Wskazówki dotyczące prowadzenia skutecznych rozmów konferencyjnych

Spotkania odbywają się w firmach bardzo często i stanowią niezbędne narzędzie komunikacji między współpracownikami. Nie zawsze odbywają się jednak na żywo. Spotkania na żywo są skuteczne i produktywne, ale nie zawsze masz możliwość ich organizacji. W wielu przypadkach możesz zastąpić je rozmowami konferencyjnymi, dzięki którym osiągniesz ten sam cel, co na zwykłym spotkaniu.

Trwająca pandemia jest świetnym przykładem na to, że spotkania nie zawsze muszą odbywać się na żywo. Nawet przed jej wybuchem tysiące firm przeprowadzały spotkania wirtualne w postaci rozmów konferencyjnych. W rozwiniętej firmie pracownicy przeważnie nie pracują w jednym biurze. Być może istnieje potrzeba spotkania z dostawcami lub partnerami w różnych krajach, a nawet po drugiej stronie kuli ziemskiej.

W większości takich sytuacji nadal możliwe jest spotkanie osobiste – nie dotyczy to jednak pandemii. Oznacza to jednak, że jeśli koniecznie potrzebujesz spotkać się osobiście, może to być kosztowne, czasochłonne i po prostu niepraktyczne. Zastąpienie spotkań na żywo rozmowami konferencyjnymi pozwoli zdziałać więcej w krótszym czasie i pochłonie mniej zasobów (czas, energia, pieniądze).

Wskazówki dla skutecznych rozmów konferencyjnych

Prawdopodobnie uczestniczyłeś już w wielu rozmowach konferencyjnych, podobnie jak w wielu spotkaniach w biurze. Nie wszystkie rozmowy konferencyjne są jednak takie same. Zdarza się, że uczestnicy się spóźniają, nie mogą dojść do porozumienia i każdy czuje, że rozmowa była stratą czasu. Zdarza się również, że prowadzący spotkanie jest przygotowany, uczestnicy dokładnie przedyskutują problem i zostaną podjęte ważne decyzje. Oczywiście kierownicy firm preferują drugą opcję i mniejsze zamieszanie.

Prowadzenie efektywnej rozmowy konferencyjnej wymaga jednak umiejętności i doświadczenia. Niektóre z poniższych wskazówek dotyczą każdego rodzaju spotkania – na żywo i nie tylko. Musisz jednak zdawać sobie sprawę z dodatkowych aspektów lub różnic przy spotkaniu wirtualnym, z wideo czy bez. Oto kilka wskazówek, dzięki którym będziesz prowadzić najbardziej skuteczne rozmowy konferencyjne w twojej firmie.

Co należy wziąć pod uwagę przed rozpoczęciem rozmowy

Podobnie jak w przypadku każdego innego spotkania, powinieneś rozważyć kilka działań jeszcze przed jego rozpoczęciem. Pamiętaj, że rozmowy konferencyjne opierają się na technologii i mogą wymagać więcej przygotowań niż rezerwacja pokoju na spotkanie. Dla osób, które nigdy nie uczestniczyły w rozmowie konferencyjnej i nie wykorzystywały tego rozwiązania, samo uczestnictwo może być przygodą.

Pamiętaj, że wszystkie rozmowy konferencyjne są wyjątkowe. Być może jedna osoba potrzebuje wprowadzenia, a pozostali uczestnicy już wszystko wiedzą. To samo dotyczy przypadku rozmowy konferencyjnej, gdzie każdy pracownik znajduje się w innym miejscu oraz spotkania, gdzie zdalnie łączy się tylko część uczestników.

1. Przetestuj sprzęt

Przetestuj sprzęt na długo przed rozpoczęciem rozmowy konferencyjnej. To dotyczy nie tylko komputera. Sprawdź połączenie z internetem, zestaw słuchawkowy, którego będziesz używać i wszelki sprzęt, jakiego możesz potrzebować. Nie zapomnij przetestować oprogramowania, szczególnie jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z danego rozwiązania. Gdy już upewnisz się, że wszystko działa poprawnie, przypomnij pozostałym uczestnikom, aby zrobili to samo. Zaproponuj, że w razie potrzeby pomożesz im w konfiguracji sprzętu. To wszystko brzmi jak sporo dodatkowej pracy, ale dzięki niej będziesz zaskoczony skutecznością rozmów konferencyjnych.

