Cómo Simpro ahorró hasta un 80% en su sistema telefónico empresarial con VoIPstudio
Sector
Servicios y software empresariales
Tamaño de la empresa
501-1.000 empleados
Sede central
Brisbane, Australia
Fundación
2002
Acerca de
simPRO Software forma parte de simPRO Group, fundada en Brisbane, Australia, en 2002. La empresa desarrolla soluciones de software en la nube diseñadas para facilitar la gestión de negocios comerciales mediante la optimización de los flujos de trabajo, desde la estimación de proyectos hasta la prestación de servicios y el procesamiento de pagos.
simPRO ofrece servicios que son vitales para el funcionamiento de las empresas comerciales y sus clientes necesitan niveles de soporte excepcionales. Para garantizar esto, la empresa mantiene call centers en cada uno de los países donde trabaja.
El reto
Las soluciones de simPro son utilizadas por una amplia gama de comercios, incluyendo empresas de electricidad, redes de datos, fontanería y calefacción, seguridad, servicios de construcción y gestión de instalaciones, así como empresas de servicios solares y energéticos. SimPRO ha abierto oficinas en Nueva Zelanda, el Reino Unido y los Estados Unidos, y tiene prevista una mayor expansión. La empresa cuenta actualmente con más de 150 empleados, 2.500 clientes y 80.000 usuarios.
simPRO migró de las líneas fijas tradicionales a un proveedor de VoIP para sus oficinas australianas alrededor de 2010, pero aunque se beneficiaron de los ahorros de costes, el proveedor no pudo ayudar a la empresa a alcanzar su objetivo real: una solución global de telecomunicaciones para todas sus oficinas que transformaría la eficacia de los call centers.
Empezamos a analizar cómo funcionan nuestros servicios para nosotros a nivel global y no solo a nivel de cada país. Cuando establecimos por primera vez nuestras oficinas en el extranjero, no pudimos encontrar un proveedor que pudiera gestionar todos los requisitos de nuestras oficinas, por lo que terminamos con diferentes proveedores en cada país. Eso era un gran problema. En algunos casos, eso significaba tener PBX físicas en la oficina, lo que no era lo que queríamos. Nuestro objetivo era no tener ninguna infraestructura física, de modo que, si, por ejemplo, hay un incendio en una oficina, se pueda fácilmente pasar a un modelo de teletrabajo.
También queríamos utilizar el mismo sistema en todas las oficinas, porque eso permite que la interconexión de llamadas sea mucho más sencilla y rentable. Nos permitiría introducir una metodología de 'seguir el sol' para nuestros call centers. Cada oficina está en una zona horaria diferente, por lo que podemos hacer que el enrutamiento de llamadas siga la hora del día en las distintas oficinas. Puede que sea medianoche en Australia, pero las llamadas de soporte pueden ir directamente al call center del Reino Unido, que está operativo. Eso significa que estamos mejorando el nivel de servicio a los clientes.
Jonathan Eastgate
Director de Tecnología de simPRO Software Group
La solución
La implementación de VoIPstudio en simPRO fue rápida, sencilla y sin complicaciones. Con aproximadamente 170 extensiones implementadas en cuatro países, el proceso de migración podría haber supuesto un reto, pero se completó sin problemas, con transferencias de números que se produjeron en el plazo previsto. El único requisito por parte de simPRO era tener un dispositivo telefónico o un software SIP instalado en los PC de los usuarios, lo que hizo que todo el proceso de configuración fuera extraordinariamente sencillo.
La empresa hace un uso extensivo de las funciones de operadora virtual de voz interactiva (IVR) y de cola de llamadas de VoIPstudio. Su panel de administración, intuitivo y flexible, permite al equipo configurar y adaptar el sistema fácilmente para que se adapte a las necesidades cambiantes. Con miembros del equipo repartidos por diferentes regiones, cualquiera puede acceder al sistema y realizar los cambios necesarios, independientemente de su ubicación, lo que garantiza una asistencia a los clientes las 24 horas del día.
Las ventajas principales de usar VoIPstudio son la facilidad de implementación, la facilidad de gestión y la facilidad de uso.
Hemos logrado un porcentaje de reducción de costes de alrededor del 40% en comparación con nuestro anterior proveedor de VoIP. Así que, en comparación con los teléfonos fijos, el ahorro estaría en torno al 70% u 80%.
Jonathan Eastgate
Director de Tecnología de simPRO Software Group
El impacto
Desde que se cambió a VoIPstudio, simPRO ha experimentado una mejora significativa en la calidad de las llamadas en comparación con sus anteriores proveedores de VoIP. El soporte ha sido útil, rápido y receptivo, y VoIPstudio también ha demostrado una gran voluntad de escuchar los comentarios de los clientes y considerar las sugerencias sobre nuevas funciones.
La empresa también ha ganado mayor agilidad. Como empresa de rápido crecimiento, la capacidad de configurar rápida y fácilmente la infraestructura de telecomunicaciones para nuevas oficinas y call centers ha demostrado ser esencial. Se pueden solicitar nuevos números de teléfono y líneas gratuitas a través del panel de control y activarlos en cuestión de segundos, lo que agiliza los esfuerzos de expansión.
El hecho de que pueda solicitar nuevos números de teléfono y números de llamada gratuitos a través del panel de control y tenerlos disponibles en unos pocos segundos es increíble.
Jonathan Eastgate
Director de Tecnología de simPRO Software Group
Las principales ventajas de VoIPstudio para simPRO incluyen la facilidad de implementación, la sencillez de la gestión y el funcionamiento fácil de usar. Estas ventajas, combinadas con un ahorro de costes medible, han tenido un gran impacto en sus operaciones. Los costes generales de las llamadas se han reducido en aproximadamente un 40% en comparación con su anterior proveedor de VoIP, y entre un 70 y un 80% en comparación con los servicios de línea fija tradicionales. La gestión de los números gratuitos también es significativamente más rentable con VoIPstudio que con otros proveedores.
En conjunto, estas mejoras no solo han impactado en la eficiencia operativa, sino que también han aportado importantes beneficios económicos, lo que convierte a VoIPstudio en un activo valioso en el crecimiento continuo de simPRO.
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