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La comunicación es el sustento de cualquier empresa. Elegir el sistema telefónico adecuado para los requisitos de tus llamadas puede ser difícil. Hay muchas opciones y cientos de proveedores. Sin embargo, la voz sobre IP, comúnmente conocida como VoIP, es el estándar para el futuro.
Al principio, las empresas no querían alejarse de sus sistemas telefónicos de confianza. Pero en las últimas dos décadas, la voz sobre IP ha demostrado que es superior a cualquier otro sistema. Hoy en día las empresas están constantemente actualizándose para sumarse a esta telefonía.
¿Qué es la voz sobre IP?
Por puntualizar, la voz sobre IP no se refiere a ninguna tecnología específica. Se refiere a cualquier llamada de voz que viaja a través de Internet. Históricamente, las llamadas telefónicas utilizaban la PSTN que dependía de las líneas de cobre. Hoy en día, la gran mayoría de las llamadas de voz utilizan Internet. El protocolo más utilizado para VoIP es SIP (Session Initiation Protocol).
Tipos de VoIP
Si estás buscando actualizarte, VoIP está normalmente disponible en dos opciones. La primera es construir tu propio sistema basado en SIP. Estos se llaman sistemas de VoIP locales, ya que el hardware está físicamente presente en algún lugar de tu oficina. Tú controlas el sistema y lo personalizas para tus necesidades particulares.
La segunda alternativa está alojada en VoIP. En este modelo, un proveedor de confianza prestará servicios telefónicos a través de Internet. No tienes que invertir en hardware, software o cualquier otra cosa. Si bien tienes menos control sobre este tipo de sistema, tampoco tienes la responsabilidad del mantenimiento, coste de la actualización, etc.
Ambos enfoques tienen ventajas y desventajas. Por ello, algunas organizaciones optan por un enfoque híbrido. Estos sistemas combinan elementos de VoIP alojado e instalaciones locales.
¿Por qué tu empresa necesita VoIP?
La voz sobre IP tiene tantas ventajas sobre los sistemas PBX basados en PSTN tradicionales que se tardaría una eternidad en enumerarlos todos. Pero las principales razones son:
Precio
El coste de una línea fija para una sola persona u hogar no es muy costoso. Pero la mayoría de las empresas necesitan acceso a funciones avanzadas que a menudo son caras. Esto puso a las pequeñas organizaciones en una clara desventaja. Pero VoIP cuesta mucho menos que cualquier servicio de línea fija. Las empresas han podido reducir sus facturas de teléfono hasta en un 50% en algunos casos.
Características avanzadas
Antes del lanzamiento de VoIP, los sistemas telefónicos empresariales se habían estancado. No hubo innovación contínua en el sector. La voz sobre IP trae una gran cantidad de características avanzadas a tu alcance. Si puedes imaginar una característica, es probable que algún proveedor ya la haya implementado en VoIP.
Fin de ciclo para la PSTN
Incluso si no piensas mucho en estas ventajas, hay otra razón de peso para actualizarse. Y es que la PSTN está llegando a su fin de vida. Un buen número de proveedores en varios países ya han anunciado fechas límite para la PSTN. ¿Qué supone para tu empresa?
No puedes obtener nuevas líneas telefónicas o números después de esa fecha. A medida que más compañías cambien a VoIP, será más difícil encontrar servicio de soporte técnico. Tampoco encontrarás personas que puedan ofrecer reparación de hardware.
¿Qué características debes buscar en los sistemas de teléfono VoIP?
Ahora que sabes por qué deberías actualizar, echemos un vistazo a las características. Como empresa de servicios financieros, tu empresa tiene necesidades de llamadas concretas. El valor de la voz sobre IP es que es flexible y personalizable. Es por eso que las organizaciones en todas las industrias lo han adoptado.
La mayoría de los países regulan fuertemente la industria de servicios financieros. Esto significa que cualquier sistema telefónico que selecciones debe cumplir con los requisitos normativos. Estos requisitos generalmente se relacionan con la seguridad de los datos, la privacidad y otros aspectos.
Comunicaciones unificadas
VoIP ha existido desde hace poco, al menos en comparación con la PSTN. Sin embargo, ha crecido a pasos agigantados desde su lanzamiento. Muchas organizaciones están utilizando la voz sobre IP como una plataforma para construir conjuntos de comunicaciones unificadas en su infraestructura.
La comunicación unificada se refiere a la integración de diferentes canales integrados en un mismo sistema. Significa que los empleados pueden cambiar entre mensajes de texto, correos, llamadas, videoconferencias, etc. sin problemas.
Conferencia telefónica
Es algo que debe tener cualquier empresa, y mucho más para una compañía de servicios financieros. Si tu empresa tiene oficinas en varias ubicaciones, esta función por sí sola puede ahorrarte mucho dinero. Tus empleados no tienen que viajar para reuniones. Organiza reuniones entre los participantes en múltiples zonas horarias cuando mejor te convenga. Conoce a los clientes, completa proyectos y colabora con socios desde la comodidad de tu oficina. Se acabaron los gastos en viajes.