Wiele firm korzysta z osobnego systemu do rozmów konferencyjnych, który nie jest połączony ze zwykłym telefonem. To sprawia, że pracownikom trudniej jest się odnaleźć, jeśli nie korzystają z tego rozwiązania każdego dnia. Zamiast tego możesz rozważyć systemu telefonii firmowej z wbudowaną usługą prowadzenia rozmów konferencyjnych. Hostowana usługa VoIP to doskonałe rozwiązanie, gdy potrzebujesz regularnie prowadzić rozmowy konferencyjne.

2. Opanuj obsługę sprzętu i oprogramowania

Gdy już wiesz, jak działa sprzęt i oprogramowanie, czas poznać je lepiej. Powinieneś znać oprogramowanie i być w stanie zlokalizować przyciski włączające i wyłączające wyciszenie. Dźwięki tła kilku uczestników spotkania lub domowe hałasy, gdy ktoś pracuje zdalnie, są ostatnią rzeczą, jaką masz ochotę słyszeć.

Inne funkcje, jakie należy znać, to włączanie i wyłączanie kamery. Często zdarza się, że rozmowa zostaje przerwana przez nagłe zniknięcie jednego z uczestników lub gdy ktoś przypadkowo włączy kamerę. Upewnij się również, że potrafisz wrócić do rozmowy, jeśli będziesz musiał przerwać połączenie lub gdy zostanie przerwane z innego powodu.

3. Wyznacz warunki rozmowy

To również musisz zrobić z dużym wyprzedzeniem, a nawet przed rozesłaniem harmonogramu spotkania. Wyznacz warunki rozmowy konferencyjnej:

• Zezwalasz na połączenie wideo czy nie?
• Czy można włączyć się z audio?
• Czy uczestnicy mogą włączać się wyłącznie na istotne dla nich części spotkania, czy każdy musi być obecny przez całe spotkanie?
• Czy rozmowa będzie trwać przez ustalony czas, czy do momentu, aż zostanie podjęta konkretne decyzja?

Te szczegóły są ważne, ponieważ dzięki nim każdy będzie wiedział, jak się przygotować. Chyba nie chcesz zaskakiwać pracowników czterogodzinną rozmową konferencyjną zaplanowaną na poniedziałkowy poranek bez uprzedniego powiadomienia?

4. Roześlij harmonogram

Po wyznaczeniu warunków nadchodzi czas na rozesłanie harmonogramu spotkania. Może to brzmieć staroświecko, ale harmonogram pomaga uczestnikom spotkania zrozumieć jego cel. Ustalenie harmonogramu spotkania zwiększa szanse, że będzie ono skuteczne. Wyznacz jasno temat spotkania, godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, nazwiska i stanowisko uczestników oraz inne niezbędne szczegóły. Jeśli w rozmowie będzie uczestniczyć wiele osób, dobrym pomysłem jest wyznaczenie osoby sporządzającej notatki lub nagrywającej rozmowę, co pozwala na późniejsze zanotowanie potrzebnych informacji.

5. Dołącz przed czasem rozpoczęcia

Prowadzący spotkanie – w tym przypadku to ty – zawsze powinien dołączyć do spotkania przynajmniej 5 minut przed jego planowanym rozpoczęciem. Nikt nie będzie zadowolony, jeśli prowadzący się spóźni. Bądź przygotowany na luźną pogawędkę w trakcie oczekiwania na wszystkich uczestników. Nie rozpoczynaj oficjalnego wstępu, zanim wszyscy dołączą do spotkania; poświęć kilka minut na rozmowę z obecnymi uczestnikami.

