A gest\u00e3o de contactos pode variar muito dependendo da dimens\u00e3o da nossa empresa e do seu estado de digitaliza\u00e7\u00e3o. Alguns dos reposit\u00f3rios mais comuns para o armazenamento de contactos s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n
- Contactos locais no nosso smartphone ou terminal telef\u00f3nico.<\/li>
- Solu\u00e7\u00f5es de contactos em nuvem oferecidas por fornecedores de tecnologia, tais como o iPhone ou a Samsung.<\/li>
- Servi\u00e7os de gest\u00e3o de contactos do nosso fornecedor\/cliente de correio electr\u00f3nico, tais como Outlook ou Google.<\/li>
- Outras solu\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o de contactos na nuvem.<\/li>
- Uma ferramenta de gest\u00e3o de clientes (CRM).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Os freelancers e as pequenas empresas gerem frequentemente os seus contactos a partir do correio electr\u00f3nico ou directamente a partir do gestor de contactos do smartphone. A mistura de contactos privados e comerciais nestes direct\u00f3rios pode parecer pr\u00e1tica, mas n\u00e3o \u00e9 \u00f3ptima. A longo prazo, ser\u00e1 necess\u00e1rio aceder a estes contactos a partir de outros terminais ou dar acesso aos mesmos a outros colegas ou empregados da empresa.<\/p>\n\n\n\n
O cen\u00e1rio ideal para as empresas seria ter um direct\u00f3rio espec\u00edfico para contactos comerciais, que permita classificar, filtrar e armazenar informa\u00e7\u00f5es destes contactos da melhor forma poss\u00edvel. Antes de procurarmos a melhor solu\u00e7\u00e3o para armazenar os nossos contactos, devemos perguntar a n\u00f3s pr\u00f3prios: Que informa\u00e7\u00f5es queremos guardar? Que caracter\u00edsticas s\u00e3o interessantes ao avaliar as bases de dados de contactos? Considerando as funcionalidades e o pre\u00e7o, qual \u00e9 a melhor forma de armazenar os contactos?<\/p>\n\n\n\n
QUE INFORMA\u00c7\u00d5ES DEVEMOS ARMAZENAR?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Na base de dados de contactos, podemos armazenar desde informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas at\u00e9 ao mais pequeno detalhe dos nossos contactos. Alguns dos campos mais comuns que podemos encontrar numa base de dados de empresas podem ser:<\/p>\n\n\n\n
- Primeiro e \u00faltimo nome.<\/li>
- Empresa.<\/li>
- Posi\u00e7\u00e3o.<\/li>
- Endere\u00e7o de correio electr\u00f3nico.<\/li>
- N\u00famero(s) de telefone(s).<\/li>
- Endere\u00e7o postal.<\/li>
- Notas\/coment\u00e1rios.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Tamb\u00e9m podemos armazenar informa\u00e7\u00e3o interessante que nos permite classificar, filtrar e aceder mais facilmente aos contactos por diferentes crit\u00e9rios, tais como, por exemplo, por exemplo:<\/p>\n\n\n\n
- Tipo de contacto: por exemplo, se \u00e9 um cliente, fornecedor, ou colega de trabalho.<\/li>
- Etiquetas para marcar contactos com diferentes crit\u00e9rios de classifica\u00e7\u00e3o.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Dependendo da organiza\u00e7\u00e3o da empresa, podemos tamb\u00e9m precisar da base de dados para permitir o agrupamento de contactos de acordo com quem deve poder aceder aos mesmos: toda a empresa, um determinado departamento, ou, se forem privados, apenas um empregado.<\/p>\n\n\n\n
Finalmente, estaremos interessados em registar a actividade de contacto manual ou automaticamente, para que possamos armazenar a transac\u00e7\u00e3o na base de dados quando recebermos uma chamada, e-mail, ou contacto do cliente. Normalmente, encontramos esta funcionalidade em aplica\u00e7\u00f5es mais avan\u00e7adas de gest\u00e3o de clientes ou CRMs.<\/p>\n\n\n\n
