{"id":32889,"date":"2022-11-18T09:37:00","date_gmt":"2022-11-18T09:37:00","guid":{"rendered":"https:\/\/voipstudio.com\/blog\/comunicacoes-voip-numa-agencia-de-marketing-estudo-de-caso\/"},"modified":"2025-10-08T15:59:42","modified_gmt":"2025-10-08T14:59:42","slug":"comunicacoes-voip-numa-agencia-de-marketing-estudo-de-caso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/voipstudio.com\/pt\/blog\/comunicacoes-voip-numa-agencia-de-marketing-estudo-de-caso\/","title":{"rendered":"Comunica\u00e7\u00f5es VoIP numa ag\u00eancia de marketing (estudo de caso)"},"content":{"rendered":"\n

O VoIPstudio ajuda cada vez mais empresas de diferentes sectores e caracter\u00edsticas a resolver as suas necessidades e problemas de comunica\u00e7\u00e3o todos os dias. Este posto ir\u00e1 analisar um exemplo de implementa\u00e7\u00e3o da nossa solu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica VoIP numa <\/strong>pequena ag\u00eancia de marketing internacional e multimarca que optou pelo teletrabalho.<\/p>\n\n\n\n

Nementio \u00e9 uma ag\u00eancia de marketing internacional sediada em Espanha, especializada em Inbound marketing e servi\u00e7os de marketing para empresas tecnol\u00f3gicas e SaaS. Tem tamb\u00e9m uma segunda marca, Ramabaya, focalizada em servi\u00e7os de marketing para o sector da sa\u00fade.<\/p>\n\n\n\n

Para prestar estes servi\u00e7os, a ag\u00eancia tem actualmente uma pequena equipa de seis pessoas e um grupo de colaboradores externos.<\/p>\n\n\n\n

Necessidades de comunica\u00e7\u00e3o desta ag\u00eancia de marketing<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Em 2020, na sequ\u00eancia da pandemia da COVID-19, a ag\u00eancia implementou o teletrabalho <\/strong>como uma medida tempor\u00e1ria. A chegada da pandemia levou muitas empresas a tomar esta decis\u00e3o para proteger a sa\u00fade dos seus empregados.<\/p>\n\n\n\n

Em Nementio, assim como em muitas outras empresas, esta solu\u00e7\u00e3o tempor\u00e1ria tornou-se comum, pelo que a op\u00e7\u00e3o de teletrabalho \u00e9 agora oferecida voluntariamente a toda a equipa.<\/p>\n\n\n\n

O teletrabalho e o teletrabalho beneficiaram tanto os empregados como a empresa, pelo que o que inicialmente era uma pol\u00edtica tempor\u00e1ria \u00e9 agora uma solu\u00e7\u00e3o a longo prazo.<\/strong> Quase toda a equipa trabalha agora a maior parte do tempo a partir de casa.<\/p>\n\n\n\n

No escrit\u00f3rio, um espa\u00e7o aberto, eles t\u00eam um \u00fanico escrit\u00f3rio com um telefone fixo partilhado. Antes de Nementio implementar o teletrabalho, este telefone era atendido durante o hor\u00e1rio de expediente e era adequado para responder aos seus clientes.<\/strong> Sendo um espa\u00e7o pequeno, qualquer pessoa podia atender o \u00fanico telefone existente e passar a chamada para o colega certo, mas como resolver esta situa\u00e7\u00e3o enquanto todos trabalham em casa sem recorrer \u00e0 utiliza\u00e7\u00e3o de telem\u00f3veis?<\/p>\n\n\n\n

\"Nementio\"\/<\/figure>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, o crescimento da \u00e1rea internacional e a introdu\u00e7\u00e3o da marca Ramabaya torna necess\u00e1ria a implementa\u00e7\u00e3o de uma solu\u00e7\u00e3o telef\u00f3nica que permita que as chamadas discriminat\u00f3rias <\/strong>sirvam cada cliente de uma forma personalizada e pela pessoa certa desde o primeiro momento.<\/p>\n\n\n\n

Que solu\u00e7\u00f5es oferece o VoIPstudio Nementio?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

O VoIPstudio pode oferecer aos seus clientes muitas op\u00e7\u00f5es para personalizar os seus servi\u00e7os de comunica\u00e7\u00e3o, <\/strong>um aspecto que cativou Nementio e os levou a adoptar a solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Seguem-se algumas das funcionalidades implementadas por Nementio.<\/p>\n\n\n\n

