Jak działa system VoIP dla małych firm?

System VoIP dla małych firm to nowa technologia, która zmienia sposób komunikowania się firm. Technologia umożliwia prowadzenie rozmów telefonicznych przez internet. Korzystając z technologii VoIP, małe firmy mogą zbudować bogaty w funkcje system telefoniczny za ułamek ceny tradycyjnych systemów.

Dzięki  VoIP dla małych firm firmy mogą korzystać z takich funkcji, jak menu IVR, kolejki ACD, grupy kontaktowe, poczta głosowa, muzyka wstrzymana, konferencje i inne. Ponadto wirtualne systemy telefoniczne są wysoce przenośne, co oznacza brak droższych opłat za transfer podczas przenoszenia biur. Wirtualne systemy telefoniczne zapewniają współpracę i komunikację w zespole na poziomie niespotykanym w konwencjonalnych systemach telefonicznych.

W tym artykule znajdziesz więcej informacji na temat hostowanej usługi VoIP i sposobu, w jaki możesz zacząć działać już dziś.

Czym jest system VoIP dla małych firm?

Systemy VoIP dla małych firm to systemy telefoniczne, które umożliwiają komunikację przez Internet. W przypadku tradycyjnych systemów telefonicznych połączenia odbywają się za pośrednictwem tak zwanej publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN). PSTN składa się z fizycznych przewodów, które przesyłają analogowy sygnał głosowy od dzwoniącego do odbiorcy. Połączenie rozpoczyna się, gdy dzwoniący nawiąże połączenie w sieci PSTN. Połączenie między dzwoniącym a odbiorcą musi pozostać otwarte przez cały czas trwania połączenia.

W przypadku VoIP transmisje głosu analogowego są tłumaczone na pakiety danych, które są następnie przesyłane przez tę samą sieć danych, która jest wykorzystywana do innych celów, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail, praca nad dokumentami lub udostępnianie filmów. Technologia VoIP wykorzystuje mechanizmy routingu internetowego w celu przesyłania pakietów od dzwoniącego do zamierzonego odbiorcy. W rezultacie dwie sieci stają się jedną, która służy do wszystkiego – łącznie z rozmowami telefonicznymi. Sieć może przenosić więcej danych, co czyni ją bardziej wydajną i opłacalną.

VoIP konsumencki a biznesowy

Krótko mówiąc, VoIP dla konsumentów zastępuje linię telefoniczną, z której większość z nas korzysta do wykonywania połączeń telefonicznych. Nie potrzebuje wielu funkcji poza podstawowym wirtualnym numerem telefonu, pocztą głosową, identyfikatorem dzwoniącego itp.

Z drugiej strony, VoIP dla małych firm ma na celu zastąpienie korporacyjnych systemów telefonicznych, których organizacje używają do łączenia swoich pracowników wewnętrznie ze sobą, a także zewnętrznie z siecią publiczną.

Tak więc biznesowy telefon VoIP ma funkcje korporacyjne, takie jak automatyczna sekretarka, IVR, książki telefoniczne, połączenia konferencyjne i informacje o obecności.

Użytkownicy zdalni, tacy jak pracownicy telepracujący lub pracujący w lokalizacjach klientów, mogą z łatwością uzyskać dostęp do firmowego systemu telefonicznego. Biznesowy VoIP integruje się również z urządzeniami mobilnymi, dzięki czemu użytkownicy nie są przywiązani do telefonów biurowych w celu wykonywania połączeń.

Jakie są zalety VoIP dla małych firm?

Systemy VoIP dla małych firm są tańsze niż ich odpowiedniki PSTN. W przypadku konwencjonalnej linii telefonicznej firma musi zainstalować kable, sprzęt PBX i telefony stacjonarne. Dodatkowo muszą płacić stawki za każde połączenie. W przypadku VoIP nie ma konieczności instalowania dodatkowego sprzętu. W większości przypadków dostawca VoIP zarządza całym sprzętem w swojej siedzibie. W ten sposób firmy nie muszą zatrudniać dodatkowych pracowników do zarządzania systemem.

