Jeśli pracujesz w HR, prawdopodobnie już wiesz, że Twoje najcenniejsze umiejętności koncentrują się wokół pracy z ludźmi, a nie ręcznego wprowadzania danych. Nie zmienia to jednak faktu, że oprogramowanie HR staje się coraz bardziej przydatne i popularne.
Od nadzorowania procesu zatrudniania po zwiększanie zaangażowania pracowników, działy HR często zarządzają kilkoma procesami, komunikują się z wieloma osobami i zajmują się wieloma formularzami. Nie trzeba dodawać, że usprawnienie wszystkich tych zadań może zaoszczędzić cenny czas i zasoby.
W tym miejscu pojawia się wybór najlepszej platformy automatyzacji. Automatyzacja HR może pomóc Ci skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach, umożliwiając Twojej małej firmie osiągnięcie długoterminowego sukcesu i skupienie się na przyszłym wzroście. Przyjrzyjmy się, jak potęga automatyzacji może wyglądać w praktyce.
CZYM JEST AUTOMATYZACJA HR?
Automatyzacja HR usprawnia i optymalizuje różne funkcje HR przy użyciu nowoczesnych narzędzi cyfrowych. W ten sposób firmy mogą znacznie poprawić efektywność swojego działu HR, wykorzystując platformy automatyzujące ręczne zadania i procesy, takie jak wprowadzanie danych, administracja benefitami, onboarding pracowników i przetwarzanie płac.
Oprogramowanie do automatyzacji może pomóc zmniejszyć liczbę błędów ludzkich, zwiększyć zgodność, poprawić doświadczenia pracowników i stworzyć możliwości podejmowania decyzji w oparciu o dane. Dzięki temu zespół HR może skupić się na ważniejszych obszarach swojej roli, takich jak pozyskiwanie nowych talentów i szkolenia oraz wspieranie talentów, które już posiadają.
Niektóre przykłady automatyzacji HR obejmują:
- Systemy śledzenia kandydatów (ATS): używane do automatyzacji publikowania ofert pracy, przeglądania CV i procesów rozmów kwalifikacyjnych.
- Samoobsługowe narzędzia: prowadzą nowych pracowników przez materiały wprowadzające, od powitalnych wiadomości e-mail i konfiguracji konta po materiały orientacyjne i rejestrację korzyści.
- Narzędzia do zarządzania wydajnością: automatycznie śledzą wskaźniki wydajności pracowników i pomagają zarządzać ocenami wydajności.
- Oprogramowanie do śledzenia czasu: Pracownicy i kierownicy HR mogą monitorować godziny pracy, nadgodziny, płatne urlopy i tak dalej. To oprogramowanie może również uzgadniać te dane z różnych źródeł, dzięki czemu są czyste i spójne.
- Narzędzia ankiet pracowniczych: dzięki nim pomiar zaangażowania i satysfakcji pracowników jest łatwy dla wszystkich.
- Platformy komunikacyjne: narzędzia takie jak wdrażanie do systemów VoIP, przekierowywanie połączeń, połączenia konferencyjne i szkolenia dla personelu contact center.
AUTOMATYZACJA HR KORZYŚCI MAŁYCH FIRM
Bez względu na branżę lub wielkość, każda firma powinna zwracać uwagę na nowoczesne trendy w automatyzacji. Ale w jaki sposób może to konkretnie przynieść korzyści działom HR w małej firmie?
Usprawnia procesy rekrutacyjne
Narzędzia automatyzacji umożliwiają firmom skuteczne i wydajne przyciąganie, angażowanie i wybieranie najbardziej odpowiednich kandydatów. Jest to nieocenione w odległym świecie, w którym setki kandydatów mogą aplikować z całego świata.
Dzięki wykorzystaniu technologii, takich jak uczenie maszynowe i przetwarzanie języka naturalnego, automatyzacja może pomóc menedżerom ds. zatrudniania w przeglądaniu życiorysów, planowaniu rozmów kwalifikacyjnych i monitorowaniu komunikacji kandydatów, a wszystko to zmniejsza obciążenie administracyjne i błędy ludzkie.
Automatyzacja w zasobach ludzkich może nawet usprawnić proces rekrutacji poprzez:
- Identyfikacja kluczowych umiejętności i wymagań dotyczących pracy.
- Przewidywanie zachowań i wyników kandydatów.
