En la era digital los consumidores interactúan con las marcas a través de múltiples canales. Desde llamadas telefónicas hasta redes sociales, los contact centers omnicanales han emergido como una solución clave para mejorar la experiencia del cliente y optimizar las operaciones internas.
En este post, exploraremos en profundidad qué es un contact center omnicanal, sus características, beneficios, diferencias con el modelo multicanal, y cómo VoIPstudio puede ayudar a facilitar esta transición.
¿Qué es un Contact Center Omnicanal?
Un contact center omnicanal es una infraestructura de servicio al cliente que permite a los agentes gestionar interacciones a través de múltiples canales de comunicación desde una única plataforma integrada. Esto incluye canales tradicionales como el teléfono y el correo electrónico, así como canales digitales más recientes como el chat online, las redes sociales y aplicaciones de mensajería instantánea.
Objetivo principal del omnicanalidad: ofrecer una experiencia fluida y consistente al cliente, independientemente del canal que elijan para interactuar con la empresa. El enfoque omnicanal permite que los clientes puedan cambiar de canal durante su interacción sin perder continuidad en la comunicación o tener que repetir información.
Diferencias con un Contact Center Multicanal
Aunque los términos «omnicanal» y «multicanal» a menudo se usan indistintamente, existen diferencias clave entre estos dos enfoques:
- Integración de Canales: En un contact center multicanal, los canales de comunicación funcionan de manera independiente. Esto significa que las interacciones de un cliente en un canal no están necesariamente conectadas con sus interacciones en otro. En cambio, un enfoque omnicanal integra todos los canales en una sola plataforma, proporcionando una experiencia más coherente.
- Experiencia del Cliente: La experiencia del cliente en un entorno multicanal puede ser inconsistente, ya que cada canal opera de forma aislada. En un entorno omnicanal, la experiencia es uniforme y fluida, independientemente del canal utilizado.
- Eficiencia Operativa: Los contact center omnicanales tienden a ser más eficientes porque los agentes tienen acceso a toda la información relevante desde una única interfaz, lo que reduce los tiempos de manejo y mejora la productividad.
Anteriormente, ya hablamos de cómo evolucionar un contact center multicanal a omnicanal.
Características de un Contact Center Omnicanal
Para entender mejor el valor de un contact center omnicanal, es importante detallar sus características principales:
Integración de Canales de Comunicación
Todos los canales, ya sean digitales o tradicionales, están integrados en una sola plataforma. Esto significa que un agente puede ver todas las interacciones pasadas del cliente, independientemente del canal utilizado.
Vista Unificada del Cliente
Un enfoque omnicanal proporciona a los agentes una vista completa y unificada del cliente, lo que incluye su historial de interacciones, preferencias y comportamientos. Esto permite un servicio más personalizado y eficiente.
Automatización
Las herramientas como los chatbots y los sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) permiten a los clientes resolver problemas simples por sí mismos, mientras que los agentes se enfocan en casos más complejos.
Enrutamiento Inteligente de Llamadas y Mensajes
Las plataformas omnicanales utilizan tecnologías avanzadas para enrutar las consultas de los clientes al agente más adecuado, mejorando la eficiencia del servicio.
Análisis y Reportes en Tiempo Real
Los contact center omnicanales pueden contar con herramientas de análisis que permiten monitorear el rendimiento de los agentes, la satisfacción del cliente y otros KPIs en tiempo real.
Beneficios de un Contact Center Omnicanal
Adoptar un contact center omnicanal trae consigo numerosos beneficios, que abarcan desde la mejora en la experiencia del cliente hasta la optimización de recursos.
Consejo del experto
Implementar la omnicanalidad no solo mejorará la experiencia del cliente, sino que también optimizará tus operaciones. Es el momento de lograr una ventaja competitiva en un mercado cada vez más exigente
A continuación, te presentamos algunos de los principales beneficios:
Mejora de la Experiencia del Cliente
Un enfoque omnicanal permite interacciones más fluidas y personalizadas:
- Interacción Fluida: Los clientes no tienen que repetir su problema si cambian de canal (por ejemplo, de chat a llamada telefónica).
- Personalización: Los agentes tienen acceso a datos históricos del cliente, lo que permite una atención personalizada.
Mayor Eficiencia Operativa
Al centralizar la información y los canales de comunicación, se logra una gestión más eficiente de las interacciones:
- Reducción de Tiempo de Gestión: Al tener toda la información en una sola plataforma, los agentes pueden resolver las consultas más rápidamente.
- Mejora en la Productividad del Agente: Los agentes pueden manejar múltiples consultas de diferentes canales desde un solo panel de control.