QUE CARACTER\u00cdSTICAS S\u00c3O INTERESSANTES?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Talvez as caracter\u00edsticas que mais nos interessam inicialmente numa base de dados de contactos sejam, por um lado, a facilidade de adicionar ou editar contactos e, por outro lado, a partir de que dispositivos podemos aceder a eles. Quanto mais f\u00e1cil for a gest\u00e3o de contactos e quanto mais acess\u00edveis forem, melhor.<\/p>\n\n\n\n
Outra caracter\u00edstica cr\u00edtica \u00e9 a interoperabilidade. \u00c9 essencial que o sistema que seleccionamos nos permita importar e exportar, ou mesmo sincronizar automaticamente e em tempo real, contactos de outros reposit\u00f3rios tais como o correio electr\u00f3nico ou a agenda de endere\u00e7os privados do telefone. A sincroniza\u00e7\u00e3o \u00e9 especialmente comum quando se trabalha com sistemas CRM.<\/p>\n\n\n\n
Relacionada com a interoperabilidade est\u00e1 tamb\u00e9m a acessibilidade aos dados de diferentes sistemas. \u00c9 importante analisar onde precisamos de aceder a estes contactos e verificar se o sistema de gest\u00e3o de contactos o permite.<\/p>\n\n\n\n
Por exemplo, se vamos fazer uma chamada a partir de uma aplica\u00e7\u00e3o smartphone ou de um telefone VoIP, vamos precisar destas aplica\u00e7\u00f5es para aceder aos contactos de forma r\u00e1pida e transparente para o utilizador. Esta capacidade permitir-nos-\u00e1 ter a informa\u00e7\u00e3o dos contactos telef\u00f3nicos a partir do terminal que utilizamos a todo o momento, por exemplo:<\/p>\n\n\n\n
- Ao receber uma chamada recebida, podemos identificar a pessoa que nos liga e todas as informa\u00e7\u00f5es que possamos precisar de saber sobre a mesma.<\/li>
- Ao fazer uma chamada, podemos pesquisar e aceder rapidamente ao n\u00famero de telefone do contacto que queremos contactar.<\/li>
- Rever facilmente o hist\u00f3rico de chamadas, mostrando as informa\u00e7\u00f5es de contacto directamente na lista de chamadas e n\u00e3o apenas o n\u00famero de telefone.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
A longo prazo, esta base de dados ter\u00e1 informa\u00e7\u00e3o cr\u00edtica para o nosso neg\u00f3cio. Por este motivo, \u00e9 vital conhecer as caracter\u00edsticas de seguran\u00e7a do nosso sistema, assegurando c\u00f3pias de seguran\u00e7a para que n\u00e3o se percam dados e fornecendo caracter\u00edsticas de controlo de acesso. Lembre-se de que a base de dados de contactos conter\u00e1 dados pessoais, pelo que provavelmente ter\u00e1 de cumprir os regulamentos locais de protec\u00e7\u00e3o de dados.<\/p>\n\n\n\n
QUAL \u00c9 A MELHOR MANEIRA DE ARMAZENAR OS CONTACTOS?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
A resposta a esta pergunta depender\u00e1 de cada caso e das necessidades espec\u00edficas de cada indiv\u00edduo. A melhor op\u00e7\u00e3o para um indiv\u00edduo ou um freelancer pode ser armazenar contactos no livro de endere\u00e7os de correio electr\u00f3nico ou no sistema de nuvem do smartphone; esta op\u00e7\u00e3o provavelmente n\u00e3o implicar\u00e1 qualquer custo adicional.<\/p>\n\n\n\n
