O que é o IVR (resposta interactiva de voz)? Melhore o seu serviço ao cliente

Uma resposta interactiva de voz, ou IVR, é a primeira coisa que a maioria dos clientes ouve quando contacta a sua empresa. É o ponto inicial de contacto e pode causar uma boa ou má impressão nos clientes.

Um sistema de IVR defeituoso e sólido pode afastar os clientes e impedir a perda de vendas futuras. No entanto, , os bons guiões de resposta interactiva de voz causam uma excelente primeira impressão nos clientes e reduzem a sua frustração na resolução de problemas.

O que é um IVR

Um IVR (Interactive Voice Response) é um sistema telefónico automatizado que interage com os utilizadores através de voz e de tons de marcação DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency).

Permite aos utilizadores interagir com a empresa através de opções de menu predefinidas e realizar acções como selecionar departamentos, obter informações básicas ou concluir transacções – tudo sem a necessidade de falar com um agente humano.

A resposta interactiva de voz é normalmente utilizada no serviço de apoio ao cliente, em centros de atendimento e em sistemas telefónicos comerciais. Ele ajuda a gerenciar com eficiência chamadas significativas e melhorar a experiência do cliente.

Como funciona um IVR

Um IVR funciona como um sistema automatizado de atendimento e encaminhamento de chamadas, oferecendo aos clientes opções interactivas que os encaminham para o recurso certo dentro da empresa para satisfazer as suas necessidades.

O processo é o seguinte:

• Início da chamada: Quando um cliente liga para o número de telefone da empresa, o IVR responde automaticamente com uma saudação pré-gravada ou personalizada.
• Menu de opções: O IVR apresenta ao cliente um conjunto de opções através de uma mensagem de voz pré-gravada, como por exemplo “Para vendas, prima 1. Para assistência técnica, prima 2”, etc.
• Seleção do utilizador: O cliente seleciona a opção correspondente, premindo o número no teclado do telefone ou falando a opção pretendida.
• Encaminhamento de chamadas: Com base na seleção do utilizador, a resposta interactiva de voz encaminha a chamada para o departamento ou agente adequado dentro da empresa.
• Interação adicional: Dependendo das necessidades do cliente, o IVR pode fornecer informações adicionais, recolher dados ou realizar acções específicas, tudo através de instruções pré-gravadas.
• Terminação da chamada: Quando a interação estiver concluída, a resposta interactiva de voz pode transferir a chamada para o agente adequado, fornecer informações adicionais ou terminar a chamada.

Benefícios de um IVR para as empresas

O IVR é uma ferramenta valiosa para melhorar a produtividade e a qualidade do serviço nas empresas. Estes são alguns dos principais benefícios para as empresas que integram a utilização do IVR nas suas comunicações telefónicas:

Eficiência operacional

Esta funcionalidade automatiza os processos de serviço ao cliente, como a seleção de opções e o encaminhamento de chamadas, reduzindo o volume de trabalho dos funcionários e melhorando a eficiência geral da empresa.

Disponibilidade 24 horas

O IVR pode atender chamadas a qualquer hora do dia ou da noite, permitindo que as empresas forneçam suporte e serviço ao cliente fora do horário comercial normal.

Melhoria da experiência do cliente

A resposta interactiva por voz proporciona uma experiência de serviço ao cliente mais rápida e conveniente, encaminhando eficazmente os utilizadores para o departamento ou agente correto, reduzindo os tempos de espera e melhorando a satisfação do cliente.

Personalização

Os RIV podem ser personalizados para oferecer opções de menu adaptadas às necessidades específicas da empresa e do cliente, aumentando a relevância e a eficácia da interação.

Redução de custos

Ao automatizar as tarefas e os processos de atendimento ao cliente, a resposta interactiva por voz pode ajudar a reduzir os custos operacionais de uma empresa, reduzindo a necessidade de pessoal adicional e melhorando a eficiência do tratamento de chamadas.

