{"id":26090,"date":"2020-11-06T14:21:20","date_gmt":"2020-11-06T14:21:20","guid":{"rendered":"https:\/\/voipstudio.com\/blog\/solucionar-problemas-comunicacion-pymes\/"},"modified":"2025-09-16T10:05:27","modified_gmt":"2025-09-16T09:05:27","slug":"solucionar-problemas-comunicacion-pymes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/voipstudio.com\/es\/blog\/solucionar-problemas-comunicacion-pymes\/","title":{"rendered":"Identificar y solucionar los problemas de comunicaci\u00f3n de las pymes"},"content":{"rendered":"<p>Las empresas de todos los tama\u00f1os se enfrentan d\u00eda a d\u00eda a<strong> problemas de comunicaci\u00f3n<\/strong>. Pero las <strong>peque\u00f1as y medianas empresas<\/strong> tienen un reto a\u00fan mayor, ya que rara vez tienen los recursos suficientes para abordarlos. Los problemas de comunicaci\u00f3n de las pymes abarcan desde clientes que no pueden contactar con los agentes de servicio hasta empleados que tienen dificultades para comunicarse con sus compa\u00f1eros. Cuando no se atajan, los peque\u00f1os problemas pueden convertirse en problemas mucho m\u00e1s grandes, paralizando tu organizaci\u00f3n. \u00bfHay alguna manera de <strong>resolver estos problemas de comunicaci\u00f3n<\/strong> a tiempo?<\/p>\n<h2>Identificar la causa principal<\/h2>\n<p>Uno de los mayores errores que cometen las empresas al tratar de resolver los problemas de comunicaci\u00f3n de las pymes es poner el foco en los s\u00edntomas en lugar de la enfermedad. Considera una empresa cuyos clientes se frustran con tiempos de espera excesivos. \u00bfC\u00f3mo puedes resolverlo? El primer paso es identificar la causa de los largos tiempos de espera. \u00bfSe debe a la <strong>falta de mano de obra<\/strong> o a una <strong>tecnolog\u00eda ineficiente<\/strong>? R\u00e1pidamente se hace obvio que la soluci\u00f3n ser\u00e1 diferente en cada escenario.<\/p>\n<p>Si est\u00e1s tratando problemas de comunicaci\u00f3n en tu organizaci\u00f3n, es m\u00e1s que probable que otros ya se hayan enfrentado a problemas similares. Estos son los problemas de comunicaci\u00f3n m\u00e1s comunes de las pymes, y c\u00f3mo puede resolverlos.<\/p>\n<h2>Problemas comunes de comunicaci\u00f3n de las PYMES<\/h2>\n<h3>Lentitud en la toma de decisiones<\/h3>\n<p>La <strong>lentitud en la toma de decisiones<\/strong> es un gran problema para las peque\u00f1as y medianas empresas. Las razones son numerosas, pero suelen derivar de:<\/p>\n<ol>\n<li>Personal esperando las respuestas de los compa\u00f1eros o los directivos<\/li>\n<li>B\u00fasqueda de horarios de reuni\u00f3n adecuados<\/li>\n<li>Empleados esperando informaci\u00f3n de varios departamentos o de los l\u00edderes de proyectos<\/li>\n<li>Agentes de atenci\u00f3n al cliente que no pueden contactar con la persona adecuada para obtener respuestas<\/li>\n<li>Tecnolog\u00eda de colaboraci\u00f3n inexistente o ineficiente<\/li>\n<\/ol>\n<p>Las empresas suelen subestimar el tiempo que los empleados pierden simplemente esperando respuestas o informaci\u00f3n de otra persona. Necesitan un sistema que minimice ese tiempo de inactividad tanto como sea posible.