MeteoGroup verbesserte seine Kommunikation und Produktivität mit VoIPstudio

Branche

Meteorologie

Unternehmensgröße

500-1.000 Mitarbeiter

Hauptsitz

Utrecht, Niederlande

Gegründet

1986

Über uns

MeteoGroup war einer der weltweit führenden Anbieter von Full-Service-Wetterlösungen für B2B. Seine Forschungs- und Prognosedienstleistungen unterstützten Unternehmen und Organisationen bei der effektiveren und kritischen Entscheidungsfindung. MeteoGroup wurde 1986 als erstes privates Wetterunternehmen in Europa gegründet und betrieb Niederlassungen in 17 Ländern.

Die Herausforderung

Einige der Niederlassungen von MeteoGroup waren groß und beherbergten bis zu 150 Mitarbeiter, während andere viel kleiner waren und nur wenige Angestellte hatten. Darüber hinaus arbeiteten einige der Prognostiker des UnternehmensRemote von zu Hause aus. Als die Gruppe beschloss, ein neues Büro in Kanada zu eröffnen, wurde eine VoIP-Lösung aufgrund ihrer Flexibilität, Funktionalität und des Potenzials für Kosteneinsparungen zur klaren Wahl.

Die Installation eines physischen PBX-Systems wurde als nicht praktikabel angesehen. Das langfristige Ziel, unter der Leitung von Epco Dijk, Teamleiter des Technology Backoffice, war es, die Nutzung mehrerer Telekommunikationsanbieter und unterschiedlicher Systeme in verschiedenen Büros und Regionen zu eliminieren. Ziel war es, alle Telekommunikationssysteme für Mitarbeiter zentral zu verwalten und zu konfigurieren, unabhängig vom Standort.

Obwohl das Team zuvor VoIP-Anbieter erkundet hatte, stießen diese früheren Bemühungen auf Herausforderungen, darunter Qualitätsprobleme und technische Schwierigkeiten.

Unser Büro in Manila hatte Probleme, weil unser Anbieter kein asiatisches Rechenzentrum hatte, was die Anrufqualität beeinträchtigte. Als wir VoIPstudio entdeckten, freuten wir uns, dass es über verteilte Rechenzentren verfügt. Nachdem wir begonnen hatten, mit ihnen zu sprechen, wurde uns schnell klar, dass sie alles tun konnten, was wir wollten.

Die Lösung

MeteoGroup begann mit der Implementierung von VoIPstudio in seinen kanadischen Betrieben und unterstützte rund 8–10 Benutzer. Nach dem erfolgreichen Einsatz dort erweiterte das Unternehmen die Einführung auf Büros in England, Polen, Schottland, Irland, Spanien und Frankreich. Es waren Pläne vorhanden, die Lösung im Laufe des Jahres 2017 auf größere Büros in Belgien, Deutschland und den Niederlanden auszudehnen. Nach der vollständigen Bereitstellung wurde erwartet, dass die Plattform etwa 500 Benutzer im gesamten Unternehmen unterstützen würde.

Einer der Hauptvorteile der Einführung von VoIPstudio war die einfache Bereitstellung der Telekommunikationslösung für neue und bestehende Benutzer. In den Vereinigten Staaten beispielsweise konntenRemote-Prognostiker ihre Systeme schnell und unkompliziert einrichten. Die Plattform ermöglichte auch eine nahtlose Anpassung an die individuellen Bedürfnisse verschiedener Standorte. In Kanada beispielsweise wurden lokale Präferenzen wie ein 12-Stunden-Zeitformat und regionsspezifische Datumsanzeigen durch benutzerdefinierte Bereitstellungsvorlagen berücksichtigt. Diese Konfigurationen wurden zentral verwaltet, wobei die Geräte beim Verbinden automatisch die richtigen Einstellungen anwendeten.

Ich habe festgestellt, dass sie sehr, sehr reaktionsschnell und hilfsbereit sind. Zum Beispiel haben wir ein Unternehmensverzeichnis, in dem wir alle unsere Benutzer in einem zentralen System finden können. Das sollte als Klartext über das Internet gesendet werden, aber unser Sicherheitsbeauftragter war mit der Vereinbarung nicht zufrieden. Also hat sich VoIPstudio eine Lösung mit einem SSL-Gateway einfallen lassen, das den Datenverkehr auf sichere Weise zum Unternehmensverzeichnis tunnelt. Unser Sicherheitsbeauftragter ist zufrieden und jetzt haben wir das Verzeichnis eingerichtet und in Betrieb.

Wir haben einen klaren Überblick über die Gesamtkosten und, was am wichtigsten ist, nur eine Rechnung.

Wir haben alles an einem Ort – eine zentrale Verwaltungsumgebung, in der ich Nummern auf der ganzen Welt anfordern kann. Zweifellos bin ich sehr zufrieden mit VoIPstudio!

Die Auswirkungen

Die einfache Verwaltung der VoIPstudio-Lösung erwies sich als großer Vorteil für MeteoGroup und trug dazu bei, die allgemeine Kommunikationseffizienz zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbelastung für interne Supportteams zu reduzieren.

Das Unternehmen konnte seine gesamte Telekommunikationsumgebung zentralisieren und dem Team ermöglichen, globale Nummern über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Ob die Anforderung einer Nummer in Berlin oder Tokio, alle Vorgänge wurden innerhalb desselben Systems abgewickelt. Dies bot einen umfassenden Überblick über die gesamte Telefonie-Struktur des Unternehmens, einschließlich geografischer Aufschlüsselungen und Nummernzuweisungen. Auch die Kostentransparenz verbesserte sich deutlich, mit einem klaren Überblick über die Gesamtausgaben und dem Komfort, nur eine konsolidierte monatliche Rechnung zu erhalten. Alle wesentlichen Funktionen waren enthalten, wodurch separate Add-ons überflüssig wurden und die Budgetverwaltung vereinfacht wurde.

Produktivitätssteigerungen wurden durch die Verwendung von Funktionen wie Follow Me und Ring Groups erzielt. Der geografisch verteilte Wetterraum von MeteoGroup – der Teammitglieder aus Ländern wie Großbritannien, den Niederlanden und Deutschland verbindet – funktionierte reibungsloser. Ein einziger Anruf konnte gleichzeitig in mehreren Ländern klingeln, was mit einem herkömmlichen PBX-System nicht möglich gewesen wäre.

Wir haben einen geografisch aufgeteilten Wetterraum, in dem verschiedene Personen aus beispielsweise Großbritannien, den Niederlanden und Deutschland zusammenkommen, aber sie sind alle unter derselben Nummer erreichbar. Mit einem einzigen Anruf klingelt ein Telefon in drei Ländern. Das wäre mit einer herkömmlichen PBX einfach nicht möglich.

VoIPstudio bot eine benutzerfreundliche Telekommunikationsplattform, die einfach zu konfigurieren war, mit starken Verwaltungstools und flexiblen Anpassungsoptionen. Der Service entwickelte sich kontinuierlich weiter, um die Bedürfnisse der Benutzer zu erfüllen, und trug zu einer rationalisierteren und effektiveren Kommunikationserfahrung im gesamten Unternehmen bei.