Desafios (e soluções) a ultrapassar quando se utiliza um IVR

Ao utilizar um IVR, as empresas enfrentam vários desafios que afectam a experiência do cliente e a eficiência operacional.

Abordar estes desafios de forma eficaz permite às empresas melhorar a eficiência operacional e proporcionar uma experiência mais satisfatória ao cliente através dos seus sistemas de resposta interactiva de voz.

Aqui está uma exploração mais detalhada de alguns desses desafios, juntamente com possíveis soluções:

Complexidade do menu

• Desafio: Um menu IVR demasiado complexo pode confundir os utilizadores e levá-los a abandonar a chamada devido à frustração.
• Solução: Simplificar o menu IVR, limitando o número de opções e organizando-as de forma lógica. Por exemplo, em vez de oferecer vários submenus, consolide as opções principais num único menu com subcategorias precisas.

Interações impessoais

• Desafio: Esta ferramenta pode por vezes parecer fria e distante, afectando negativamente a perceção que o cliente tem da empresa.
• Solução: Personalizar as mensagens IVR com um tom caloroso e amigável. Por exemplo, em vez de usar uma saudação genérica como “Bem-vindo à nossa empresa”, uma saudação mais personalizada como “Olá, obrigado por ligar para a [Nome da empresa]. Como posso ajudá-lo hoje?” pode ser usada.

Tempo de espera alargado

• Desafio: Se O encaminhamento de chamadas RIV não estiver optimizado ou houver demasiadas opções de menu, os utilizadores podem ter tempos de espera prolongados.
• Solução: Optimize rapidamente o encaminhamento de chamadas para direcionar os utilizadores para o departamento ou agente adequado. Também é possível fornecer opções de menu específicas para que os utilizadores saltem diretamente para a opção mais relevante para a sua consulta, como a opção “prima 0 para falar com um representante”.

Integração com sistemas existentes

• Desafio: A integração de um IVR com os sistemas telefónicos e de gestão de clientes existentes pode ser complicada e exigir recursos técnicos adicionais.
• Solução: Trabalhar em estreita colaboração com os fornecedores de resposta interactiva de voz e as equipas de TI para garantir uma integração perfeita. Realizar testes extensivos antes de implementar o IVR na produção para identificar e resolver problemas de integração.

Dificuldade em compreender sotaques ou dialectos

• Desafio: Os IVRs podem precisar de ajuda para compreender sotaques regionais ou dialectos específicos, o que pode frustrar os utilizadores.
• Solução: Utilize tecnologia avançada de reconhecimento de voz e treine o sistema para reconhecer uma variedade de pronúncias e sotaques. Também pode oferecer a opção de falar com um agente humano nos casos em que o IVR não consegue compreender claramente a entrada do utilizador.

Tipos de empresas que utilizam IVR

Várias empresas utilizam o IVR (Interactive Voice Response) para gerir as suas comunicações telefónicas e melhorar eficazmente a experiência do cliente.

Aqui está uma visão geral dos tipos de empresas que normalmente utilizam a resposta interactiva de voz:

Call centers e serviços de apoio ao cliente

As empresas que lidam com grandes volumes de chamadas, tais como centros de atendimento, empresas de telecomunicações, empresas de serviços financeiros, fornecedores de seguros e empresas de comércio eletrónico, utilizam frequentemente o IVR para gerir eficazmente as consultas e os pedidos dos clientes.

Ajuda a reduzir os tempos de espera e a encaminhar os clientes para o departamento correto para resolver os seus problemas de forma rápida e eficaz.

Empresas do sector da saúde e dos serviços de saúde

Hospitais, clínicas, consultórios médicos e prestadores de cuidados de saúde utilizam o IVR para gerir consultas e fornecer informações sobre o horário de expediente, localizações de consultórios e serviços disponíveis.

Facilita a acessibilidade e a eficiência na gestão dos cuidados de saúde.

Utilidades e prestadores de serviços

As empresas de serviços públicos, como a eletricidade, o gás e a água, e os fornecedores de serviços, como as empresas de cabo, Internet e telefone, utilizam a resposta interactiva de voz para tratar de questões de faturação, relatórios de avarias e pedidos de serviços.