<\/p>\n<h4>Utiliza las conferencias telef\u00f3nicas, la comunicaci\u00f3n multicanal y las transferencias internas<\/h4>\n<p>Una soluci\u00f3n es implementar un buen <a href=\"https:\/\/voipstudio.com\/es\/blog\/consejos-para-hacer-conferencias-telefonicas-efectivas\/\"><strong>sistema de conferencias telef\u00f3nicas<\/strong><\/a>. Incluso es mejor si est\u00e1 integrado con tu sistema telef\u00f3nico actual. Hoy en d\u00eda las reuniones virtuales ayudan a que<strong> los equipos distribuidos se re\u00fanan y colaboren<\/strong> en proyectos. Permiten a los empleados comunicarse a trav\u00e9s de m\u00faltiples canales para que puedan hacer videollamadas, hablar, enviar mensajes de texto o chatear con cualquier persona de la empresa. El personal tambi\u00e9n puede utilizar la<strong> funci\u00f3n de transferencia de llamadas internas<\/strong> para obtener respuestas r\u00e1pidamente o conectar a los clientes con la persona adecuada.<\/p>\n<h3>Llamadas perdidas<\/h3>\n<p>Las <strong>llamadas perdidas<\/strong> son la pesadilla de todas las peque\u00f1as y medianas empresas. Cada llamada perdida representa una <strong>oportunidad perdida<\/strong> como la p\u00e9rdida de ventas, la p\u00e9rdida de confianza de los clientes, o el fracaso potencial de un proyecto importante. A medida que siga sucediendo, tus clientes perder\u00e1n lentamente su confianza para resolver los problemas y se ir\u00e1n a otra parte. \u00bfCon qu\u00e9 frecuencia tu personal pierde llamadas por ausentarse de su escritorio o porque su buz\u00f3n de voz est\u00e1 lleno? Si esto sucede a menudo en tu oficina, revisa estas posibles soluciones.<\/p>\n<h4>Buz\u00f3n de voz visual, grupos de llamadas y timbre multidispositivo<\/h4>\n<p>El <strong>buz\u00f3n de voz<\/strong> ha existido por mucho tiempo pero la interacci\u00f3n de hoy es mucho m\u00e1s poderosa que la de las generaciones anteriores. No obligues a tus clientes a llamar a un n\u00famero y escuchar un sinf\u00edn de mensajes. Usa un buz\u00f3n de voz visual que env\u00ede una transcripci\u00f3n directamente a tu buz\u00f3n de correo electr\u00f3nico. Anota los detalles pertinentes y responde a los clientes lo m\u00e1s r\u00e1pido posible.<\/p>\n<p>Otra opci\u00f3n para evitar las llamadas perdidas es <strong>utilizar grupos de llamadas<\/strong>. A veces los clientes no buscan a una persona espec\u00edfica para resolver su problema. Cualquier persona del equipo, ya sea de ventas o de servicio, puede ayudarles. As\u00ed que permite que <strong>cualquier miembro del personal libre conteste la llamada<\/strong> en lugar de enrutarla a una extensi\u00f3n espec\u00edfica.<\/p>\n<p>La <strong>funci\u00f3n de timbre multidispositivo<\/strong> es otra soluci\u00f3n efectiva. Permite al personal a\u00f1adir m\u00faltiples dispositivos para que suenen &#8211; en cadena o en paralelo &#8211; cuando entra una llamada. La persona puede responder en el dispositivo m\u00e1s cercano, en lugar de desplazarse a su escritorio.<\/p>\n<h3>La falta de contacto con los empleados remotos<\/h3>\n<p>Hubo un tiempo en que<strong> trabajar desde casa<\/strong> o en cualquier lugar lejos de la oficina era una opci\u00f3n para unos pocos privilegiados. Como ha demostrado la actual pandemia, el <a href=\"https:\/\/news.un.org\/es\/story\/2020\/06\/1475242\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">trabajo a distancia no s\u00f3lo es factible<\/a>, sino que puede ser preferible para muchas empresas. Pero trabajar desde casa a\u00f1ade un aspecto diferente a la comunicaci\u00f3n de las pymes: los <strong>empleados remotos<\/strong> <strong>suelen ser ignorados<\/strong> o dejados fuera de proyectos importantes. \u00bfC\u00f3mo puedes animar al personal a <strong>mantener el contacto con todos<\/strong>, independientemente de d\u00f3nde trabajen?