Niedrogi

Systemy VoIP dla małych firm są tańsze niż ich odpowiedniki PSTN. W przypadku konwencjonalnej linii telefonicznej firma musi zainstalować kable, sprzęt PBX i telefony stacjonarne. Dodatkowo muszą płacić stawki za każde połączenie. W przypadku VoIP nie ma konieczności instalowania dodatkowego sprzętu. W większości przypadków dostawca VoIP zarządza całym sprzętem w swojej siedzibie. W ten sposób firmy nie muszą zatrudniać dodatkowych pracowników do zarządzania systemem.

Wirtualne plany telefoniczne obejmują bezpłatne nieograniczone połączenia z różnymi wirtualnymi numerami telefonów, w tym z numerami telefonów VoIP. Ponadto systemy telefoniczne VoIP oferują przystępne stawki za połączenia międzynarodowe. Dla wielu firm, które prowadzą działalność międzynarodową, międzynarodowe plany taryfowe sprawiają, że minimalna inwestycja w system VoIP dla małych firm jest bardziej niż opłacalna.

Przenośny

Technologia VoIP jest łatwa do przeniesienia do nowej lokalizacji. Nie ma sprzętu do przenoszenia i rekonfiguracji. Ponadto nie ma potrzeby uzyskiwania nowych numerów telefonów przy przenoszeniu biura. Technologia VoIP działa w każdej nowej lokalizacji, jeśli istnieje połączenie z Internetem.

Elastyczny

Oprócz tego, że są przenośne, systemy VoIP dla małych firm są elastyczne, ponieważ firmy mogą zacząć od małej liczby użytkowników i dodawać użytkowników w razie potrzeby. Nie ma potrzeby instalowania nowych przewodów, aby pomieścić dodatkowych użytkowników lub linie telefoniczne. Dzięki temu dodawanie nowych użytkowników do systemu jest łatwe i stosunkowo niedrogie.

Ulepszone funkcje współpracy

Jeśli chodzi o pracę zespołową VoIP zapewnia zaawansowane funkcje, które nie są dostępne w konwencjonalnych systemach telefonicznych. Ponieważ wirtualne rozmowy są technologią opartą na Internecie, wiadomości błyskawiczne są standardową funkcją w planach VoIP. Ponadto wiele planów VoIP obejmuje funkcję tzw. „follow-me”. Dzięki niej dzwoniący nie muszą się martwić w jaki sposób skontaktować się z pracownikiem. Dzwoniący po prostu wybiera jeden numer, a system próbuje zlokalizować pracownika na dowolnym z jego urządzeń.

Ustanów lokalną obecność

Wirtualne numery telefonów są niezależne od lokalizacji. Oznacza to, że firmy mogą wybrać numer telefonu o dowolnym wybranym przez siebie numerze kierunkowym. Dzięki temu VoIP pozwala firmom na lokalną obecność na rynku bez potrzeby fizycznej lokalizacji.

Dostępność 24×7

Wirtualny system telefoniczny jest dostępny 24/7. Loguj się i dzwoń z dowolnego miejsca na świecie za pomocą obsługiwanego urządzenia.

Integracja z CRM

Firmy korzystające z systemów CRM docenią bezproblemową integrację z ich systemami. VoIP Studio integruje się z Salesforce CRM, aby umożliwić połączenia przychodzące i wychodzące bezpośrednio z Salesforce.

Funkcje klasy profesjonalnej

Być może największą zaletą VoIP dla małych firm jest to, że umożliwia firmom dowolnej wielkości uzyskanie funkcji połączeń klasy korporacyjnej w przystępnej cenie:

• Kolejki ACD – Wydajne kierowanie połączeń do wstępnie skonfigurowanych kolejek na podstawie określonych reguł.
• Grupy kontaktowe — upewnij się, że można skontaktować się z odpowiednią osobą, tworząc niestandardowe grupy kontaktowe.
• Menu IVR – Ułatw klientom szybkie zlokalizowanie odpowiedniego działu dzięki niestandardowym podpowiedziom IVR.
• Poczta głosowa — przypisz skrzynki poczty głosowej każdemu pracownikowi.
• Konferencje — Twórz nieograniczoną liczbę wirtualnych sal konferencyjnych, które obsługują nieograniczoną liczbę uczestników.
• Nagrywanie rozmów — nagrywaj i zapisuj rozmowy telefoniczne na przyszłość.
• Muzyka Hold – Twórz niestandardową muzykę, któryą goście mogą się cieszyć w czasie oczekiwania.

