Como é que o VoIPstudio apoia os serviços de TI superpotentes da Dorset Tech

Setor

Serviços de TI e empresariais

Tamanho da empresa

10-50 funcionários

Sede

Shaftesbury, Reino Unido

Fundada

2018

Sobre

Com escritórios em North Dorset e Manchester, a equipa multigalardoada da Dorset Tech descreve-se como “Super-heróis da Web – a salvar o mundo do mau design!”. A agência fornece design de websites e redação de conteúdos, SEO e outros serviços de marketing digital a empresas de todas as dimensões. Também tem uma empresa social sem fins lucrativos que fornece formação STEM (ciência, tecnologia, engenharia e matemática) para crianças locais a partir de um armazém convertido com planetário.

O desafio

O fundador e Super-herói-chefe da Dorset Tech, Chris Ryu, é um homem ocupado. Ocupado com clientes. Ocupado com funcionários e parceiros. Ocupado com alunos – e visitantes do seu escritório na rua principal. Orgulha-se de estar sempre disponível para fazer brainstorming e resolver problemas.

O e-mail é a melhor forma de o contactar – e o que a maioria dos clientes prefere – mas, dito isto, ele atende sempre o telefone e detesta perder chamadas. Quando Chris fundou a Dorset Tech, como a maioria das startups, queria que a empresa parecesse maior do que realmente era. Ter uma presença digital fabulosa não era problema; é o ganha-pão da empresa. Ter um sistema de voz de primeira qualidade era igualmente importante.

Chris começou a sua jornada VoIP com a RingCentral, mas não queria ficar preso aos telefones VoIP da RingCentral, nem a empresa oferecia apoio suficiente à medida que a Dorset Tech começou a crescer e as suas necessidades de comunicação mudaram com pessoas a trabalhar a partir de escritórios remotos e domésticos, bem como de localizações de clientes.

A solução

Chris procurou uma nova solução e rapidamente encontrou o VoIPstudio. Tal como muitos dos clientes do VoIPstudio, ele achou que “o preço era espetacular” e ficou “satisfeito por ver que não ficaríamos presos a nenhum hardware em particular”. Os clientes do VoIPstudio podem fazer e receber chamadas a partir de qualquer telefone IP ou utilizando a aplicação nos seus telefones, iPads ou portáteis.

O VoIPstudio está agora configurado em dois telefones Cisco no escritório central da Dorset Tech, bem como no PC/Mac de todos. As chamadas para o escritório de Dorset e Manchester, bem como para o centro STEM, são encaminhadas através do mesmo número, sendo dada aos chamadores uma opção 1, 2, 3 para premir para o departamento certo.

Sou um técnico, por isso as pessoas gostam de partilhar os seus problemas de TI comigo. Sabendo o quão caros os sistemas telefónicos podem ser e como tantos operadores têm muitas formas de nos separar do nosso dinheiro, eu falo-lhes sobre o VoIP Studio, o quão fácil é de configurar e o quão bom é o seu custo-benefício.

As chamadas para cada departamento vão para todos os telefones e a rotina é que o Chris atende todas as chamadas, no entanto, se ele não estiver disponível, após quatro toques alguém atenderá.

Chris também nomeou recentemente um assistente virtual que trabalha a partir de casa e também pode receber chamadas recebidas e fazer chamadas efetuadas através da aplicação no seu telemóvel.

Gosto que o VoIPstudio ofereça muitas funcionalidades e serviços.

Ter a nossa própria instalação de teleconferência é realmente útil e tão fácil de usar, sem necessidade de encaminhar um link ou código. Tudo o que as pessoas têm de fazer é telefonar para o nosso número geral , premir 9 e depois estão dentro.

O impacto

Chris achou o VoIPstudio particularmente útil pela sua facilidade de configuração de novos números, que ele criava regularmente para campanhas de marketing de clientes. Isto permitiu à Dorset Tech monitorizar as chamadas recebidas e medir a geração de leads de forma mais eficaz. O sistema gravava e armazenava automaticamente todas as chamadas, dando à equipa a capacidade de rever as instruções e discussões dos clientes, conforme necessário. Num caso, uma disputa sobre a autorização do projeto foi rapidamente resolvida através da recuperação de uma gravação de chamada – uma ação que, por si só, justificou o custo da assinatura do VoIPstudio durante um ano inteiro.

Durante e após o confinamento da COVID-19, a Dorset Tech registou um aumento nos negócios. A empresa expandiu a sua equipa e abriu um novo escritório na rua principal em Gillingham, North Dorset, para acomodar novas contratações. Muitas pequenas empresas offline tinham-se apercebido da necessidade de estabelecer uma presença digital para sobreviver, com algumas a utilizar subvenções governamentais para investir em soluções digitais – aumentando ainda mais a procura pelos serviços da Dorset Tech.

A ampliação do sistema para adicionar mais números e utilizadores foi simples e podia ser gerida e faturada diretamente através da consola de receção. A capacidade de ver quando outra chamada estava a chegar revelou-se altamente prática para manter a capacidade de resposta. Embora a base de dados de contactos ainda não tivesse sido totalmente configurada, permaneceu na lista de prioridades de Chris. Após anos a utilizar as definições predefinidas, ele também planeava atualizar a música de espera para algo mais em linha com a marca da Dorset Tech inspirada em super-heróis.