Aumento de la Retención de Clientes
Un servicio coherente y de alta calidad mejora la retención de clientes:
- Mejora en la Satisfacción del Cliente: Una experiencia más coherente y sin fricciones lleva a mayores niveles de satisfacción y lealtad del cliente.
- Reducción de la Tasa de Abandono: Los clientes satisfechos son menos propensos a cambiar de proveedor.
Optimización de Recursos y Reducción de Costes
La automatización y la integración de canales facilitan un uso más eficiente de los recursos:
- Automatización de Procesos: La automatización de tareas repetitivas permite a los agentes centrarse en interacciones más complejas y de mayor valor.
- Reducción de Costes Operativos: La integración de todos los canales en una sola plataforma reduce la necesidad de múltiples sistemas y sus costes asociados.
Mejores Prácticas para Implementar un Contact Center Omnicanal
Adoptar un enfoque omnicanal en tu contact center requiere una planificación cuidadosa y una implementación estratégica. Aquí te presentamos algunas de las mejores prácticas para lograr una transición exitosa:
Evaluación de las Necesidades del Cliente
Antes de implementar cualquier herramienta o plataforma, es fundamental entender las necesidades y preferencias de tus clientes. Realiza encuestas, analiza datos de interacciones previas y segmenta a tus clientes para adaptar los canales de comunicación a sus preferencias.
Selección de Canales Adecuados
No todos los canales son igualmente efectivos para todos los negocios. Prioriza los canales de comunicación que sean más relevantes para tu base de clientes. Esto podría incluir:
- Canales Tradicionales: Teléfono y correo electrónico.
- Canales Digitales: Chat online, redes sociales, mensajería instantánea.
Formación y Capacitación de Agentes
Forma a tus agentes para que puedan manejar múltiples canales de manera eficaz. Esto incluye:
- Habilidades de Multitarea: Los agentes deben poder gestionar varias conversaciones simultáneamente.
- Conocimiento de Productos y Servicios: Coaching continuo de tus agentes para lograr gestionar consultas complejas en cualquier canal.
Integración Tecnológica Eficiente
Asegúrate de que todas tus herramientas y plataformas tecnológicas estén perfectamente integradas. Esto implica:
- Plataformas de CRM: Integración con sistemas de gestión de relaciones con el cliente para una vista unificada del cliente.
- Sistemas de Comunicación: Utilizar una plataforma que unifique voz, video y texto en un solo lugar.
Monitoreo y Análisis Continuos
Utiliza herramientas de análisis para monitorear el rendimiento del contact center y la satisfacción del cliente. Implementa mejoras continuas basadas en:
- KPIs Clave: Métricas esenciales de llamadas como el tiempo promedio de gestión, tasa de resolución en la primera llamada o la satisfacción del cliente.
- Feedback del Cliente: Revisión periódica de comentarios y sugerencias para ajustar y mejorar la experiencia del cliente.
Automatización de Tareas Repetitivas
Implementa automatización para reducir la carga de trabajo de los agentes y mejorar la eficiencia operativa. Esto puede incluir:
- Chatbots y Respuestas Automáticas: Para consultas frecuentes y de bajo valor.
- Enrutamiento Inteligente de Llamadas y Mensajes: Asegurar que las consultas se dirijan al agente más adecuado.
Ventajas de VoIPstudio en el Camino Hacia la Omnicanalidad
En VoIPstudio, sabemos que la transición a un contact center omnicanal puede parecer tediosa, pero estamos aquí para hacerlo más fácil. Nuestra plataforma VoIP avanzada ofrece una serie de características que facilitan la transición a la omnicanalidad.
Con un enfoque en la facilidad de uso, escalabilidad y las capacidades de integración, VoIPstudio es ideal para empresas de todos los tamaños que buscan mejorar sus operaciones de contact center.
Integra las Llamadas Telefónicas con otros Canales de Comunicación
VoIPstudio se integra con plataformas omnicanal como Zendesk, Zoho, o HubSpot para añadir la funcionalidad de telefonía a los canales de comunicación de los contact center. Veremos brevemente las principales ventajas de esta integración con cada una de estas plataformas:
1. Integración de VoIPstudio con Zendesk
- Integración Sencilla: VoIPstudio ofrece un manual de integración VoIPstudio con Zendesk disponible para seguirlo paso a paso.
- Sincronización de Datos: Permite sincronizar contactos y registrar automáticamente las llamadas como tickets o interacciones dentro de Zendesk.
- Click-to-Call: Los agentes pueden realizar llamadas directamente desde la interfaz de Zendesk con un solo clic.