- Zapewnienie zgodności ze stale zmieniającymi się przepisami prawa pracy.
- Zapewnienie pozytywnego doświadczenia kandydata dzięki spersonalizowanej komunikacji i bezproblemowej interakcji.
Poprawia wdrażanie pracowników
Automatyzacja HR znacznie usprawnia wdrażanie pracowników, usprawniając procesy, redukując błędy i pomagając wydajniej pracować.
Uproszczenie procedur, takich jak sprawdzanie przeszłości i gromadzenie ważnych dokumentów, przyspiesza proces wdrażania. Pomaga to upewnić się, że pracownicy mogą dostosować się do swoich ról i pracować wydajniej szybciej niż wcześniej.
Zautomatyzowane platformy umożliwiają również bardziej spersonalizowane, angażujące doświadczenie dla nowych rekrutów dzięki funkcjom takim jak:
- Wirtualne instrukcje.
- Sesje treningowe z przewodnikiem.
- Zautomatyzowane śledzenie wydajności.
To wszystko wpływa na zadowolenie pracowników już od pierwszego dnia pracy. W dłuższej perspektywie prowadzi do bardziej pozytywnego miejsca pracy ze zwiększoną retencją pracowników.
Zarządzanie śledzeniem czasu pracy i obecności
Zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla małych firm. Wdrożenie technologii automatyzacji, takiej jak oprogramowanie do rejestrowania czasu, może zmienić Twoją produktywność, pomagając zarządzać harmonogramami pracowników i dotrzymywać terminów.
Takie oprogramowanie w pełni wykorzystuje dane, umożliwiając wszystkim członkom zespołu śledzenie terminów projektów, identyfikowanie obszarów, w których jesteś przepracowany, oraz delegowanie zadań członkom zespołu z większą elastycznością.
Ponadto menedżerowie mogą wykorzystywać dane do uzyskiwania w czasie rzeczywistym widoku obecności pracowników, wniosków urlopowych i dostępności zespołu. Dzięki tym informacjom możesz w razie potrzeby dostosować terminy lub przenosić pracowników między projektami.
Nie tylko zmniejsza to liczbę błędów, ale także pomaga zrozumieć wzorce pracy pracowników i ogólną produktywność. Umożliwia wyciąganie wniosków i wprowadzanie ulepszeń tam, gdzie jest to konieczne.
Upraszcza zarządzanie wydajnością
Dzięki dedykowanym systemom automatyzacji możesz usprawnić i uprościć zadania związane z zarządzaniem wydajnością, takie jak wyznaczanie celów, śledzenie postępów pracowników i przekazywanie informacji zwrotnych na czas.
Zamiast spędzać czas na ręcznym kompilowaniu danych, masz więcej czasu na ich analizę, co pozwala skupić się na zarządzaniu i rozwijaniu pracowników. Zautomatyzowany proces oparty na danych daje również podstawę do uczciwego i spójnego podejścia do zarządzania pracownikami.
Poprawia samoobsługę pracowników
W dzisiejszej nowoczesnej kulturze pracy istotne jest, aby pracownicy mieli swobodę i elastyczność w zakresie zarządzania odpowiednimi informacjami i uzyskiwania do nich dostępu.
Wdrażanie narzędzi, takich jak oprogramowanie kadrowo-płacowe, zwiększa możliwości pracowników, zapewniając im natychmiastowy dostęp do ważnych danych, takich jak salda urlopów, odcinki wypłat i informacje o świadczeniach. Takie oprogramowanie poprawia doświadczenia pracowników, sprzyjając przejrzystości i zaufaniu w miejscu pracy, umożliwiając pracownikom dostęp i weryfikację ich własnych danych.
Dzięki wdrożeniu oprogramowania płacowego pracownicy mogą z łatwością ubiegać się o urlop, aktualizować dane osobowe, uzyskiwać dostęp do usług wsparcia firmy, a nawet śledzić swój rozwój zawodowy. Uczynienie tych procesów „samoobsługowymi” daje pracownikom poczucie własności i autonomii, co jest bardzo korzystne dla zwiększenia satysfakcji pracowników.
Pomoc w przestrzeganiu przepisów i sprawozdawczości
Narzędzia do automatyzacji pomagają w zapewnianiu zgodności i raportowaniu w organizacjach. Nie ma tu miejsca na błąd ludzki, a zastępując ręczne procesy, możesz usunąć niespójności danych, które mogą prowadzić do niezgodności.