1. Novo n\u00famero de telefone<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Os escrit\u00f3rios de Nementio est\u00e3o localizados num centro empresarial, que fornece n\u00fameros de telefone \u00e0s empresas instaladas. Por este motivo, o primeiro problema foi a impossibilidade de migrar esse n\u00famero para outro operador.<\/p>\n\n\n\n

Esta dificuldade inicial tornou-se uma oportunidade de melhoria <\/strong>quando o VoIPstudio se ofereceu para usar um n\u00famero de ouro, f\u00e1cil de lembrar. De acordo com o CEO da empresa, Alfredo Reche:<\/p>\n\n\n\n

“Mud\u00e1mos o \u00faltimo n\u00famero que t\u00ednhamos, algo que tom\u00e1mos como um ponto positivo uma vez que pod\u00edamos escolher um que fosse mais agrad\u00e1vel, f\u00e1cil de lembrar, e atractivo para o cliente. “<\/p>\n\n\n\n

2. Filas de chamadas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Esta op\u00e7\u00e3o era uma das necessidades imediatas do Nementio. Com a expans\u00e3o dos seus neg\u00f3cios e a chegada de clientes internacionais, eles queriam um sistema que lhes permitisse servir os seus clientes correctamente e sem perda de tempo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Assim, precisavam de redireccionar os clientes para tr\u00eas filas diferentes para que, quando a chamada chegasse, pudesse ser atendida pela pessoa mais apropriada. Estas filas de espera correspondem \u00e0s duas marcas da ag\u00eancia, mais uma adicional para clientes internacionais (em ingl\u00eas).<\/p>\n\n\n\n

3. Atendente autom\u00e1tico de IVR<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Nementio implementou um atendente autom\u00e1tico para redireccionar as chamadas recebidas para a fila apropriada. Utilizando um menu de voz, o interlocutor pode escolher entre v\u00e1rias op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis para encaminhar a chamada para a fila apropriada.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Um menu de voz com mensagens curtas, precisas e claras <\/strong>permite uma boa primeira filtragem para a empresa e o cliente, optimizando o tempo de resposta e assegurando uma chamada bem sucedida.<\/p>\n\n\n\n

O VoIPstudio tamb\u00e9m tem um sistema que permite a gera\u00e7\u00e3o de mensagens de voz em qualquer l\u00edngua.<\/strong> Nementio utilizou esta op\u00e7\u00e3o para gerar as suas locu\u00e7\u00f5es em espanhol e ingl\u00eas, com alta qualidade e sem custos adicionais.<\/p>\n\n\n\n

Ser\u00e1 muito importante que tenha um gui\u00e3o para a sua central telef\u00f3nica de IVR<\/a> quando criar uma mensagem de voz.<\/p>\n\n\n\n

4. Hor\u00e1rio de chamada<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Nementio come\u00e7ava a deparar-se com o problema das horas de chamada com os seus clientes internacionais, por isso precisavam de ter algum m\u00e9todo para alertar ou informar os clientes que telefonavam fora do hor\u00e1rio de trabalho da empresa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"Calling<\/figure>\n\n\n\n

Portanto, ao mesmo tempo, Nementio criou outra mensagem de voz personalizada para alertar os clientes que estavam a ligar quando ningu\u00e9m atendia o telefone. Esta mensagem alerta os utilizadores de que a chamada n\u00e3o pode ser atendida e informa-os sobre as horas de trabalho. Al\u00e9m disso, d\u00e1-lhes a op\u00e7\u00e3o de deixar uma mensagem no voicemail.<\/p>\n\n\n\n

5. Encaminhamento de chamadas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Se ningu\u00e9m podia atender o telefone, por exemplo, nos feriados locais ou nacionais, ou porque estavam longe do trabalho, numa reuni\u00e3o, etc., Nementio configurou o sistema para reencaminhar as chamadas para o telem\u00f3vel pessoal do CEO da empresa.<\/p>\n\n\n\n

A ideia era limitar este reencaminhamento de chamadas ao hor\u00e1rio de expediente da empresa, <\/strong>garantindo assim que algu\u00e9m responderia sempre \u00e0s chamadas dentro deste per\u00edodo de tempo.<\/p>\n\n\n\n

6. Voicemail<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Outro aspecto cr\u00edtico da empresa era garantir que nenhuma chamada ficaria sem resposta.<\/p>\n\n\n\n

