Jak Simpro zaoszczędziło do 80% na swoim firmowym systemie telefonicznym dzięki VoIPstudio

Branża

Usługi biznesowe i oprogramowanie

Wielkość firmy

501-1K pracowników

Siedziba główna

Brisbane, Australia

Założona

2002

O nas

simPRO Software jest częścią Grupy simPRO, założonej w Brisbane, Australia w 2002 roku. Firma tworzy oprogramowanie oparte na chmurze, zaprojektowane w celu ułatwienia prowadzenia działalności handlowej poprzez usprawnienie przepływu pracy od szacowania zleceń po realizację usług i przetwarzanie płatności.

simPRO świadczy usługi, które są niezbędne do prowadzenia działalności handlowej, a jego klienci potrzebują wyjątkowego poziomu wsparcia. Aby to zapewnić, firma prowadzi centra obsługi telefonicznej w każdym z krajów, w których działa.

Wyzwanie

Rozwiązania simPro są wykorzystywane przez szeroką gamę branż, w tym elektryczną, sieci danych, hydraulikę i ogrzewanie, bezpieczeństwo, usługi budowlane i zarządzanie obiektami, a także firmy zajmujące się energią słoneczną i usługami energetycznymi. SimPRO otworzyło biura w Nowej Zelandii, Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych, a planowane są kolejne rozszerzenia. Firma obecnie zatrudnia ponad 150 pracowników, obsługuje 2 500 klientów i ma 80 000 użytkowników.

simPRO przeszło z tradycyjnych linii stacjonarnych na dostawcę VoIP dla swoich biur w Australii około 2010 roku, ale mimo że skorzystali z oszczędności kosztów, dostawca nie był w stanie pomóc firmie osiągnąć jej prawdziwego celu, czyli jednego rozwiązania telekomunikacyjnego dla wszystkich biur: globalnego rozwiązania, które przekształciłoby efektywność centrów obsługi telefonicznej.

Zaczęliśmy analizować, jak nasze usługi działają dla nas na poziomie globalnym, a nie tylko na poziomie poszczególnych krajów. Kiedy po raz pierwszy zakładaliśmy nasze zagraniczne biura, nie byliśmy w stanie znaleźć jednego dostawcy, który mógłby obsłużyć wszystkie nasze wymagania biurowe - więc skończyliśmy z różnymi dostawcami w każdym kraju. To był dla nas duży problem. W niektórych przypadkach oznaczało to posiadanie fizycznych central PBX w biurze, co nie było tym, czego chcieliśmy. Naszym celem było nieposiadanie fizycznej infrastruktury w biurach, aby w przypadku pożaru można było po prostu przejść na pracę zdalną.

Chcieliśmy również jednego systemu używanego przez każde biuro, ponieważ to umożliwia prostsze i bardziej opłacalne połączenia między biurami. Umożliwiłoby to wprowadzenie metodologii „podążaj za słońcem” dla naszych centrów obsługi telefonicznej. Każde biuro znajduje się w innej strefie czasowej, więc możemy kierować połączenia zgodnie z porą dnia w różnych biurach. Może być północ w Australii, ale połączenia wsparcia mogą być kierowane bezpośrednio do centrum obsługi w Wielkiej Brytanii, które jest online. To oznacza, że poprawiamy poziom obsługi klientów.

Rozwiązanie

Wdrożenie VoIPstudio w simPRO przebiegło szybko, bezproblemowo i bez kłopotów. Z około 170 rozszerzeniami wdrożonymi w czterech krajach, proces migracji mógł stanowić wyzwanie, ale został zakończony płynnie, a przeniesienia numerów odbyły się zgodnie z harmonogramem. Jedynym wymaganiem ze strony simPRO było posiadanie urządzenia telefonicznego lub oprogramowania SIP zainstalowanego na komputerach użytkowników, co sprawiło, że cały proces konfiguracji był niezwykle prosty.

Firma szeroko korzysta z funkcji interaktywnej odpowiedzi głosowej (IVR) i kolejkowania połączeń VoIPstudio. Intuicyjny i elastyczny panel administracyjny pozwala zespołowi łatwo konfigurować i dostosowywać system do zmieniających się potrzeb. Dzięki członkom zespołu rozproszonym w różnych regionach, każdy może uzyskać dostęp do systemu i wprowadzać niezbędne zmiany, niezależnie od lokalizacji – zapewniając całodobowe wsparcie.

Główne korzyści z korzystania z VoIPstudio to łatwość wdrożenia, łatwość zarządzania i łatwość użytkowania.

Osiągnęliśmy procentową redukcję kosztów o około 40% w porównaniu z naszym poprzednim dostawcą VoIP. Więc w porównaniu do stacjonarnych telefonów oszczędność byłaby w granicach 70% do 80%.

Wpływ

Od czasu przejścia na VoIPstudio, simPRO odnotowało znaczną poprawę jakości połączeń w porównaniu do poprzednich dostawców VoIP. Wsparcie było konsekwentnie pomocne, szybkie i responsywne, a VoIPstudio wykazuje również silną chęć słuchania opinii klientów i rozważania sugestii dotyczących funkcji.

Firma zyskała również większą elastyczność. Jako szybko rozwijająca się firma, możliwość szybkiego i łatwego wdrożenia infrastruktury telekomunikacyjnej dla nowych biur i centrów obsługi telefonicznej okazała się niezbędna. Nowe numery telefonów i linie bezpłatne można zamówić za pośrednictwem panelu sterowania i aktywować w ciągu kilku sekund, co usprawnia działania związane z rozszerzaniem działalności.

Fakt, że można zamówić nowe numery telefonów i numery bezpłatne przez panel sterowania i mieć je dostępne w ciągu kilku sekund, jest niesamowity.

Główne korzyści z VoIPstudio dla simPRO to łatwość wdrożenia, proste zarządzanie i przyjazna dla użytkownika obsługa. Te zalety, w połączeniu z wymiernymi oszczędnościami kosztów, miały duży wpływ na ich działalność. Całkowite koszty połączeń zostały zredukowane o około 40% w porównaniu do poprzedniego dostawcy VoIP – i o 70–80% w porównaniu do tradycyjnych usług stacjonarnych. Zarządzanie numerami bezpłatnymi jest również znacznie bardziej opłacalne z VoIPstudio niż z alternatywnymi dostawcami.

Razem te usprawnienia nie tylko zwiększyły efektywność operacyjną, ale także przyniosły znaczące korzyści finansowe, czyniąc VoIPstudio cennym aktywem w ciągłym rozwoju simPRO.