Jak VoIPstudio wspiera supernowoczesne usługi IT Dorset Tech

O nas

Z biurami w North Dorset i Manchesterze, wielokrotnie nagradzany zespół Dorset Tech opisuje siebie jako „Superbohaterowie Web - ratujący świat przed złym designem!” Agencja oferuje projektowanie stron internetowych i pisanie treści, SEO oraz inne usługi marketingu cyfrowego dla firm każdej wielkości. Posiada również organizację społeczną non-profit, która oferuje szkolenia STEM (nauka, technologia, inżynieria i matematyka) dla lokalnych dzieci w przekształconym magazynie z planetarium.

Wyzwanie

Założyciel Dorset Tech i Główny Superbohater Chris Ryu to zapracowany człowiek. Zapracowany z klientami. Zapracowany z pracownikami i partnerami. Zapracowany ze studentami - i odwiedzającymi jego biuro na głównej ulicy. Jest dumny z tego, że zawsze jest dostępny do burzy mózgów i rozwiązywania problemów.

Email to najlepszy sposób na skontaktowanie się z nim – i to, co preferuje większość klientów – ale, co powiedziawszy, zawsze odbiera telefon i nienawidzi przegapiać jakichkolwiek połączeń. Kiedy Chris założył Dorset Tech, jak większość startupów, chciał, aby firma wydawała się większa niż w rzeczywistości. Posiadanie wspaniałej obecności cyfrowej nie stanowiło problemu; to chleb powszedni firmy. Posiadanie najwyższej klasy systemu głosowego było równie ważne.

Chris rozpoczął swoją przygodę z VoIP od RingCentral, ale nie chciał być związany telefonami VoIP RingCentral, ani firma nie oferowała wystarczającego wsparcia, gdy Dorset Tech zaczęło się rozwijać, a jego potrzeby komunikacyjne zmieniały się wraz z pracą ludzi zdalnie i z biur domowych oraz lokalizacji klientów.

Rozwiązanie

Chris rozejrzał się za nowym rozwiązaniem i szybko natrafił na VoIPstudio. Jak wielu klientów VoIPstudio, uznał, że „ceny były spektakularne” i był „zadowolony, że nie będziemy związani z żadnym konkretnym sprzętem”. Klienci VoIPstudio mogą wykonywać i odbierać połączenia z dowolnego telefonu IP lub korzystając z aplikacji na swoich telefonach, ipadach lub laptopach.

VoIPstudio jest teraz zainstalowane na dwóch telefonach Cisco w głównej siedzibie Dorset Tech, a także na wszystkich komputerach PC/Mac. Połączenia do biura w Dorset i Manchesterze oraz centrum STEM są kierowane przez ten sam numer, a dzwoniący mają opcję 1, 2, 3, aby wybrać odpowiedni dział.

Połączenia do każdego działu trafiają do wszystkich telefonów, a rutyna polega na tym, że Chris odbiera wszystkie połączenia, jednak jeśli nie jest dostępny, po czterech dzwonkach ktoś inny odbierze.

Chris niedawno zatrudnił również wirtualnego asystenta, który pracuje z domu i może również odbierać połączenia przychodzące oraz wykonywać połączenia wychodzące za pomocą aplikacji na swoim telefonie komórkowym.

Wpływ

Chris uznał VoIPstudio za szczególnie przydatne ze względu na łatwość konfigurowania nowych numerów, które regularnie tworzył dla kampanii marketingowych klientów. To pozwoliło Dorset Tech śledzić połączenia przychodzące i skuteczniej mierzyć generowanie leadów. System automatycznie nagrywał i przechowywał wszystkie połączenia, dając zespołowi możliwość przeglądania instrukcji i dyskusji z klientami w razie potrzeby. W jednym przypadku spór dotyczący autoryzacji projektu został szybko rozwiązany poprzez odzyskanie nagrania rozmowy – działanie, które samo w sobie uzasadniło koszt subskrypcji VoIPstudio na cały rok.

Podczas i po lockdownie COVID-19 Dorset Tech doświadczyło wzrostu biznesu. Firma powiększyła swój zespół i otworzyła nowe biuro na głównej ulicy w Gillingham, North Dorset, aby pomieścić nowych pracowników. Wiele małych firm offline zdało sobie sprawę z potrzeby ustanowienia obecności cyfrowej, aby przetrwać, a niektóre z nich wykorzystały dotacje rządowe na inwestycje w rozwiązania cyfrowe – co dodatkowo zwiększyło zapotrzebowanie na usługi Dorset Tech.

Skalowanie systemu w celu dodania większej liczby numerów i użytkowników było proste i można je było zarządzać oraz rozliczać bezpośrednio przez konsolę recepcyjną. Możliwość zobaczenia, kiedy przychodzi kolejne połączenie, okazała się bardzo praktyczna dla utrzymania responsywności. Chociaż baza kontaktów nie została jeszcze w pełni skonfigurowana, pozostała na liście priorytetów Chrisa. Po latach korzystania z domyślnych ustawień planował również zaktualizować muzykę oczekiwania na połączenie na coś bardziej zgodnego z marką inspirowaną superbohaterami Dorset Tech.