Ajuda a gerir eficazmente as exigências dos clientes e a fornecer informações atempadas sobre o estado dos serviços.

Instituições financeiras

Bancos, instituições de crédito, empresas de cartões de crédito e outras instituições financeiras utilizam o IVR para oferecer serviços como consultas de saldos, transferências de fundos, pagamentos de facturas e ativação de cartões.

Os clientes têm acesso rápido e cómodo às suas contas e serviços financeiros.

Empresas de venda e retalho

As lojas de retalho, o comércio eletrónico e as empresas de vendas por telefone utilizam o IVR para gerir encomendas, fornecer informações sobre produtos e serviços e tratar de questões relacionadas com o serviço de apoio ao cliente.

Ajuda a simplificar o checkout e a melhorar a satisfação do cliente, fornecendo respostas rápidas e exactas.

Aumenta o seu sistema IVR com integrações

A integração de um sistema de resposta interactiva de voz com outras ferramentas e aplicações comerciais pode melhorar significativamente o seu desempenho e produtividade.

Estas integrações permitem uma maior automatização dos processos, uma melhor gestão dos dados e uma experiência do cliente mais personalizada.

Integração do RIV com o CRM

Ao integrar o seu IVR com um sistema CRM (Customer Relationship Management), pode aceder a informações detalhadas sobre os clientes durante as interações telefónicas.

Esta integração permite-lhe personalizar as respostas IVR com base no histórico de interação do cliente, melhorando assim a experiência do cliente e aumentando a eficácia das comunicações.

Integração do RIV com ferramentas de gestão de equipas

Conectar o seu IVR a ferramentas de gestão de equipas, como o Slack ou o Microsoft Teams, facilita a colaboração entre os agentes do call center.

Os agentes podem receber notificações em tempo real sobre novas chamadas recebidas, visualizar informações adicionais sobre os clientes a partir da mesma plataforma e colaborar de forma mais eficaz para resolver consultas complexas.

Integração do RIV com a gestão de pagamentos

A integração da resposta interactiva de voz com plataformas de gestão de pagamentos, como o PayPal ou o Stripe, permite que os clientes efectuem transacções financeiras de forma segura e conveniente através do telefone.

Beneficia as empresas de comércio eletrónico, os serviços financeiros e as organizações que necessitam de processar pagamentos por telefone.

Integração do RIV com a gestão de bilhetes de apoio

A ligação do seu IVR a uma plataforma de gestão de bilhetes de apoio, como o Zendesk ou o Freshdesk, pode automatizar a criação e o acompanhamento de bilhetes de apoio durante as chamadas.

Ajuda a garantir que todos os pedidos de informação dos clientes são registados e rapidamente atribuídos a agentes adequados para resolução, melhorando a eficiência do serviço ao cliente.

Outras integrações úteis

A integração do seu IVR com sistemas de análise de dados, como o Google Analytics, permite-lhe recolher informações valiosas sobre o desempenho das suas interações telefónicas e fazer melhorias baseadas em dados.

Além disso, a integração do seu IVR com sistemas de gestão de inventário, sistemas de gestão de recursos humanos e outros sistemas empresariais pode proporcionar uma visão mais completa e interligada das operações da sua empresa.

A sua empresa precisa de um IVR? resolvemos as suas dúvidas

Um estudo efectuado pela Accenture indica que 47% dos clientes não se sentem valorizados devido a um mau serviço ao cliente.

Estes dados realçam a necessidade de afetar recursos à experiência que o utilizador tem com a sua empresa.

Se a sua empresa lida com um volume considerável de chamadas telefónicas e pretende melhorar a eficiência do serviço ao cliente, um IVR pode ser uma ferramenta valiosa.

O IVR pode ajudar a encaminhar eficazmente as chamadas, fornecer informações essenciais aos clientes e reduzir o volume de trabalho dos funcionários automatizando tarefas repetitivas.

