Zbliża się sezon urlopowy i firmy muszą zacząć zarządzać okresami urlopów, nieobecnościami i zmianami godzin pracy pracowników.
Jednak w dzisiejszych czasach ważne jest utrzymanie jakości obsługi klienta i mądrze jest przewidywać konkretne działania.
Jednym z nich jest ustawienie w systemie komunikacji automatycznych komunikatów informujących o godzinach pracy firmy, zmianach w harmonogramie lub tymczasowych zamknięciach.
W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez proces konfiguracji reguł czasowych i komunikatu głosowego w VoIPstudio, aby powiadamiać Twoich klientów i dostawców o nieobecnościach wakacyjnych oraz informować ich o godzinach, w których mogą kontaktować się z Twoją firmą.
Konfigurację automatycznej wiadomości świątecznej w VoIPstudio można wykonać w 4 prostych krokach:
Krok 1: Zdefiniuj wiadomość do odtworzenia
Pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji, co chcą usłyszeć Twoi klienci i dostawcy.
Na przykład:
„Dziękujemy za telefon do ACME. Od 23 grudnia do 7 stycznia jesteśmy na urlopie. Przepraszamy za wszelkie niedogodności."
Możesz nagrać tę wiadomość samodzielnie i przesłać ją do sekcji „Dźwięki” w VoIPstudio.
Dostępna jest również opcja zamiany tekstu na mowę, jak pokazano na obrazku.
Aby przekonwertować tekst wiadomości na mowę, zaloguj się do platformy swoimi danymi do logowania, przejdź do bocznego menu i przejdź do Ustawienia -> Dźwięki.
Następnie na prawym górnym marginesie kliknij przycisk Zamiana tekstu na mowę i wybierz rodzaj głosu oraz tekst, który chcesz odtworzyć w nagraniu.
Na koniec pamiętaj o zapisaniu utworzonego pliku.
Krok 2: Utwórz IVR lub automatyczną sekretarkę
W tym momencie możesz utworzyć IVR lub automatyczną sekretarkę, w której będzie odtwarzana napisana przez Ciebie wiadomość i ustawić miejsce docelowe jako „Zakończ połączenie”, aby po odtworzeniu wiadomości połączenie zostało automatycznie rozłączone.
W tym celu w bocznym menu wybierz Ustawienia -> IVR i wybierz opcję Dodaj nowy IVR.
Możesz także przekierować połączenie na pocztę głosową, jak pokazano na poniższej ilustracji:
Krok 3: Określ daty urlopu
Ważne jest, aby ustawić, kiedy komunikat będzie wyświetlany i kiedy się zatrzyma. Aby to zrobić, przejdź do Ustawienia > Trasowanie > Ustawienia > Kalendarz.
Możesz także uzyskać dostęp bezpośrednio z tego linku .
Wybierz datę i godzinę rozpoczęcia oraz datę i godzinę zakończenia.
Krok 4: Utwórz regułę czasową
Następnie musisz dodać regułę czasową, która wskazuje te trzy rzeczy:
- Numery przychodzące, do których chcesz zastosować regułę. Będzie to miało zastosowanie do wszystkich połączeń przychodzących, jeśli żadnego nie określisz.
- Daty, w których ma obowiązywać, zostały utworzone w poprzednim kroku.
- Miejscem docelowym jest w tym przypadku odpowiedni IVR.
Ta reguła musi znajdować się na pierwszej pozycji, aby była pierwszą regułą sprawdzaną po nadejściu nowego połączenia.
I to wszystko! Możesz teraz rozpocząć planowanie wiadomości świątecznych w VoIPstudio, aby utrzymać doskonałą obsługę klienta.
Jeśli potrzebujesz pomocy w skonfigurowaniu tej funkcjonalności lub masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z pomocą techniczną VoIPstudio.
