtuales?<\/h2>\n<p>Las notas de la reuni\u00f3n son el\u00a0<strong>registro oficial de lo que sucede durante cualquier reuni\u00f3n<\/strong>.\u00a0Para ocasiones importantes como reuniones de consejos de administraci\u00f3n, son un requisito legal.\u00a0Pueden usarse como evidencia en los tribunales para resolver disputas comerciales.\u00a0Sirven como documentos para demostrar que los miembros se han adherido a las pol\u00edticas o han desempe\u00f1ado sus funciones de manera adecuada.<\/p>\n<p>Por supuesto, las actas de la reuni\u00f3n virtual para una reuni\u00f3n de equipo semanal\u00a0<strong>no son tan cruciales como una reuni\u00f3n de la junta directiva<\/strong>.\u00a0Pero deber\u00eda ser una pr\u00e1ctica est\u00e1ndar registrar siempre las actas de las reuniones para poder consultar el documento m\u00e1s adelante.<\/p>\n<p>Las actas de las reuniones virtuales son importantes por varias razones:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Sirven como registro escrito de la reuni\u00f3n.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Facilitan un seguimiento de los plazos, las actualizaciones del proyecto, el estado, etc.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Necesarias para apoyar la toma de decisiones.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Ayuda a todos a mantener el rumbo para la pr\u00f3xima reuni\u00f3n.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Registra las decisiones, soluciones comerciales y conocimientos pr\u00e1cticos.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Diferencia entre actas de reuniones presenciales y virtuales<\/h2>\n<p><strong>Las reuniones virtuales tienden a ser m\u00e1s breves y frecuentes<\/strong>\u00a0que las reuniones regulares.\u00a0Por lo tanto,\u00a0<a href=\"https:\/\/voipstudio.com\/es\/blog\/como-organizar-una-reunion-virtual-eficaz\/\">debes adaptar tu estrategia de actas de reuniones en consecuencia<\/a>.\u00a0Una ventaja de las reuniones virtuales es que\u00a0<strong>no necesitas escribir y mantener un documento f\u00edsico<\/strong>.\u00a0Si se graban las reuniones, tienes otra forma de revisar lo que se decidi\u00f3.<\/p>\n<p>Los equipos pueden tener un\u00a0<strong>repositorio central para almacenar actas de reuniones virtuales<\/strong>\u00a0o simplemente mantener un registro continuo en un solo documento.\u00a0Algunas empresas prefieren utilizar varias plantillas personalizadas de actas de reuni\u00f3n.\u00a0Otros prefieren usar una plantilla personalizable.<\/p>\n<p>La forma en que elijas para registrar y almacenar las actas de las reuniones virtuales depende de la empresa, pero\u00a0<strong>debes establecer un proceso<\/strong>.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-49912 size-full\" src=\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/person-in-front-of-laptop.jpg\" sizes=\"(max-width: 369px) 100vw, 369px\" srcset=\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/person-in-front-of-laptop.jpg 369w, https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/person-in-front-of-laptop.jpg 300w\" alt=\"Diferencia entre actas de reuniones regulares y virtuales\" width=\"369\" height=\"300\" \/><\/p>\n<h2>Consejos para levantar actas de reuniones virtuales<\/h2>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Designa a alguien para que levante acta<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>En un mundo ideal, todos los participantes tomar\u00edan notas y t\u00fa recopilar\u00edas las actas de la reuni\u00f3n a partir de esas notas.\u00a0En realidad,\u00a0<strong>pocas personas toman notas de las reuniones<\/strong>\u00a0y es probable que no tengas nada \u00fatil con ello.\u00a0Es mucho mejor nombrar a alguien, ya sea la misma persona o rotar entre los participantes.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Intenta usar video siempre que sea posible<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Las reuniones virtuales son flexibles por naturaleza<\/strong>.\u00a0Una reuni\u00f3n virtual puede ser un seminario, un ejercicio de formaci\u00f3n de equipos, actualizaciones de estado semanales o simplemente una oportunidad para que los compa\u00f1eros de equipo se pongan al d\u00eda.\u00a0Sea cual sea el prop\u00f3sito,\u00a0<strong>intenta utilizar videollamadas siempre que sea posible<\/strong>.\u00a0De esta manera, sabr\u00e1s qui\u00e9n est\u00e1 hablando, es menos probable que las personas se interrumpan o hablen entre s\u00ed, y los participantes pueden hacer preguntas levantando la mano.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Conoce a tus asistentes<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es mucho m\u00e1s f\u00e1cil tomar notas de la reuni\u00f3n cuando conoces a los asistentes.