Międzynarodowa agencja marketingowa ulepszyła swoją pracę zdalną dzięki VoIPstudio

O nas

Nementio to międzynarodowa agencja marketingowa z siedzibą w Hiszpanii, specjalizująca się w marketingu przychodzącym i usługach marketingowych dla firm technologicznych i SaaS. Jednym z głównych obszarów działalności jest wspieranie globalnych firm IT w rozwoju rynków hiszpańskiego i latynoamerykańskiego.

Aby świadczyć te usługi, agencja obecnie dysponuje zespołem sześciu osób, które dzielą się zadaniami zarządzania, doradztwa marketingowego, projektowania i tworzenia treści, a także grupą zewnętrznych współpracowników.

Wyzwanie

W 2020 roku agencja przeszła na pracę zdalną w odpowiedzi na pandemię COVID-19. To, co zaczęło się jako tymczasowe dostosowanie, szybko okazało się skuteczne, a dzięki pozytywnym wynikom i zadowoleniu pracowników, zespół kontynuuje pracę zdalną z własnego wyboru.

Przed tą zmianą firma polegała na jednej linii stacjonarnej w godzinach pracy, co wystarczało do obsługi zapytań klientów. Teraz, gdy cały zespół pracuje z domu, pojawiło się nowe pytanie: kto odbiera te przychodzące połączenia?

W fizycznym biurze każdy w pobliżu mógł odebrać telefon i przekierować połączenie do odpowiedniego kolegi. Jednak odtworzenie tej prostoty w środowisku zdalnym, bez polegania na osobistych telefonach komórkowych, stanowiło wyzwanie.

Dodatkowo, ekspansja agencji na rynki międzynarodowe i wprowadzenie marki Ramabaya stworzyły nowe zapotrzebowanie na bardziej zorganizowaną obsługę połączeń. Stało się niezbędne wdrożenie systemu telefonicznego, który od początku kierowałby połączenia do właściwej osoby, zapewniając za każdym razem spersonalizowane doświadczenie klienta.

Rozwiązanie

Dzięki wdrożeniu rozwiązania telefonii w chmurze VoIPstudio, Nementio uzyskało jeden numer telefonu, na który mogliby odpowiadać wszyscy pracownicy. Dodatkowo, mogli to robić z laptopów lub telefonów komórkowych dzięki softphone'owi.

Z pomocą wsparcia VoIPstudio, skonfigurowali również automatyczną centralę IVR, która obsługiwała przychodzące połączenia w preferowanym języku i pozwalała wybrać, czy chcą rozmawiać z Nementio czy Ramabaya. W ten sposób połączenia są automatycznie kierowane do właściwej osoby, a system informuje ich o opcji wybranej przez użytkownika, aby mogli być odpowiednio obsłużeni od samego początku.

System pozwala na zaspokojenie innych potrzeb, takich jak możliwość pozostawienia wiadomości przez użytkowników, jeśli dzwonią poza godzinami pracy, co jest bardzo ważne, biorąc pod uwagę różnice czasowe z zagranicznymi klientami. Umożliwia także nagrywanie rozmów, co pomaga w późniejszym sporządzaniu notatek lub przypominaniu sobie istotnych szczegółów.

Wpływ

Proces konfiguracji został zakończony w zaledwie jeden dzień, bez potrzeby zakupu lub dystrybucji nowego sprzętu dla pracowników. Cel był jasny: utrzymać wysoką responsywność i bliskie zaangażowanie klientów, nawet gdy cały zespół działał zdalnie. VoIPstudio umożliwiło agencji osiągnięcie tego z łatwością i efektywnością.

Podczas gdy wiele firm waha się przed zmianą systemów telefonicznych lub numerów, Nementio zdecydowało się na przyjęcie nowego. Ta zmiana była postrzegana jako zaleta, pozwalając agencji wybrać numer, który był bardziej zapadający w pamięć, atrakcyjny i profesjonalny z perspektywy klienta.

Dodatkowo, obawy dotyczące złożoności konfiguracji VoIP zostały szybko rozwiane. Dzięki terminowemu wsparciu VoIPstudio, zespół otrzymał jasne wskazówki i szybkie odpowiedzi na swoje pytania, co zapewniło płynne przejście i pomogło im odblokować pełną wartość platformy od pierwszego dnia.