Além disso, se a sua empresa quiser melhorar a experiência do cliente, oferecendo opções de autosserviço e uma atenção mais personalizada, a implementação de uma resposta interactiva de voz pode ser uma opção a considerar.

No entanto, as empresas devem implementar e configurar a sua resposta interactiva de voz de forma cuidadosa e ponderada, garantindo que é fácil de utilizar e proporciona uma experiência positiva ao utilizador.

Como utilizar o VoIPstudio para melhorar o serviço de apoio ao cliente com IVR

O VoIPstudio pode ser a melhor opção de IVR para atendimento de chamadas empresariais. Permite-lhe encaminhar automaticamente as chamadas recebidas para a pessoa certa.

Quer saber como melhorar o serviço ao cliente com o VoIPstudio?

1. Configurar o guia de boas-vindas

Primeiro passo, vamos adicionar áudio a partir de “settings/sounds“. Para isso podemos usar esta função “Text to speech” ou “Upload Sound” usando o formato de ficheiro mp3.

Segundo passo, adicionar um IVR a partir de Settings > IVRs.

1. Clique em “Settings > IVRs”
2. Clique em “+ADD”
3. Em “Inbound Number(s)” associamos o número de telefone da nossa empresa. da nossa empresa
4. Em “Anúncio inicial”, adicionamos os sons que preparámos anteriormente
5. Para o destino, se não houver seleção, seleccionamos para onde encaminhar a chamada

Nota: Ao usá-lo como uma única mensagem de boas-vindas, recomendamos usar a seguinte configuração: Timeout 0 e Repeats 1.

2. Definir um horário de funcionamento com a mensagem de cliente “Fora de horas”

Neste caso temos duas opções: informar o cliente sobre o horário comercial e desligar ou informar sobre o horário e deixar uma mensagem de voz.

Primeiro passo, adicionar o áudio a partir de Definições/som. Podemos utilizar a função “Texto para voz” ou carregar um ficheiro MP3.

Segundo passo, adicionar um IVR a partir de Definições/IVRs

1. Clique em IVRs
2. Clique em “+ADD”
3. Em “Inbound Number(s)”, selecione o nosso número de telefone
4. Ir para “Anúncio inicial” e adicionar o áudio que preparámos anteriormente
5. Em “Publicar anúncio”, adicionamos o correio de voz ou desligamos a chamada

Terceiro Passo, criamos uma regra de encaminhamento que vai conduzir as chamadas para o IVR de Boas Vindas ou para o de Fora de Nós:

1. Clique em “Routing Rules/Inbound”
2. Clique em “+ADD”
3. Em “Destinos PBX”, selecione o nosso Tel. número
4. Ir para “Time interval” e criar um novo com o horário da nossa empresa
5. No destino, seleccionamos o nosso IVR de boas-vindas

Como já referimos, estas são as configurações mais comuns, mas o VoIPstudio ajusta-se às necessidades de cada empresa.

Deseja fazer algo diferente ou tem alguma dúvida? Não hesite em abrir um ticket de suporte. Se ainda não iniciou o teste gratuito para o configurar você mesmo, de que está à espera?

Caraterísticas do VoIPstudio para a configuração do IVR

Flexibilidade e personalização

O VoIPstudio oferece uma plataforma de resposta de voz interactiva altamente flexível, permitindo que as empresas personalizem totalmente o seu sistema de resposta de voz interactiva para atender às suas necessidades. Inclui a criação de menus IVR personalizados, a gravação de mensagens de voz e a definição de regras de encaminhamento avançadas.

Clique aqui para saber como configurar o seu IVR a partir da plataforma VoIPstudio.

Integração com CRM e outras ferramentas

VoIPstudio facilmente integra-se com sistemas CRM e outras ferramentas comerciais, permitindo que as empresas acedam a informações relevantes sobre os clientes durante as interações telefónicas. Esta integração aumenta a eficiência e a personalização do serviço ao cliente.