\u00a0Puedes pasar lista si algunas personas van a llamar por tel\u00e9fono.\u00a0<strong>Pide a todos que se presenten<\/strong>\u00a0para saber qui\u00e9n est\u00e1 hablando en cualquier momento.\u00a0Siempre pide a los asistentes de audio que digan sus nombres antes de hablar, especialmente si no les conoce todo el mundo.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Trabaja con el anfitri\u00f3n de la reuni\u00f3n<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Para reuniones m\u00e1s largas e importantes,\u00a0<strong>es mejor trabajar con el anfitri\u00f3n de la reuni\u00f3n<\/strong>\u00a0para configurar todo correctamente.\u00a0Comprueba que se envi\u00f3 la agenda, tienes una copia y sabes qui\u00e9n va a asistir.\u00a0Preg\u00fantales sobre los detalles de la reuni\u00f3n, como cu\u00e1nto tiempo tomar\u00e1, cu\u00e1les son los principales puntos de la agenda y qu\u00e9 notas son indispensables para las actas de la reuni\u00f3n.\u00a0Esto te ayudar\u00e1 a tomar mejores notas y a asegurarse de que no se pierdan los detalles m\u00e1s importantes.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Toma descansos<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Aseg\u00farate de\u00a0<strong>programar descansos para reuniones m\u00e1s largas<\/strong>.\u00a0Cuanto mayor sea la lista de asistentes, m\u00e1s larga ser\u00e1 la reuni\u00f3n.\u00a0Puedes programar los descansos de la reuni\u00f3n con anticipaci\u00f3n o acordar tomarlos despu\u00e9s de que se realicen puntos del orden del d\u00eda espec\u00edficos (una ronda de votaci\u00f3n, por ejemplo).\u00a0Con las reuniones virtuales, los asistentes a menudo pueden ausentarse para un breve descanso si solo est\u00e1n escuchando una presentaci\u00f3n.\u00a0Pero la persona que toma las actas de la reuni\u00f3n no puede permitirse hacerlo por temor a perderse algo.\u00a0Por eso, programar descansos es muy importante para reuniones largas.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Crea un formato est\u00e1ndar que puedas personalizar<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Puede ser tentador improvisar cuando se trata de tomar actas de reuniones.\u00a0Pero es probable que\u00a0<strong>pierdas detalles importantes<\/strong>\u00a0si lo haces.\u00a0Es mejor\u00a0<strong>crear una plantilla que puedas reutilizar<\/strong>\u00a0y personalizar seg\u00fan sea necesario.\u00a0Tambi\u00e9n ayuda al revisar reuniones anteriores.\u00a0Sabes d\u00f3nde encontrar la informaci\u00f3n pertinente de inmediato con una plantilla \/ formato est\u00e1ndar.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Recoge cualquier acci\u00f3n y decisi\u00f3n<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Las actas de la reuni\u00f3n siempre deben incluir las decisiones tomadas y los elementos de acci\u00f3n, b\u00e1sicamente, cualquier cosa que necesite seguimiento o revisi\u00f3n posterior.\u00a0As\u00ed\u00a0que <strong>aseg\u00farate de resumir estos momentos cruciales<\/strong>\u00a0para que todos sepan que est\u00e1n registrados.\u00a0Si tuviste una votaci\u00f3n, aseg\u00farese de anunciar los resultados.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Obt\u00e9n comentarios antes y despu\u00e9s de las reuniones<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cuando hayas creado procesos espec\u00edficos para las actas de reuniones virtuales,\u00a0<strong>obt\u00e9n comentarios de los asistentes<\/strong>\u00a0y del anfitri\u00f3n de la reuni\u00f3n despu\u00e9s de las primeras reuniones.\u00a0Si alguien siente que falta informaci\u00f3n, incorpora las ideas y mejora el proceso.\u00a0Por ejemplo, el anfitri\u00f3n de la reuni\u00f3n puede sentir que es mejor revisar las notas de la reuni\u00f3n anterior en lugar de simplemente enviar el documento por correo electr\u00f3nico a todos.<\/p>\n<h2>Ejemplo de plantilla de acta de reuni\u00f3n virtual<\/h2>\n<p>\u00bfQu\u00e9 necesitas <a href=\"https:\/\/www.sesametime.com\/assets\/checklist-para-reuniones-virtuales\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">incluir en las actas de una reuni\u00f3n virtual<\/a>?\u00a0El formato de las actas de la reuni\u00f3n se puede personalizar para adaptarlo a tu negocio.\u00a0Pero el acta de cada reuni\u00f3n virtual debe incluir algunos\u00a0<strong>detalles est\u00e1ndar, como la fecha y la hora<\/strong>\u00a0.