Co więcej, oprogramowanie do automatyzacji zbiera dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz regularnie sprawdzać, czy przestrzegasz przepisów, co pomaga wyprzedzać zmieniające się przepisy. Dzięki przechowywaniu wszystkich danych w jednym miejscu oprogramowanie do zapewniania zgodności może generować wymaganą dokumentację i formularze na żądanie, dzięki czemu przestrzeganie przepisów jest mniej kłopotliwe.
STRATEGIE AUTOMATYZACJI HR
Teraz, gdy wiemy, co potrafi inteligentna automatyzacja, jak możesz ją wdrożyć?
Wyszukuj rozwiązania do automatyzacji HR
Aby rozpocząć, wyszukaj renomowane źródła internetowe, takie jak blogi dotyczące technologii HR, raporty branżowe i recenzje, aby zebrać informacje na temat trendów w automatyzacji, popularnych dostawców i odpowiednich rozwiązań. Zajrzyj na fora HR lub grupy LinkedIn, aby zapytać osoby, które mają doświadczenie z pierwszej ręki, o to, jak korzystają z tych systemów i jakie są ich najważniejsze korzyści.
Jeśli masz na oku rozwiązanie, sprawdź, czy dostawca oferuje zasoby edukacyjne, takie jak e-booki i seminaria internetowe. Dają one wgląd w produkt i firmę przed dokonaniem zakupu.
Gdy już wiesz, czego szukasz i rozgrzałeś się do rozwiązania, skontaktuj się z zespołem sprzedaży i nie bój się zadawać pytań na temat wymaganych funkcji i wsparcia.
Zacznij od podstawowych procesów
Wdrażając automatyzację HR, ważne jest, aby zacząć od najważniejszych procesów.
Obejmuje to:
- Wyszukiwanie talentów, weryfikacja CV i rozmowy kwalifikacyjne.
- Onboarding pracownika.
- Zarządzanie płacami.
- Zarządzanie wydajnością i produktywnością.
- Nauka i rozwój.
- Offboarding pracownika.
Automatyzując te rutynowe i administracyjne zadania, możesz znacznie skrócić czas poświęcany na powtarzalną, ręczną pracę i przejść do bardziej strategicznych projektów.
Zamiast pozwalać ci po prostu być na bieżąco z pracą, którą już wykonujesz, będzie to proaktywnie poprawiać sposób działania Twojej firmy.
Dostosuj przepływy pracy automatyzacji
Każdy chce pracować szybciej i bardziej konsekwentnie. Jednak proces automatyzacji nie jest rozwiązaniem uniwersalnym.
Podczas konfigurowania automatyzacji HR konieczne jest dostosowanie przepływów pracy automatyzacji do konkretnych potrzeb zespołu, tworząc bezproblemową obsługę zarówno dla pracowników, jak i kierownictwa.
Pozwól, aby problemy zespołów prowadziły do rozwiązania. Na przykład Twój zespół obsługi klienta może samodzielnie wykonywać dobrą pracę, ale potrzebuje pomocy w komunikacji z innymi zespołami. W takim przypadku rozważ integrację rozwiązania VoIP z innym oprogramowaniem, aby udostępniać informacje między działami.
W ten sposób zespół sprzedaży może przeglądać uwagi dotyczące wsparcia w swoim CRM. Częstsza współpraca zespołów zwiększa zaangażowanie pracowników i zapewnia im więcej ścieżek rozwoju.
Szkolenie personelu HR i pracowników
Oprogramowanie do automatyzacji HR to opłacalna inwestycja, ale musisz upewnić się, że Twoje zespoły będą z niego korzystać. Oznacza to poświęcenie czasu i zasobów na szkolenie personelu HR i pracowników „użytkowników końcowych”.
Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia sprawnego przebiegu zautomatyzowanych procesów w organizacji. Dzięki odpowiedniemu szkoleniu personelu HR lepiej zrozumieją niuanse oprogramowania i jego możliwości, co pozwoli im rozwiązywać wszelkie problemy, które mogą się pojawić.
Pamiętaj, aby dać pracownikom jasne instrukcje lub samouczki dotyczące korzystania z nowej platformy i usług, aby mogli łatwiej dostosować się do korzystania z nowych procesów. Zyska to również poparcie pracowników, którzy mogą być przyzwyczajeni do pracy w stary sposób.
