MeteoGroup mejoró sus comunicaciones y productividad con VoIPstudio
Sector
Meteorología
Tamaño de la empresa
500-1.000 empleados
Sede central
Utrecht, Países Bajos
Fundación
1986
Acerca de
MeteoGroup era uno de los proveedores líderes a nivel mundial de soluciones integrales meteorológicas B2B. Sus servicios de investigación y previsión ayudaban a empresas y organizaciones a tomar decisiones críticas más eficaces. Fundada en 1986 como la primera empresa meteorológica del sector privado en Europa, MeteoGroup operaba oficinas en 17 países.
El reto
Algunas de las oficinas de MeteoGroup eran grandes, con hasta 150 empleados, mientras que otras eran mucho más pequeñas, con solo unos pocos empleados. Además, algunos de los meteorólogos de la empresa trabajaban a distancia desde casa. Cuando el grupo decidió abrir una nueva oficina en Canadá, una solución VoIP se convirtió en la opción evidente debido a su flexibilidad, funcionalidad y potencial de ahorro de costes.
La instalación de un sistema PBX físico no se consideró práctica. El objetivo a largo plazo, liderado por Epco Dijk, Responsable de Tecnología, era eliminar el uso de múltiples proveedores de telecomunicaciones y sistemas dispares en varias oficinas y regiones. El objetivo era gestionar y configurar de forma centralizada todos los sistemas de telecomunicaciones para el personal, independientemente de su ubicación.
Aunque el equipo había explorado previamente proveedores de VoIP, esos esfuerzos se encontraron con dificultades, incluyendo problemas de calidad y dificultades técnicas.
Nuestra oficina en Manila tenía problemas, porque nuestro proveedor no tenía un centro de datos asiático, por lo que la calidad de las llamadas se veía afectada. Cuando descubrimos VoIPstudio, nos complació ver que tienen centros de datos distribuidos. Una vez que empezamos a hablar con ellos, pronto nos dimos cuenta de que podían hacer todo lo que queríamos.
Epco Dijk
Responsable de IT en MeteoGroup
La solución
MeteoGroup comenzó su implementación de VoIPstudio con sus operaciones canadienses, dando soporte a alrededor de 8-10 usuarios. Tras el éxito de la implementación allí, la empresa amplió el despliegue a oficinas en Inglaterra, Polonia, Escocia, Irlanda, España y Francia. Había planes para extender la solución a oficinas más grandes en Bélgica, Alemania y los Países Bajos durante 2017. Una vez totalmente implementada, se esperaba que la plataforma diera soporte a aproximadamente 500 usuarios en toda la organización.
Una de las principales ventajas de la adopción de VoIPstudio fue la facilidad con la que la solución de telecomunicaciones podía desplegarse tanto para usuarios nuevos como existentes. En Estados Unidos, por ejemplo, los meteorólogos remotos pudieron configurar sus sistemas rápidamente y sin complicaciones. La plataforma también permitió una personalización perfecta para satisfacer las necesidades únicas de las diferentes ubicaciones. En Canadá, por ejemplo, las preferencias locales, como un formato de hora de 12 horas y visualizaciones de fecha específicas de la región, se adaptaron a través de plantillas de aprovisionamiento personalizadas. Estas configuraciones se gestionaron de forma centralizada, y los dispositivos aplicaron automáticamente la configuración correcta al conectarse.
Me ha parecido que son muy, muy receptivos y están dispuestos a ayudar. Por ejemplo, tenemos un directorio corporativo donde podemos encontrar a todos nuestros usuarios en un sistema central. Eso iba a ser enviado en texto plano a través de Internet, pero nuestro responsable de seguridad no estaba contento con la solución. Así que VoIPstudio propuso una solución que implicaba una pasarela SSL que canaliza el tráfico hacia el directorio corporativo de una manera segura. Nuestro responsable de seguridad está contento y ahora tenemos el directorio en funcionamiento.
Epco Dijk
Responsable de IT en MeteoGroup
Tenemos una visión clara de los costes generales y, lo que es más importante, solo una factura.
Tenemos todo en un solo lugar: un entorno de gestión centralizado donde puedo solicitar números en todo el mundo. Sin duda, estoy muy contento con VoIPstudio.
Epco Dijk
Responsable de IT en MeteoGroup
El impacto
La facilidad de gestión de la solución VoIPstudio demostró ser una gran ventaja para MeteoGroup, ayudando a mejorar la eficiencia general de la comunicación al tiempo que se reducía la carga de trabajo de los equipos de soporte interno.
La empresa pudo centralizar todo su entorno de telecomunicaciones, lo que permitió al equipo gestionar números globales desde una única interfaz. Ya sea solicitando un número en Berlín o en Tokio, todas las operaciones se gestionaron dentro del mismo sistema. Esto proporcionó una visión completa de la estructura de telefonía de toda la organización, incluyendo los desgloses geográficos y las asignaciones de números. La visibilidad de los costes también mejoró significativamente, con una visión clara del gasto total y la comodidad de recibir una sola factura mensual consolidada. Todas las funciones esenciales estaban incluidas, eliminando la necesidad de complementos separados y simplificando la gestión del presupuesto.
Se observaron mejoras en la productividad mediante el uso de funciones como el desvío de llamadas y los grupos de llamada. La sala meteorológica geográficamente distribuida de MeteoGroup, que conecta a miembros del equipo de países como el Reino Unido, los Países Bajos y Alemania, funcionó de forma más fluida. Una sola llamada podía sonar en varios países simultáneamente, algo que no habría sido factible con un sistema PBX tradicional.
Tenemos una sala meteorológica dividida geográficamente, con diferentes personas que se unen desde, por ejemplo, el Reino Unido, los Países Bajos y Alemania, pero todos son accesibles en el mismo número. Con una sola llamada, hay un teléfono que suena en tres países. Eso no sería posible con una PBX tradicional.
Epco Dijk
Responsable de IT en MeteoGroup
VoIPstudio ofreció una plataforma de telecomunicaciones fácil de usar y de configurar, con sólidas herramientas de gestión y opciones de personalización flexibles. El servicio evolucionó constantemente para satisfacer las necesidades de los usuarios, contribuyendo a una experiencia de comunicación más ágil y eficaz en toda la empresa.
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