Szybki montaż

Rozpoczęcie pracy z numerem VoIP dla małej firmy jest proste, a usługi można udostępnić w ciągu kilku godzin lub dni. Mało tego, jak wspomniano, nie ma drogiego sprzętu do zakupu. Firmy mogą rozpocząć świadczenie usług, korzystając z posiadanych urządzeń inteligentnych lub komputerów.

VoIP dla małych firm — hostowany czy lokalny 

Istnieją dwa podstawowe typy systemów VoIP dla małych firm — hostowany VoIP, który zapewnia funkcje centrali PBX przez Internet lub rozwiązania lokalne, w których organizacja jest właścicielem i operatorem centrali IP PBX.

Zazwyczaj większe organizacje mogą sobie pozwolić na inwestycję polegającą na wymianie istniejących skrzynek analogowych na sprzęt obsługujący VoIP. Firmy te mają również ekspertów, którzy mogą skonfigurować i utrzymywać system. Ta alternatywa oferuje największe oszczędności w całym okresie eksploatacji sprzętu pod względem kosztów połączenia.

Wiele małych i średnich firm polega jednak na hostowanej technologii VoIP. Wszystkie funkcje biznesowe dostępne za pośrednictwem IP PBX są dostarczane przez Internet przez zewnętrznego dostawcę usług. Dzięki temu firmy nie muszą inwestować w sprzęt ani płacić za dodatkowych pracowników, aby nim zarządzać.

Pierwsze kroki z VoIP dla małych firm

W przypadku VoIP w chmurze firma musi mieć szybkie połączenie internetowe z dostawcą, ponieważ funkcje telefonu korporacyjnego są dostarczane online jako usługa.

W przeciwieństwie do telefonów stacjonarnych, telefony IP potrzebują również prądu do działania, co oznacza, że podtrzymanie zasilania staje się niezbędne. Jednak na tym zasadniczo kończy się lista wymagań, ponieważ połączenia można wykonywać z telefonów IP, telefonów stacjonarnych, komputerów, telefonów komórkowych i wielu innych urządzeń .

Chociaż podstawowy system VoIP dla małych firm nie wymaga wiele, aby był funkcjonalny, istnieją inne wymagania dotyczące biznesowego VoIP, aby zapewnić wysoką jakość dźwięku i niezawodność.

Szybkie połączenia internetowe i duża przepustowość zapewniają, że za pośrednictwem sieci można wykonywać więcej jednoczesnych połączeń. Routery i inne urządzenia sieciowe powinny mieć zoptymalizowane ustawienia QoS, aby połączenia telefoniczne otrzymywały najwyższy priorytet w przypadku dużego ruchu w godzinach szczytu.

Niektóre małe firmy mogą sobie poradzić z posiadanymi telefonami lub urządzeniami mobilnymi. Jednak większość większych organizacji woli kupować dedykowane telefony stacjonarne IP, aby zapewnić stałą jakość.

Systemy VoIP dla małych firm to doskonały sposób dla firm każdej wielkości na prezentację profesjonalnego wizerunku dzięki systemowi telefonicznemu klasy korporacyjnej. Te bogate w funkcje systemy kosztują ułamek ceny tradycyjnych linii telefonicznych opartych na PSTN. Jeśli chcesz doświadczyć wirtualnych rozmów dla siebie, zapisz się na bezpłatną 30-dniową wersję próbną VoIPstudio. Otrzymasz wirtualny numer telefonu i dostęp do intuicyjnego interfejsu internetowego do konfiguracji systemu.