<\/p>\n<h4>Comunicaci\u00f3n multicanal, video-chats y un software para m\u00f3viles potente<\/h4>\n<p>Los empleados que trabajan desde casa pierden el contacto visual y las reuniones en persona, que son <strong>esenciales para una comunicaci\u00f3n efectiva<\/strong>. As\u00ed que pueden usar video-chats y reuniones virtuales para asegurarse de que todos se mantengan en contacto. Habilitar m\u00faltiples canales tambi\u00e9n ayuda: el personal puede elegir la mejor manera de comunicarse bas\u00e1ndose en el contexto, la hora del d\u00eda u otros factores. Otra caracter\u00edstica \u00fatil es equiparar el software m\u00f3vil con las aplicaciones de escritorio. Los empleados deben poder <strong>acceder a todas las herramientas<\/strong> que necesiten, ya sea que trabajen en un port\u00e1til o en una tablet.<\/p>\n<h3>El tiempo de espera para los clientes es demasiado largo<\/h3>\n<p>Este es un problema com\u00fan para las empresas de todos los tama\u00f1os. No importa cu\u00e1ntos recursos tengas. Con el tiempo llegar\u00e1s a un punto en el que el volumen de llamadas sea <strong>mayor que el que tu personal pueda manejar<\/strong>. Entonces, \u00bfqu\u00e9 haces cuando los clientes terminan esperando 30 minutos o m\u00e1s s\u00f3lo para hablar con un agente?<\/p>\n<h4>Colas ACD, enrutamiento de llamadas y opciones de IVR<\/h4>\n<p>Una combinaci\u00f3n de colas ACD, enrutamiento de llamadas y opciones efectivas de IVR pueden ayudar a abordar este problema particular de comunicaci\u00f3n en las pymes. Un<strong> sistema IVR<\/strong> puede ayudar a los clientes a <strong>obtener respuestas a consultas sencillas,<\/strong> como el estado de la cuenta o la informaci\u00f3n de pago sin necesidad de una persona. Tambi\u00e9n les llevar\u00e1 al departamento o persona adecuada para resolver su problema. Como el IVR maneja consultas simples, tienes menos personas ocupadas.<\/p>\n<p>Por tanto, usa las <strong>colas de ACD para enviar llamadas<\/strong> a agentes libres. Los gerentes pueden a\u00f1adir r\u00e1pidamente personal a la cola cuando el volumen de llamadas excede los niveles normales. Al mismo tiempo, implementa un enrutamiento de llamadas inteligente basado en la hora del d\u00eda o en las habilidades de los agentes. Tener <strong>varios equipos en diferentes zonas horarias<\/strong> puede ayudarte a atender a los clientes durante todo el d\u00eda. El enrutamiento de llamadas seg\u00fan las capacidades asegura que los clientes puedan hablar con personal adecuado de inmediato.<\/p>\n<h3>El personal no est\u00e1 disponible o est\u00e1 ocupado<\/h3>\n<p>Pregunta r\u00e1pida: \u00bfcu\u00e1ntas veces tu personal intenta contactar con alguien para resolver un problema o tomar una decisi\u00f3n s\u00f3lo para obtener una se\u00f1al de ocupado o sin respuesta? Al final, tienes <strong>personal frustrado que es interrumpido<\/strong> en momentos cruciales s\u00f3lo para responder a una simple pregunta.<\/p>\n<h4>Informaci\u00f3n de estado y timbre multidispositivo<\/h4>\n<p>La informaci\u00f3n sobre la estado o la situaci\u00f3n permite a los empleados<strong> indicar su disponibilidad a los dem\u00e1s<\/strong>. As\u00ed que, si un empleado est\u00e1 tratando de comunicarse con alguien, un vistazo r\u00e1pido le permite saber si es un buen momento o si la otra persona est\u00e1 ocupada. Los usuarios pueden establecer su estado en \u00abocupado\u00bb, \u00abdisponible\u00bb, \u00abausente\u00bb o cualquier otra opci\u00f3n personalizada. Combina la <strong>informaci\u00f3n de presencia con la funci\u00f3n de timbre multidispositivo<\/strong> para asegurarte de que nadie est\u00e9 molesto, pero tambi\u00e9n ayude a las personas a comunicarse entre s\u00ed.