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-49942 size-full\" src=\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/checklist.jpg\" sizes=\"(max-width: 370px) 100vw, 370px\" srcset=\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/checklist.jpg 370w, https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/avada\/2024\/12\/checklist.jpg 300w\" alt=\"Ejemplo de plantilla de acta de reuni\u00f3n virtual\" width=\"370\" height=\"290\" \/><\/p>\n<p>Si no sabes por d\u00f3nde empezar, aqu\u00ed hay una plantilla de muestra con algunos detalles imprescindibles:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Fecha, hora y duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Lo primero que debes incluir cualquier acta de reuni\u00f3n es la\u00a0<strong>fecha, la hora y el lugar de la reuni\u00f3n<\/strong>.\u00a0Las reuniones en persona se llevan a cabo en un lugar f\u00edsico, por lo que es necesario grabarlo, pero las reuniones virtuales no.\u00a0Si tienes algunos participantes en una oficina y otros son remotos, puedes a\u00f1adir una ubicaci\u00f3n para la reuni\u00f3n.\u00a0No olvides incluir tambi\u00e9n la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Lista de asistentes<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>La\u00a0<strong>lista de asistentes tambi\u00e9n es importante<\/strong>, especialmente cuando se trata de registrar los resultados de la votaci\u00f3n o la toma de decisiones.\u00a0Las actas de la reuni\u00f3n virtual deben mostrar qui\u00e9n asisti\u00f3, qui\u00e9n no y por qu\u00e9, si es necesario.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Prop\u00f3sito o agenda<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Algunas reuniones tienen una agenda establecida, mientras que otras pueden no tener una formal.\u00a0Pero el acta de la reuni\u00f3n debe incluir\u00a0<strong>la agenda o el prop\u00f3sito.\u00a0<\/strong>Una breve descripci\u00f3n ser\u00e1 suficiente, especialmente si se trata de reuniones peri\u00f3dicas para actualizar a todos sobre el estado del proyecto o similar.\u00a0Por ejemplo, una reuni\u00f3n de equipo semanal puede no tener una agenda.\u00a0Pero puede indicar el prop\u00f3sito: actualizaci\u00f3n del estado del proyecto o actualizaci\u00f3n semanal.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Cualquier decisi\u00f3n o conocimiento destacable<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Aseg\u00farate siempre\u00a0<strong>de incluir cualquier decisi\u00f3n o acci\u00f3n<\/strong>, ya sea grande o peque\u00f1a.\u00a0A menudo es necesario hacer un seguimiento m\u00e1s adelante, por lo que necesitas un registro de las decisiones que se tomaron.\u00a0Un ejemplo podr\u00eda ser:<\/p>\n<p>&#8211; Lanzamiento del producto: fecha y lugar decididos (detalles)<\/p>\n<p>&#8211; Jones: seguimiento con el cliente el lunes.<\/p>\n<p>&#8211; Smith: p\u00f3ngase en contacto con el proveedor antes de la auditor\u00eda de inventario el 7\/6\/21.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Plazos<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si alguna decisi\u00f3n viene con fechas l\u00edmite, aseg\u00farate de registrarla.\u00a0Es f\u00e1cil que detalles como este se pasen por alto, as\u00ed que incluye\u00a0siempre las fechas.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Nuevos problemas (si los hay)<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>A veces, una reuni\u00f3n muestran\u00a0<strong>nuevos problemas que no se anticiparon<\/strong>.\u00a0Puede suceder como consecuencia de decisiones anteriores o puede que alg\u00fan asistente lo mencione.\u00a0Aseg\u00farate de registrarlos tambi\u00e9n.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Preguntas y respuestas<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>No todas las reuniones tienen una sesi\u00f3n de preguntas y respuestas, pero muchas las tendr\u00e1n.\u00a0Si alguien presenta un documento o si se trata de una sesi\u00f3n de capacitaci\u00f3n,\u00a0<strong>aseg\u00farate de programar una sesi\u00f3n dedicada de preguntas y respuestas.\u00a0<\/strong>Puedes tener una sesi\u00f3n al final de la reuni\u00f3n o tener sesiones m\u00e1s peque\u00f1as despu\u00e9s de secciones espec\u00edficas.\u00a0Las sesiones dedicadas de preguntas y respuestas facilitan que\u00a0la persona tome notas de la reuni\u00f3n.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Miscel\u00e1nea<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>No hay dos reuniones iguales, por lo que es probable que tengas algunos\u00a0<strong>elementos diversos que no se ajusten a ninguna de las secciones est\u00e1ndar<\/strong>.\u00a0As\u00ed que aseg\u00farate de tener un lugar para estas piezas inesperadas.\u00a0Es posible que permanezca vac\u00eda la mayor parte del tiempo, pero es \u00fatil cuando lo necesites.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La pandemia actual ha acelerado la tendencia hacia el trabajo remoto, las reuniones virtuales y las videoconferencias.\u00a0Los expertos creen que esta tendencia 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