Jak VoIPstudio wspiera supernowoczesne usługi IT Dorset Tech

Branża

Usługi IT i biznesowe

Wielkość firmy

10-50 pracowników

Siedziba główna

Shaftesbury, Wielka Brytania

Założona

2018

O nas

Z biurami w North Dorset i Manchesterze, wielokrotnie nagradzany zespół Dorset Tech opisuje siebie jako „Superbohaterowie Web – ratujący świat przed złym designem!” Agencja oferuje projektowanie stron internetowych i pisanie treści, SEO oraz inne usługi marketingu cyfrowego dla firm każdej wielkości. Posiada również organizację społeczną non-profit, która oferuje szkolenia STEM (nauka, technologia, inżynieria i matematyka) dla lokalnych dzieci w przekształconym magazynie z planetarium.

Wyzwanie

Założyciel Dorset Tech i Główny Superbohater Chris Ryu to zapracowany człowiek. Zapracowany z klientami. Zapracowany z pracownikami i partnerami. Zapracowany ze studentami – i odwiedzającymi jego biuro na głównej ulicy. Jest dumny z tego, że zawsze jest dostępny do burzy mózgów i rozwiązywania problemów.

Email to najlepszy sposób na skontaktowanie się z nim – i to, co preferuje większość klientów – ale, co powiedziawszy, zawsze odbiera telefon i nienawidzi przegapiać jakichkolwiek połączeń. Kiedy Chris założył Dorset Tech, jak większość startupów, chciał, aby firma wydawała się większa niż w rzeczywistości. Posiadanie wspaniałej obecności cyfrowej nie stanowiło problemu; to chleb powszedni firmy. Posiadanie najwyższej klasy systemu głosowego było równie ważne.

Chris rozpoczął swoją przygodę z VoIP od RingCentral, ale nie chciał być związany telefonami VoIP RingCentral, ani firma nie oferowała wystarczającego wsparcia, gdy Dorset Tech zaczęło się rozwijać, a jego potrzeby komunikacyjne zmieniały się wraz z pracą ludzi zdalnie i z biur domowych oraz lokalizacji klientów.

Rozwiązanie

Chris rozejrzał się za nowym rozwiązaniem i szybko natrafił na VoIPstudio. Jak wielu klientów VoIPstudio, uznał, że „ceny były spektakularne” i był „zadowolony, że nie będziemy związani z żadnym konkretnym sprzętem”. Klienci VoIPstudio mogą wykonywać i odbierać połączenia z dowolnego telefonu IP lub korzystając z aplikacji na swoich telefonach, ipadach lub laptopach.

VoIPstudio jest teraz zainstalowane na dwóch telefonach Cisco w głównej siedzibie Dorset Tech, a także na wszystkich komputerach PC/Mac. Połączenia do biura w Dorset i Manchesterze oraz centrum STEM są kierowane przez ten sam numer, a dzwoniący mają opcję 1, 2, 3, aby wybrać odpowiedni dział.

Jestem technikiem, więc ludzie lubią dzielić się ze mną swoimi problemami IT . Wiedząc, jak drogie mogą być systemy telefoniczne i jak wielu operatorów ma wiele sposobów na rozstanie się z naszymi pieniędzmi, mówię im o VoIPstudio, jak łatwo jest go skonfigurować i jaką świetną wartość za pieniądze oferuje.

Połączenia do każdego działu trafiają do wszystkich telefonów, a rutyna polega na tym, że Chris odbiera wszystkie połączenia, jednak jeśli nie jest dostępny, po czterech dzwonkach ktoś inny odbierze.

Chris niedawno zatrudnił również wirtualnego asystenta, który pracuje z domu i może również odbierać połączenia przychodzące oraz wykonywać połączenia wychodzące za pomocą aplikacji na swoim telefonie komórkowym.

Podoba mi się, że VoIPstudio oferuje wiele funkcji i usług.

Posiadanie własnego systemu telekonferencyjnego jest naprawdę przydatne i tak łatwe w użyciu, bez potrzeby przesyłania linku lub kodu. Wystarczy, że ludzie zadzwonią na nasz ogólny numer, wcisną 9 i już są w środku.

Wpływ

Chris uznał VoIPstudio za szczególnie przydatne ze względu na łatwość konfigurowania nowych numerów, które regularnie tworzył dla kampanii marketingowych klientów. To pozwoliło Dorset Tech śledzić połączenia przychodzące i skuteczniej mierzyć generowanie leadów. System automatycznie nagrywał i przechowywał wszystkie połączenia, dając zespołowi możliwość przeglądania instrukcji i dyskusji z klientami w razie potrzeby. W jednym przypadku spór dotyczący autoryzacji projektu został szybko rozwiązany poprzez odzyskanie nagrania rozmowy – działanie, które samo w sobie uzasadniło koszt subskrypcji VoIPstudio na cały rok.

Podczas i po lockdownie COVID-19 Dorset Tech doświadczyło wzrostu biznesu. Firma powiększyła swój zespół i otworzyła nowe biuro na głównej ulicy w Gillingham, North Dorset, aby pomieścić nowych pracowników. Wiele małych firm offline zdało sobie sprawę z potrzeby ustanowienia obecności cyfrowej, aby przetrwać, a niektóre z nich wykorzystały dotacje rządowe na inwestycje w rozwiązania cyfrowe – co dodatkowo zwiększyło zapotrzebowanie na usługi Dorset Tech.

Skalowanie systemu w celu dodania większej liczby numerów i użytkowników było proste i można je było zarządzać oraz rozliczać bezpośrednio przez konsolę recepcyjną. Możliwość zobaczenia, kiedy przychodzi kolejne połączenie, okazała się bardzo praktyczna dla utrzymania responsywności. Chociaż baza kontaktów nie została jeszcze w pełni skonfigurowana, pozostała na liście priorytetów Chrisa. Po latach korzystania z domyślnych ustawień planował również zaktualizować muzykę oczekiwania na połączenie na coś bardziej zgodnego z marką inspirowaną superbohaterami Dorset Tech.