Operador automático
Hubo un momento en que las empresas tenían recepcionistas que dirigían las llamadas entrantes a la persona o departamento correspondiente. Ahora no tienes que hacerlo porque los sistemas VoIP ya cuentan con esta característica. Puedes ahorrar mucho tiempo redireccionando automáticamente a las personas que llaman a la persona adecuada.
También puede usar esta función para proporcionar información útil a los clientes, como el saldo de la cuenta, las fechas de vencimiento de las facturas, etc. El asistente puede manejar las consultas básicas y liberar a los agentes para resolver los problemas más complejos.
Soporte para dispositivos móviles
¿Hay alguien en tu empresa que no tenga un smartphone para trabajar? Independientemente del sistema que elijas, debe ser compatible con teléfonos y tabletas. Gracias a otras características como el sistema de dispositivos múltiples, tu personal no tiene que hacer malabarismos con tres o cuatro dispositivos. Es una característica necesaria cuando trabajan de forma remota o viajan.
Interfaz basada en web
Esta es una característica crucial que distingue la voz sobre IP de los sistemas PBX tradicionales. La mayoría de los proveedores tienen un panel de control desde la web para usuarios y administradores. Puedes configurar nuevos usuarios, modificar configuraciones, eliminar usuarios y recursos, y cualquier otra cosa que necesites cambiar desde aquí. No es necesario esperar a que un técnico venga a tu oficina para añadir una nueva línea. No necesitas expertos disponibles cada vez que desees cambiar tu configuración.
Enrutamiento de llamadas avanzado
Este es otro área en la que sobresale la voz sobre IP. Puedes enrutar y reenviar llamadas a varias personas, varios dispositivos, departamentos completos u oficinas en otro país con VoIP. Algunos de los escenarios que son útiles para una compañía de servicios financieros son:
- Dirigir llamadas entrantes a varios agentes en cola.
- Permitir que los empleados conecten varios dispositivos a un número (ordenador de escritorio, tablet y teléfono).
- Las llamadas entrantes suenan en los dispositivos de uno en uno hasta que alguien responde.
- Convierte fácilmente las llamadas individuales a videoconferencias / llamadas grupales.
- Enruta las llamadas después del horario comercial a otras oficinas que estén aún abiertas.
- Envía solicitudes de soporte técnico al buzón de voz/ buzón de correo de grupo.
Otras características avanzadas
Además de lo anterior, tu empresa también puede encontrar útil el correo de voz visual y la transcripción automática. Puedes grabar conversaciones para tu reproducción posterior, para mejorar la experiencia del cliente y para cumplir con las regulaciones. La mayoría de los proveedores de VoIP también ofrecen integración con herramientas empresariales como bases de datos CRM. Habilita las llamadas con un solo clic, las llamadas en línea desde tu sitio web y mucho más con la comunicación basada en IP.
Beneficios de la voz sobre IP
Históricamente, los sistemas telefónicos de clase empresarial han sido caros. Estaban fuera del alcance de cualquier pequeña empresa. Ahora VoIP e IP-PBX alojados permiten a todos competir en igualdad de condiciones. Voz sobre IP te dará:
Beneficios de eficiencia y productividad
Imagina el tiempo que puedes ahorrar al automatizar procesos relacionados con las llamadas, como el enrutamiento y reenvío. Tus trabajadores no tienen que perder tiempo administrando llamadas, correos electrónicos y mensajes de voz. Es mejor que sigan con las tareas más importantes.
La mayoría de los empleados se quejan de tener que cambiar entre diferentes herramientas durante el día. No solo hace perder tiempo, sino que también interrumpe su proceso de pensamiento. ¿A quién le gusta las interrupciones constantes cuando se trabaja contrarreloj o en un proyecto crucial? Agiliza esos flujos de trabajo con comunicación unificada y VoIP.
Privacidad y seguridad
Como compañía de servicios financieros, necesitas un sistema que sea seguro y proteja tu privacidad, así como la de tus clientes. Incluso si una empresa piensa que no es importante, es probable que el Gobierno no comparta tus opiniones. Cualquier sistema VoIP envía llamadas de voz a través de Internet, lo que te deja vulnerable a piratas informáticos. Por lo tanto, tus teléfonos necesitan las mismas protecciones que cualquier otro dispositivo conectado a Internet.
Flexibilidad y escalabilidad
¿Alguna vez tuviste que cambiar de proveedor pero no pudiste debido a los contratos? ¿Qué pasa cuando necesitas agregar nuevas líneas debido a una demanda sospechosamente alta o viceversa? Con los sistemas tradicionales, tenías que pagar para hacer cualquier cosa. No podías agregar un nuevo número inmediatamente si quisieras. Si un empleado se mudaba de una oficina a otra, tenías que darle un nuevo número.
La voz sobre IP es flexible y te permite escalar tu negocio. Compra tantas líneas y números como necesites. Siempre puedes agregarlos o eliminarlos más tarde. Añade nuevas líneas casi al instante. ¿Y la mejor parte? La industria de VoIP no hace contratos.
Para una compañía de servicios financieros, un sistema fiable y completo en cuanto a características ya no es un lujo. Es una necesidad. Gracias a VoIP, ahora está disponible para todos. ¡Actualiza a voz sobre IP y observa cómo marca la diferencia en tu oficina.