Caraterísticas avançadas de encaminhamento de chamadas

O VoIPstudio oferece funcionalidades avançadas de encaminhamento de chamadas que permitem às empresas encaminhar as chamadas recebidas para o departamento ou agente adequado de forma eficiente. Garante uma distribuição uniforme das chamadas e uma resposta rápida aos pedidos de informação dos clientes.

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O futuro do IVR com IA conversacional

A evolução dos IVRs com o desenvolvimento da IA conversacional promete proporcionar interações mais naturais, personalizadas e eficientes para os clientes, o que melhoraria significativamente a experiência do cliente e a eficiência operacional das empresas:

Interações mais naturais:A IA conversacional permitiria que as respostas interactivas de voz compreendessem e respondessem mais naturalmente às perguntas dos clientes. Em vez de se basearem em opções de menu predefinidas, os IVRs seriam capazes de interpretar a linguagem natural e fornecer respostas mais contextuais e relevantes.

Personalização avançada: Com a IA, os IVRs podem personalizar ainda mais as interações, adaptando-se às preferências e comportamentos dos clientes. Pode incluir a recordação de interações passadas, a recomendação de produtos ou serviços relevantes e a oferta de assistência mais precisa e direcionada.

Aprendizagem contínua: Os IVRs alimentados por IA poderiam aprender com cada interação com o cliente, melhorando a sua capacidade de compreender e resolver as questões de forma mais eficaz. Isso permitiria uma melhoria contínua da precisão e da qualidade do serviço oferecido.

Integração com outros canais: a IA conversacional poderia permitir uma integração perfeita entre IVRs e outros canais de comunicação, como chatbots, e-mail e redes sociais. Proporcionaria uma experiência omnicanal mais consistente e personalizada para os clientes.

Automatização avançada: Com a IA, os IVRs poderiam automatizar tarefas mais complexas e oferecer soluções mais avançadas sem intervenção humana. Isso ajudaria a reduzir os tempos de espera e a melhorar a eficiência operacional das empresas.

FAQ’S: Perguntas frequentes sobre o que é o IVR

Quais são as melhores práticas para conceber um IVR eficaz?

Ao conceber uma resposta de voz interactiva eficaz, é essencial manter o menu simples e fácil de navegar, fornecer opções claras e concisas, utilizar avisos de voz gravados de qualidade profissional e oferecer a opção de falar com um agente humano em qualquer altura para questões mais complexas.

Como posso medir a eficácia do meu IVR?

Pode medir a eficácia da sua resposta de voz interactiva através de métricas como o tempo médio de espera, a taxa de abandono de chamadas, a taxa de resolução na primeira chamada e a satisfação do cliente. Também pode recolher o feedback dos utilizadores através de inquéritos ou análise de discurso para identificar áreas a melhorar.

Quais são as opções de integração disponíveis para o meu IVR?

As opções de integração do IVR podem incluir sistemas CRM para aceder a informações sobre os clientes, ferramentas de gestão de bilhetes de apoio para criar e acompanhar bilhetes durante as interações telefónicas e sistemas de análise de dados para medir o desempenho e a eficácia do Interactive Voice Response.

Como posso garantir a segurança e a privacidade dos dados dos clientes no meu IVR?

Para garantir a segurança e a privacidade dos dados dos clientes no seu IVR, pode implementar medidas como a encriptação de dados, a conformidade com regulamentos de privacidade como o RGPD ou a HIPAA, conforme adequado, e realizar auditorias de segurança regulares para identificar e mitigar potenciais riscos.

É possível personalizar totalmente o meu IVR de acordo com as necessidades específicas da minha empresa? Sim, muitos fornecedores de resposta interactiva de voz oferecem opções avançadas de personalização que permitem adaptar totalmente o design e a funcionalidade do IVR às necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui a capacidade de criar fluxos de chamadas personalizados, integrar sistemas de terceiros e personalizar avisos de voz com base na marca da empresa. Ainda tem dúvidas sobre a capacidade dos IVRs para automatizar a gestão telefónica da sua empresa? Contacte o nosso departamento de suporte e comece já hoje a melhorar a experiência dos seus utilizadores!