Em empresas que j\u00e1 possuem um sistema telef\u00f3nico VoIP com funcionalidades avan\u00e7adas de PBX, tais como o VoIPstudio, este servi\u00e7o ir\u00e1 provavelmente oferecer uma gest\u00e3o de contactos mais profissional sem custos adicionais. Esta op\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode ser uma solu\u00e7\u00e3o perfeita e tamb\u00e9m j\u00e1 oferece v\u00e1rias vantagens:<\/p>\n\n\n\n
- O gestor do PBX tratar\u00e1 das c\u00f3pias de seguran\u00e7a dos dados, pelo que n\u00e3o ter\u00edamos de nos preocupar com isso.<\/li>
- Devem tamb\u00e9m assegurar o armazenamento seguro de dados e implementar procedimentos de controlo de acesso de acordo com os regulamentos relevantes.<\/li>
- O acesso aos contactos a partir de qualquer terminal \u00e9 mais f\u00e1cil se for um PBX baseado em nuvem.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Para empresas maiores, orientadas para as vendas ou aquelas que t\u00eam uma forte rela\u00e7\u00e3o com clientes e fornecedores, pode ser necess\u00e1rio implementar uma solu\u00e7\u00e3o de CRM mais avan\u00e7ada, que lhes permita efectuar uma gest\u00e3o completa e detalhada dos contactos e leads. Podemos encontrar CRMs gratuitos ou pagos.<\/p>\n\n\n\n
Ao seleccionar o CRM, ser\u00e1 interessante ver a integra\u00e7\u00e3o que nos pode proporcionar com outros servi\u00e7os, tais como a telefonia. Neste sentido, os sistemas telef\u00f3nicos VoIP na nuvem como VoIPstudio, oferecem muito mais facilidades de integra\u00e7\u00e3o do que outros sistemas telef\u00f3nicos.<\/p>\n\n\n\n
GEST\u00c3O DE CONTACTOS COM VOIPSTUDIO<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
O VoIPstudio \u00e9 um servi\u00e7o de telefonia empresarial que lhe permite gerir um direct\u00f3rio de contactos empresariais a partir da nuvem. Os dados dos contactos que podemos armazenar s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n
- Nome<\/li>
- Telefone e telem\u00f3vel<\/li>
- Email<\/li>
- Grupo<\/li>
- Notas<\/li>
- Etiquetas<\/li><\/ul>\n\n\n\n
O VoIPstudio permite-nos definir que contactos s\u00e3o globais ou acess\u00edveis a n\u00edvel da empresa e quais s\u00e3o privados ou pessoais, apenas acess\u00edveis pelo funcion\u00e1rio que os gerou.<\/p>\n\n\n\n
Relativamente \u00e0 interoperabilidade, o VoIPstudio permite-nos importar e exportar contactos em formato CSV e sincroniz\u00e1-los com ferramentas de terceiros, tais como CRMs da HubSpot, Salesforce, Oracle, Microsoft, etc.<\/p>\n\n\n\n
Acesso atrav\u00e9s de aplica\u00e7\u00f5es VoIPstudio<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Os contactos s\u00e3o acess\u00edveis a partir da web e de qualquer aplica\u00e7\u00e3o VoIPstudio, de tal forma que pode:<\/p>\n\n\n\n
- Reconhecer as chamadas recebidas e mostrar o nome do interlocutor para que possamos identificar quem nos est\u00e1 a chamar.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Por exemplo, no pop-up de chamadas recebidas, podemos ver:<\/p>\n\n\n\n
- O nome do contacto que nos est\u00e1 a chamar.<\/li>
- A empresa associada a esse contacto.<\/li>
- Uma etiqueta que atribu\u00edmos anteriormente ao n\u00famero de entrada, por exemplo, “ESVoIPstudioSupportQ”.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
![\"Incoming](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/tyILg4JHbNVkeRyrPQ_w0ITb8wyrlZ5196pl73lKEBvtGnU-jmGshjFoBJwrFTxxdehuU_RHf2U8jhjs0m2e8NVo7wKJUNcsfU8iWsCPSGMChgH5FfcoQhVgDlWfGOhaA0v_C9VUmTdA_JYjDbcaXMCsWLEEBBwn.png\")
<\/figure>\n\n\n\nNo exemplo, vemos que Mike da Acme Company nos chama para assist\u00eancia mesmo antes de responder \u00e0 chamada.<\/p>\n\n\n\n