Dois aspectos convergem nisto, tais como as horas de chamada e as chamadas n\u00e3o atendidas devido ao facto da linha estar ocupada ou qualquer outro motivo. Para ambas as op\u00e7\u00f5es, o sistema foi configurado para que o utilizador pudesse deixar uma mensagem na caixa de correio de voz.<\/strong> Esta mensagem poderia ser revista mais tarde para devolver a chamada ou tomar as medidas adequadas.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, o sistema envia automaticamente um e-mail <\/strong>cada vez que uma mensagem \u00e9 deixada na caixa de correio, assegurando que nenhuma chamada fica sem resposta.<\/p>\n\n\n\n

7. Grava\u00e7\u00e3o de chamadas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Esta caracter\u00edstica foi altamente valorizada por Nementio, uma vez que, por vezes, h\u00e1 chamadas de longa dura\u00e7\u00e3o com clientes em que a informa\u00e7\u00e3o se perde pelo caminho. Com a grava\u00e7\u00e3o de chamadas, eles poderiam facilmente resolver este problema tendo a capacidade de ouvir novamente toda a conversa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

8. Utiliza\u00e7\u00e3o de softphones<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Outro problema colocado pelo teletrabalho \u00e9 fornecer a todos os trabalhadores um telefone para responder \u00e0s chamadas da empresa. Inicialmente, a empresa resolveu esta necessidade utilizando os telem\u00f3veis dos trabalhadores, mas isto implicou alguns problemas de concilia\u00e7\u00e3o da vida familiar e profissional. Al\u00e9m disso, foi necess\u00e1rio gerir o custo das chamadas efectuadas por cada trabalhador a partir dos seus aparelhos.<\/p>\n\n\n\n

Com o VoIPstudio, n\u00e3o h\u00e1 necessidade de qualquer dispositivo adicional. <\/strong>Utilizando softphones (aplica\u00e7\u00f5es de software que simulam um terminal), todos podem fazer e receber chamadas do n\u00famero da empresa simplesmente instalando uma aplica\u00e7\u00e3o nos seus computadores port\u00e1teis.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel utilizar um aplicativo para utilizar o n\u00famero de telefone da empresa dos seus telem\u00f3veis sem expor o seu n\u00famero pessoal <\/strong>e sem cobrar o custo das chamadas ao trabalhador.<\/p>\n\n\n\n

O VoIPstudio oferece muitas possibilidades para instalar o softphone. Pode descarreg\u00e1-lo directamente para o seu computador, utilizar a extens\u00e3o Google Chrome ou descarreg\u00e1-lo para o seu telem\u00f3vel.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Com esta quantidade de possibilidades, n\u00e3o foi problema para nenhum trabalhador utilizar a aplica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

9. Facilidade de utiliza\u00e7\u00e3o da aplica\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Inicialmente, era uma preocupa\u00e7\u00e3o para a empresa que o sistema pudesse ser complicado de utilizar e que teriam de passar muitas horas a ensinar as pessoas a utiliz\u00e1-lo.<\/p>\n\n\n\n

No entanto, com um simples guia de uma p\u00e1gina, bastava que todos os empregados configurassem os seus dispositivos e aprendessem a utilizar o sistema.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Configura\u00e7\u00e3o da aplica\u00e7\u00e3o.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

A implementa\u00e7\u00e3o destas caracter\u00edsticas dentro do sistema VoIPstudio pode ser um tempo control\u00e1vel. Ainda assim, pode ser mais complicado se a pessoa que o configura n\u00e3o tiver experi\u00eancia pr\u00e9via nestas solu\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

No entanto, uma das vantagens que Nementio encontrou no VoIPstudio \u00e9 o nosso servi\u00e7o de apoio 24×7, <\/strong>que os ajudou a configurar todas as op\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para satisfazer as suas necessidades.<\/p>\n\n\n\n

Vejamos abaixo algumas das configura\u00e7\u00f5es e funcionalidades que Nementio implementou.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Cria\u00e7\u00e3o de IVR<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Um IVR \u00e9 um sistema interactivo de resposta de voz que guia as chamadas recebidas no seu sistema.<\/p>\n\n\n\n

Nementio quis classificar as chamadas em quatro op\u00e7\u00f5es, <\/strong>atrav\u00e9s de um menu de voz que o chamador ouve e que lhes permite seleccionar atrav\u00e9s do teclado o que corresponde \u00e0s suas necessidades:<\/p>\n\n\n\n