Consulta aquí los beneficios de integrar VoIPstudio con Zendesk.
2. Integración con Zoho
- Integración Sencilla: Consulta en nuestro manual de integración cómo se conecta VoIPstudio con Zoho CRM para agregar funcionalidades de telefonía.
- Registros Automáticos: Las llamadas entrantes y salientes se registran automáticamente en Zoho, manteniendo un historial de comunicaciones.
- Notificaciones en Tiempo Real: Los agentes reciben notificaciones instantáneas de llamadas entrantes dentro de Zoho CRM.
3. Integración con HubSpot
- Integración Sencilla: VoIPstudio puede integrarse con HubSpot facilmente siguiendo nuestro manual de integración.
- Gestión Unificada de Contactos: Sincronización de contactos y registro automático de llamadas, lo que permite a los agentes ver el historial completo de interacciones de un cliente.
- Automatización de Tareas: Configuración de automatizaciones para seguir con flujos de trabajo específicos tras las llamadas, como enviar correos de seguimiento o actualizar la información de clientes.
Integración con Otras Herramientas Omnicanales
VoIPstudio permite la integración con otras herramientas de voz, chat, video y otros canales en una sola plataforma, asegurando que los agentes tengan toda la información del cliente al alcance de su mano.
Interfaz Intuitiva
Con una interfaz fácil de usar, los agentes pueden manejar múltiples interacciones desde diferentes canales sin esfuerzo, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
Automatización y Enrutamiento Inteligente
Nuestra plataforma soporta la automatización de tareas y el enrutamiento inteligente de llamadas, asegurando que los clientes sean dirigidos al agente más adecuado en función de sus necesidades.
Análisis y Reportes en Tiempo Real
VoIPstudio ofrece funcionalidad de análisis e informes que permiten a los supervisores monitorear el rendimiento en tiempo real, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
Escalabilidad y Flexibilidad
A medida que tu negocio crece, VoIPstudio te permite añadir nuevos agentes de manera inmediata. Si dejas de necesitarlos los puedes eliminar para no tener que pagar por recursos que no utilizas.
Reducción de Costes
Al unificar todos los canales en una sola plataforma basada en la nube, las empresas pueden reducir significativamente sus costes operativos y de mantenimiento.
Planes y precios de VoIPstudio
- Prueba gratuita:
- 30 días gratis sin necesidad de tarjeta de crédito y sin compromiso.
- Incluye 200 minutos de llamadas y usuarios ilimitados.
- Pago por Uso:
- Coste: Desde 3,99 € por usuario/mes.
- Ideal para empresas que hacen pocas llamadas, pagando solo por las llamadas realizadas a precios muy competitivos (desde 1 cént./minuto).
- Plan 2000:
- Coste: 14,99 € por usuario/mes.
- Incluye 2.000 minutos al mes por usuario para llamadas a más de 45 países.
- Proporciona un número por cada usuario y acceso a todas las funciones avanzadas de VoIPstudio.
- Plan Enterprise:
- Coste: Personalizado según las necesidades específicas de grandes empresas.
- Ideal para empresas que requieren un gran número de usuarios o números de teléfono.
Preguntas frecuentes sobre omnicanalidad en contact center
¿Qué es un contact center omnicanal?
Un contact center omnicanal es una plataforma de servicio al cliente que integra múltiples canales de comunicación (teléfono, chat, email, redes sociales) en una sola interfaz, permitiendo una experiencia continua y coherente para los clientes.
¿Cuáles son los beneficios de un contact center omnicanal?
Los beneficios incluyen una mejor experiencia del cliente, mayor eficiencia operativa, reducción de tiempos de respuesta, retención de clientes y una vista unificada de todas las interacciones con el cliente.
¿Cuál es la diferencia entre omnicanal y multicanal?
Omnicanal integra todos los canales de comunicación en una sola plataforma para ofrecer una experiencia coherente, mientras que multicanal utiliza varios canales que no están necesariamente conectados, lo que puede resultar en experiencias fragmentadas.
¿Qué herramientas son necesarias para implementar un contact center omnicanal?
Se necesitan plataformas de comunicaciones unificadas, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), enrutamiento inteligente de llamadas, herramientas de análisis de datos y automatización de interacciones, como chatbots.
¿Cómo puede mejorar la omnicanalidad la eficiencia del contact center?
La omnicanalidad permite a los agentes acceder a toda la información del cliente desde una única plataforma, reducir los tiempos de manejo de llamadas y ofrecer respuestas más rápidas y precisas, mejorando la productividad general del contact center.