<\/p>\n<h3>Comunicaci\u00f3n desconectada<\/h3>\n<p>Este es un problema con el que se encuentran las organizaciones \u00faltimamente. A medida que aumenta el n\u00famero de canales de comunicaci\u00f3n disponibles, los empleados se encuentran con el problema de tener que seleccionar uno antes de iniciar el contacto.<\/p>\n<p>Tener demasiadas opciones tambi\u00e9n<strong> impide la toma de decisiones y afecta a la productividad<\/strong>. Entre los mensajes de texto, los mensajes, las llamadas, los videochats, las reuniones virtuales y el n\u00famero de aplicaciones disponibles para cada uno, los mensajes se pierden con bastante frecuencia. \u00bfCon qu\u00e9 frecuencia un usuario vuelve a su escritorio s\u00f3lo para encontrar m\u00faltiples mensajes de voz, mensajes de texto y llamadas perdidas del mismo colega sobre el mismo problema?<\/p>\n<h4>Comunicaci\u00f3n unificada y soluciones integradas<\/h4>\n<p>La <strong>comunicaci\u00f3n unificada se suele descartar<\/strong> como instrumento de comercializaci\u00f3n, pero puede ser muy eficaz en el contexto adecuado. Es simplemente el t\u00e9rmino aplicado a varias aplicaciones que se integran y trabajan juntas para proporcionar una experiencia sin fisuras.<\/p>\n<p>Los usuarios internos tienen que abrir docenas de aplicaciones para hacer un seguimiento de sus compa\u00f1eros, y<strong> todas las notificaciones se entregan en una sola bandeja de entrada<\/strong>. Esto permite que tus empleados se comuniquen entre s\u00ed sin tener que pensar o entender el equipo subyacente. Las herramientas de comunicaci\u00f3n unificada tambi\u00e9n poseen una interfaz coherente, de modo que los usuarios pueden navegar por diferentes aplicaciones. No importa si est\u00e1n accediendo a una aplicaci\u00f3n particular desde un tel\u00e9fono m\u00f3vil o un ordenador de escritorio.<\/p>\n<p>Incluso si no tienes un sistema de comunicaci\u00f3n unificada completo, puedes seguir integrando soluciones existentes.<strong> Integra tu aplicaci\u00f3n CRM al sistema telef\u00f3nico<\/strong> para que los agentes de ventas puedan agregar f\u00e1cilmente informaci\u00f3n a los registros de llamadas. O pueden llamar a los clientes desde la aplicaci\u00f3n CRM con un solo clic. Del mismo modo, integra tu soluci\u00f3n de llamadas en conferencia con el hardware o los sistemas de comunicaci\u00f3n existentes.<\/p>\n<p>Como puedes ver, algunos problemas tienen soluciones comunes. A veces, la<strong> misma funci\u00f3n<\/strong> puede ayudarte a <strong>resolver varios problemas<\/strong> a la vez. Implementar un solo sistema que resuelva todos los problemas de comunicaci\u00f3n de las pymes de una sola vez es un sue\u00f1o imposible. Pero puedes <a href=\"https:\/\/voipstudio.com\/es\/blog\/la-integracion-de-voip-con-otras-aplicaciones\/\">hacer que tus sistemas existentes se integren<\/a> y trabajen juntos para ayudar a resolver los problemas de comunicaci\u00f3n.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Las empresas de todos los tama\u00f1os se enfrentan d\u00eda a d\u00eda a problemas de comunicaci\u00f3n. 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