Na koniec zapewnij solidną linię komunikacji między działem kadr a innymi zespołami, aby pracownicy mogli szybko zgłaszać problemy z nowymi systemami.
Monitoruj i optymalizuj wydajność
Pomyślne wdrożenie narzędzi do automatyzacji to ciągły proces. Musisz nadal monitorować i optymalizować swój nowy system, aby mieć pewność, że uzyskujesz pożądane wyniki.
Podobnie jak w przypadku wielu projektów biznesowych, możesz to zrobić, śledząc kluczowe wskaźniki wydajności, które mogą obejmować:
- Rotacja pracowników
- Zadowolenie pracownika
- Satysfakcja konsumenta
- Czas na zatrudnienie
- Liczba pracowników pozostających po roku
AUTOMATYZACJA HR DLA MAŁYCH FIRM
Automatyzacja to rosnący trend, który zostanie. W małych firmach rozwiązania do automatyzacji HR mogą zwiększyć produktywność, zagwarantować przestrzeganie przepisów i poprawić jakość obsługi zarówno obecnych pracowników, jak i nowo zatrudnionych.
Zespoły HR, które mogą z powodzeniem wdrożyć automatyzację dzięki odpowiednim dostosowaniom i szkoleniom, odniosą korzyści, umożliwiając rozwój i przyszłościowe systemy.
VOIP MOŻE SIĘ INTEGROWAĆ Z ROZWIĄZANIAMI HR
Rozwiązania komunikacyjne VoIP w chmurze można integrować z rozwiązaniami HR w celu zwiększenia produktywności działów HR w następujący sposób:
Usprawniona komunikacja: dzięki integracji rozwiązań komunikacyjnych w chmurze VoIP z systemami kadrowymi, specjaliści HR mogą korzystać z płynnych kanałów komunikacji do różnych zadań kadrowych, takich jak rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, wdrażanie pracowników i wewnętrzna komunikacja między pracownikami. Ta integracja eliminuje konieczność przełączania się między różnymi platformami, oszczędzając czas i zwiększając wydajność.
Automatyzacja procesów HR: Rozwiązania komunikacyjne VoIP w chmurze można zintegrować z systemami HR, aby zautomatyzować rutynowe procesy HR. Na przykład automatyczne przekierowywanie połączeń może kierować połączenia do odpowiedniego personelu HR w zależności od charakteru zapytania lub zautomatyzować dalszą komunikację z kandydatami. Zmniejsza to wysiłek ręczny, minimalizuje błędy i przyspiesza operacje HR.
Ujednolicone kanały komunikacji: integracja umożliwia specjalistom HR dostęp do narzędzi komunikacyjnych, takich jak połączenia głosowe, wideokonferencje i komunikatory, z poziomu ich rozwiązań HR. To ujednolicone środowisko komunikacyjne usprawnia współpracę między członkami zespołu HR, umożliwiając szybkie podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów i sprawną koordynację zadań.
Dostępność mobilna: Rozwiązania komunikacyjne VoIP w chmurze zapewniają aplikacje mobilne, które pozwalają specjalistom HR pozostawać w kontakcie i uzyskiwać dostęp do komunikacji związanej z HR w podróży. Ta elastyczność gwarantuje, że personel HR może szybko zająć się pilnymi sprawami, niezależnie od ich lokalizacji, zwiększając szybkość reakcji i produktywność.
Synchronizacja danych: Integracja komunikacji w chmurze VoIP z rozwiązaniami HR umożliwia synchronizację danych pracowników. Po nawiązaniu lub odebraniu połączenia można wyświetlić odpowiednie informacje o pracownikach, zapewniając specjalistom HR natychmiastowy kontekst i ułatwiając lepszą komunikację i spersonalizowane interakcje.
Udoskonalona analityka i raportowanie: Integracja komunikacji VoIP w chmurze z rozwiązaniami HR umożliwia gromadzenie i analizę danych komunikacyjnych, takich jak czas trwania połączeń, głośność połączeń i czasy odpowiedzi. Dane te można wykorzystać do generowania wnikliwych raportów, identyfikowania trendów i podejmowania decyzji opartych na danych w celu optymalizacji procesów HR i poprawy ogólnej wydajności.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zintegrować VoIP z rozwiązaniami HR, skontaktuj się z VoIPstudio.