Podczas rozmowy

Wszyscy są już obecni i możesz zacząć rozmowę konferencyjną. Co teraz? Rzucić się w wir spotkania, skoro wszyscy uczestnicy się znają? Niezależnie od kontekstu istnieje kilka spraw, o które musisz zadbać podczas rozmowy, aby spotkanie było produktywne.

1. Przypomnij harmonogram

To prosty sposób na rozpoczęcie konwersacji. Przypomnij o rozesłanym harmonogramie i zapytaj, czy ktoś chciałby dodać coś od siebie. Pozwoli ci to mieć kontrolę nad przebiegiem spotkania i sprawi, że nie będziesz marnować czasu na nieistotne tematy.

2. Przedstaw się

Powinieneś nie tylko przedstawić się na początku spotkania, ale również przedstawić innych. To dobry pomysł, nawet jeśli znasz wszystkich uczestników. Możesz również poprosić ich, aby przedstawili się sami. Możesz pominąć ten krok jedynie w przypadku, gdy regularnie prowadzisz spotkania z tą samą grupą osób lub gdy wszystkie z nich pracują razem.

3. Zwracaj się do uczestników po imieniu, aby każdy wiedział, kto się wypowiada

Ta ważna wskazówka pomaga uniknąć wielu nieporozumień, ale niewiele osób stosuje się do niej. Podczas spotkania zawsze zwracaj się do konkretnej osoby, gdy zadajesz pytanie lub oczekujesz odpowiedzi. Unikniesz w tej sposób niezręcznych sytuacji, gdy uczestnicy nie wiedzą, kto ma odpowiedzieć, a każdy czeka, aż odezwie się ktoś inny. Wskazuje to również, kto będzie odpowiadać, ponieważ głos niektórych osób przez telefon może brzmieć tak samo.

4. Wycisz swój mikrofon i mikrofon pozostałych uczestników

To zdumiewające, jak wiele osób nie pamięta o tej podstawowej zasadzie rozmów konferencyjnych. Czy naprawdę chcesz, aby inni uczestnicy wiedzieli, że pracujesz w kawiarni, w biurze czy w domu? Co gorsza, dźwięki tła emitowane przez wiele mikrofonów mogą być rozpraszające lub nawet ogłuszające dla innych uczestników rozmowy. Jako osoba prowadząca spotkanie być może masz możliwość wyciszenia uczestnika, więc korzystaj z niej w razie potrzeby.

5. Sprawdzaj czas podczas rozmowy

Podczas rozmowy sprawdzaj co jakiś czas, która jest godzina. Pomoże to uczestnikom spotkania skupić się na temacie i nie będą rozproszeni. To również dobry sposób na uświadomienie uczestnikom, że spotkanie zbliża się do końca.

6. Zadbaj o odpowiednie zakończenie

Gdy dyskusja dobiegnie do końca, zadbaj o odpowiednie zakończenie spotkania. Może to być podsumowanie dyskusji, powtórzenie podjętych decyzji lub przypomnienie uczestnikom o zaplanowanych działaniach. Jeśli spotkanie jest częścią cyklu, przypomnij obecnym o dacie i godzinie kolejnej rozmowy.

Po rozmowie

Czy to już wszystko, co jest potrzebne do przeprowadzenia efektywnej rozmowy konferencyjnej? Jeszcze nie – przed tobą jeszcze trochę pracy nawet po zakończeniu spotkania. Gdy opracujesz notatki ze spotkania, roześlij je wszystkim. Nie zapomnij wspomnieć o decyzjach podjętych na spotkaniu i w razie potrzeby przypomnij wszystkim, na czym skończyło się spotkanie.

Nie zapomnij wspomnieć o terminie następnego spotkania/spotkań lub wszelkich innych działań, jakie musicie podjąć w konsekwencji dyskusji. Możesz również poprosić o opinię zwrotną na temat rozmowy konferencyjnej i rozważyć wprowadzenie usprawnień na kolejnej rozmowie.

Zapisz się na darmową wersję próbną i usprawnij rozmowy konferencyjne z VoIPstudio.