Eine internationale Marketingagentur verbesserte ihre Remote-Arbeit mit VoIPstudio

Branche

Marketing- und Unternehmensdienstleistungen

Unternehmensgröße

1-10 Mitarbeiter

Hauptsitz

Valladolid, Spanien

Gegründet

2012

Über uns

Nementio ist eine internationale Marketingagentur mit Sitz in Spanien, die sich auf Inbound-Marketing und Marketingdienstleistungen für Technologie- und SaaS-Unternehmen spezialisiert hat. Einer ihrer Hauptgeschäftsbereiche ist die Unterstützung globaler IT-Unternehmen bei der Entwicklung der spanischen und lateinamerikanischen Märkte.

Um diese Dienstleistungen zu erbringen, verfügt die Agentur derzeit über ein Team von sechs Mitarbeitern, die sich die Aufgaben des Managements, der Marketingberatung, des Designs und der Inhaltserstellung teilen, sowie über eine Gruppe externer Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Im Jahr 2020 stellte die Agentur als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie auf Remote-Arbeit um. Was als vorübergehende Anpassung begann, erwies sich schnell als wirksam, und dank positiver Ergebnisse und Mitarbeiterzufriedenheit arbeitet das Team weiterhin freiwillig aus der Ferne.

Vor dieser Änderung verließ sich das Unternehmen während der Bürozeiten auf einen einzigen Festnetzanschluss, der für die Bearbeitung von Kundenanfragen ausreichte. Da nun das gesamte Team von zu Hause aus arbeitet, stellte sich eine neue Frage: Wer beantwortet diese eingehenden Anrufe?

Im physischen Büro konnte jeder in der Nähe befindliche Mitarbeiter den Hörer abnehmen und den Anruf an den entsprechenden Kollegen weiterleiten. Aber diese Einfachheit in einer Remote-Umgebung zu replizieren, ohne auf persönliche Mobiltelefone zurückzugreifen, stellte eine Herausforderung dar.

Darüber hinaus schuf die Expansion der Agentur in internationale Märkte und die Einführung der Marke Ramabaya eine neue Nachfrage nach einer strukturierteren Anrufbearbeitung. Es wurde unerlässlich, ein Telefonsystem zu implementieren, das Anrufe von Anfang an an die richtige Person weiterleiten kann, um jedes Mal ein personalisiertes Kundenerlebnis zu gewährleisten.

Unsere Absicht war klar: effizienter Anrufe entgegenzunehmen und dass Remote-Arbeit kein Hindernis dafür darstellt, unsere Kunden eng und schnell zu betreuen.

Die Lösung

Mit der Implementierung der Cloud-Telefonielösung von VoIPstudio erwarb Nementio eine einzige Telefonnummer, die jeder der Mitarbeiter beantworten konnte. Darüber hinaus konnten sie dies dank des Softphones von ihren Laptops oder Mobiltelefonen aus tun.

Mit Hilfe des VoIPstudio-Supports richteten sie auch eine IVR-Telefonzentrale ein, die eingehende Anrufe in ihrer bevorzugten Sprache bearbeitete und es ihnen ermöglichte, auszuwählen, ob sie mit Nementio oder Ramabaya sprechen möchten. Auf diese Weise werden Anrufe automatisch an die richtige Person weitergeleitet und das System benachrichtigt sie über die vom Benutzer gewählte Option, so dass sie von Anfang an angemessen betreut werden können.

Das System ermöglicht es, andere Bedürfnisse zu erfüllen, wie z. B. die Möglichkeit für Benutzer, eine Nachricht zu hinterlassen, wenn sie außerhalb der Geschäftszeiten anrufen, was angesichts der Zeitunterschiede zu ausländischen Kunden sehr wichtig ist. Es ermöglicht auch die Aufzeichnung von Anrufen, was hilft, später Notizen zu machen oder sich an wichtige Details zu erinnern.

VoIPstudio hat uns eine leistungsstarke, schnelle und kostengünstige Möglichkeit zur Kommunikation gegeben.

VoIPstudio hat uns eine leistungsstarke, schnelle und kostengünstige Lösung für unsere Remote- Kommunikation in einer Multi-Brand-Umgebung gegeben. Ich wünschte, wir hätten früher davon gewusst.

Die Auswirkungen

Der Einrichtungsprozess wurde in nur einem Tag abgeschlossen, ohne dass neue Geräte für die Mitarbeiter gekauft oder verteilt werden mussten. Das Ziel war klar: eine hohe Reaktionsfähigkeit und enge Kundenbindung aufrechtzuerhalten, auch wenn das gesamte Team remote arbeitete. VoIPstudio ermöglichte es der Agentur, dies mit Leichtigkeit und Effizienz zu erreichen.

Während viele Unternehmen zögern, Telefonsysteme zu wechseln oder Nummern zu ändern, entschied sich Nementio für die Einführung eines neuen Systems. Diese Änderung wurde als Vorteil angesehen, da die Agentur eine Nummer auswählen konnte, die aus Kundensicht einprägsamer, ansprechender und professioneller war.

Darüber hinaus wurden Bedenken hinsichtlich der Komplexität der VoIP-Einrichtung schnell ausgeräumt. Mit der zeitnahen Unterstützung von VoIPstudio erhielt das Team klare Anleitungen und schnelle Antworten auf seine Fragen, was einen reibungslosen Übergang gewährleistete und ihnen half, den vollen Wert der Plattform vom ersten Tag an zu erschließen.