2. Permite o acesso aos contactos das aplica\u00e7\u00f5es VoIPstudio, permitindo-nos organizar os contactos por grupos e tags e utilizar a op\u00e7\u00e3o de pesquisa para encontrar rapidamente o contacto e lan\u00e7ar a chamada em segundos.<\/p>\n\n\n\n
![\"Organisation](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/1K_xZZsCAK3y3jUz5HYZHqae6QjErs-0FKC0_MKTwPiYjR80q6gil4GWnegJtNwoSUNxxIxwhDh0ONBNWb6-lhmKz-_3VDbNL59Efvm6UkHoxWwvRPPUquhvtWru-QfEnnNl91bo3wI-QhRD1wjZRifPEwCN6rRw.png\")
<\/figure>\n\n\n\n3. No registo do hist\u00f3rico de chamadas do VoIPstudio, podemos tamb\u00e9m ver o nome do contacto, tornando mais f\u00e1cil a navega\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
![\"History](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/HdcNQA8PPGDEAyX1y7N_PqcoKMjNqB_kIcqL1VpKcmBPP9B4ruCPw7u7F7sHCOhDpBUZMoWSI_VNQ-J3LSZnWOAQqsNHnmwpQdXuFpggT3Q5B4tPGOYXJEeXqbN6nkx0GIcjy99DDQ05hG6xQWASWyJmHhA05RFK.png\")
<\/figure>\n\n\n\nAcesso de contacto utilizando terminais de terceiros<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
O VoIPstudio permite a utiliza\u00e7\u00e3o de outras aplica\u00e7\u00f5es e telefones IP SIP gen\u00e9ricos. Uma vez que o cabe\u00e7alho SIP inclui esta informa\u00e7\u00e3o, estes terminais mostrar\u00e3o o nome do contacto quando houver uma chamada recebida. Por outro lado, o acesso \u00e0 directoria para aceder a todas as informa\u00e7\u00f5es de contacto de uma aplica\u00e7\u00e3o SIP externa ou telefone IP \u00e9 mais complexo. As op\u00e7\u00f5es que temos s\u00e3o as seguintes:<\/p>\n\n\n\n
- Importar os contactos para o terminal IP.<\/li>
- Configurar o acesso remoto \u00e0 directoria de contactos usando LDAP ou XML.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
No VoIPstudio, recomendamos a importa\u00e7\u00e3o dos contactos directamente para o terminal desde que a nossa lista de contactos n\u00e3o seja alterada com frequ\u00eancia e tenha menos de 1000 entradas, uma vez que este \u00e9 o limite de capacidade da maioria dos terminais IP.<\/p>\n\n\n\n
Embora possamos aceder r\u00e1pida e facilmente aos contactos armazenados localmente, o acesso remoto via LDAP ou XML requer que sempre que quisermos aceder \u00e0 directoria, o telefone se ligue ao servidor correspondente e descarregue a lista de contactos. Esta opera\u00e7\u00e3o introduz um atraso e faz com que o acesso aos contactos n\u00e3o seja \u00e1gil.<\/p>\n\n\n\n
Se tiver mais contactos do que o terminal SIP pode tratar internamente, uma alternativa poss\u00edvel \u00e9 utilizar a fun\u00e7\u00e3o “click-to-call”<\/a> do seu computador. Basta usar o painel de controlo do VoIPstudio para encontrar o registo de contactos e clicar nele para obter o telefone IP para fazer a chamada automaticamente. Lembre-se de que s\u00f3 precisa de o fazer se estiver a utilizar telefones SIP;<\/p>\n\n\n\n
- Reconhecer as chamadas recebidas e mostrar o nome do interlocutor para que possamos identificar quem nos est\u00e1 a chamar.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
![\"\"\/](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/aK-Mb7E-h-oVrQ3L20wuaWAEnxaW30taO9pIMg1hmZJqAlEdXhyJh8XfUSk32RybxC1mDTZo3oYtAmLcmz3bDAh-OIYFKsADalLjhuepTFwLzZ1sxk0yj-K8qwawfIhuUKMFsZUnclFz0uB1oL3V7tgKnfRQVCcn.png\")
<\/figure>\n\n\n\n![\"XML](\"https:\/\/voipstudio.com\/wp-content\/uploads\/VoE1hg4bgUKvr6C0O43vlbay_MZNonTQ-UEeiKke3f48bcEIaJfbfymIwv5kn8qF8wTLCdvU-bQSs47uDmGioXRwZtK75oMIxduEk_UEcb9d6Lf1qD0pZTYfRroGs9I7_kVdCTGD_M-ACP7FUL5S_u9OhrLj2LGC.png\")
<\/figure>\n\n\n\n