A MeteoGroup melhorou as suas comunicações e produtividade com o VoIPstudio

Setor

Meteorologia

Tamanho da empresa

500-1K Funcionários

Sede

Utrecht, Países Baixos

Fundada

1986

Sobre

A MeteoGroup era um dos principais fornecedores mundiais de soluções meteorológicas B2B de serviço completo. Os seus serviços de pesquisa e previsão apoiavam empresas e organizações na tomada de decisões mais eficazes e críticas. Fundada em 1986 como a primeira empresa meteorológica do setor privado na Europa, a MeteoGroup operava escritórios em 17 países.

O desafio

Alguns dos escritórios da MeteoGroup eram grandes, albergando até 150 funcionários, enquanto outros eram muito menores, com apenas alguns funcionários. Além disso, alguns dos meteorologistas da empresa trabalhavam remotamente a partir de casa. Quando o grupo decidiu abrir um novo escritório no Canadá, uma solução VoIP tornou-se a escolha óbvia devido à sua flexibilidade, funcionalidade e potencial de poupança de custos.

A instalação de um sistema PBX físico não foi considerada prática. O objetivo a longo prazo, liderado por Epco Dijk, Teamleader do Backoffice de Tecnologia, era eliminar o uso de vários fornecedores de telecomunicações e sistemas díspares em vários escritórios e regiões. O objetivo era gerir e configurar centralmente todos os sistemas de telecomunicações para os funcionários, independentemente da sua localização.

Embora a equipa já tivesse explorado fornecedores de VoIP, esses esforços anteriores depararam-se com desafios, incluindo problemas de qualidade e dificuldades técnicas.

O nosso escritório em Manila tinha problemas, porque o nosso fornecedor não tinha um datacenter asiático, pelo que a qualidade das chamadas era afetada. Quando descobrimos o VoIPstudio, ficámos satisfeitos por ver que eles têm datacenters distribuídos. Assim que começámos a falar com eles, percebemos rapidamente que eles podiam fazer tudo o que nós queríamos.

A solução

A MeteoGroup iniciou a sua implementação do VoIPstudio com as suas operações canadianas, suportando cerca de 8 a 10 utilizadores. Após a implementação bem-sucedida, a empresa expandiu a implementação para escritórios na Inglaterra, Polónia, Escócia, Irlanda, Espanha e França. Estavam em curso planos para estender a solução a escritórios maiores na Bélgica, Alemanha e Países Baixos durante 2017. Uma vez totalmente implementada, esperava-se que a plataforma suportasse aproximadamente 500 utilizadores em toda a organização.

Uma das principais vantagens da adoção do VoIPstudio foi a facilidade com que a solução de telecomunicações podia ser implementada tanto para utilizadores novos como para os existentes. Nos Estados Unidos, por exemplo, os meteorologistas remotos conseguiram configurar os seus sistemas de forma rápida e sem complicações. A plataforma também permitiu uma personalização perfeita para satisfazer as necessidades exclusivas de diferentes locais. No Canadá, por exemplo, as preferências locais, como um formato de hora de 12 horas e visualizações de data específicas da região, foram acomodadas através de modelos de provisionamento personalizados. Estas configurações foram geridas centralmente, com os dispositivos a aplicar automaticamente as definições corretas após a ligação.

Achei -os muito, muito responsivos e dispostos a ajudar. Por exemplo, temos um diretório corporativo onde podemos encontrar todos os nossos utilizadores num sistema central. Isso ia ser enviado em texto simples pela internet, mas o nosso responsável pela segurança não estava satisfeito com o acordo. Então, o VoIPstudio apresentou uma solução que envolvia um gateway SSL que encaminha o tráfego para o diretório corporativo de uma forma segura. O nosso responsável pela segurança está satisfeito e agora temos o diretório a funcionar.

Temos uma visão clara dos custos gerais e, mais importante ainda, apenas uma fatura.

Temos tudo num só lugar – um ambiente de gestão central onde posso solicitar números em todo o mundo. Sem dúvida, estou muito satisfeito com o VoIPstudio!

O impacto

A facilidade de gestão da solução VoIPstudio revelou-se uma grande vantagem para a MeteoGroup, ajudando a melhorar a eficiência geral da comunicação e a reduzir a carga de trabalho das equipas de suporte interno.

A empresa conseguiu centralizar todo o seu ambiente de telecomunicações, permitindo à equipa gerir números globais a partir de uma única interface. Quer se trate de solicitar um número em Berlim ou Tóquio, todas as operações foram tratadas dentro do mesmo sistema. Isto proporcionou uma visão abrangente da estrutura de telefonia de toda a organização, incluindo discriminações geográficas e atribuições de números. A visibilidade dos custos também melhorou significativamente, com uma visão clara dos gastos totais e a conveniência de receber apenas uma fatura mensal consolidada. Todas as funcionalidades essenciais foram incluídas, eliminando a necessidade de complementos separados e simplificando a gestão do orçamento.

Foram observados ganhos de produtividade através da utilização de funcionalidades como o Follow Me e os Ring Groups. A sala meteorológica geograficamente distribuída da MeteoGroup – que liga membros da equipa de países como o Reino Unido, os Países Baixos e a Alemanha – funcionou de forma mais integrada. Uma única chamada podia tocar em vários países simultaneamente, algo que não teria sido possível com um sistema PBX tradicional.

Temos uma sala meteorológica geograficamente dividida, com diferentes pessoas a juntarem-se de, digamos, o Reino Unido, os Países Baixos e a Alemanha, mas todos estão acessíveis no mesmo número. Com uma única chamada, há um telefone a tocar em três países. Isso simplesmente não seria possível com um PBX tradicional.

O VoIPstudio ofereceu uma plataforma de telecomunicações de fácil utilização, fácil de configurar, com ferramentas de gestão robustas e opções de personalização flexíveis. O serviço evoluiu consistentemente para satisfazer as necessidades dos utilizadores, contribuindo para uma experiência de comunicação mais simplificada e eficaz em toda a empresa.