Como a Simpro poupou até 80% no seu sistema telefónico empresarial com a VoIPstudio

Setor

Serviços e software empresariais

Tamanho da empresa

501-1K Funcionários

Sede

Brisbane, Austrália

Fundada

2002

Sobre

A simPRO Software faz parte do Grupo simPRO, fundado em Brisbane, Austrália, em 2002. A empresa cria software baseado na nuvem, concebido para facilitar a gestão de uma empresa comercial, otimizando o fluxo de trabalho para tudo, desde a estimativa de trabalhos até à prestação de serviços e ao processamento de pagamentos.

A simPRO presta serviços que são vitais para o funcionamento das empresas comerciais, e os seus clientes necessitam de níveis de suporte excecionais. Para garantir isto, a empresa opera call centers em cada um dos países onde trabalha.

O desafio

As soluções da simPro são utilizadas por uma vasta gama de empresas, incluindo eletricidade, redes de dados, canalização e aquecimento, segurança, serviços de construção e gestão de instalações, bem como empresas de serviços solares e energéticos. A SimPRO abriu escritórios na Nova Zelândia, no Reino Unido e nos Estados Unidos, com mais expansão planeada. A empresa tem atualmente mais de 150 funcionários, 2500 clientes e 80 000 utilizadores.

A simPRO migrou das linhas fixas tradicionais para um fornecedor de VoIP para os seus escritórios australianos por volta de 2010, mas, embora tenha beneficiado de poupanças de custos, o fornecedor não conseguiu ajudar a empresa a atingir o seu objetivo real, o de uma solução de telecomunicações para todos os seus escritórios: uma solução global que transformaria a eficácia dos call centers.

Começámos a analisar como os nossos serviços funcionam para nós numa base global e não apenas a nível de cada país. Quando criámos pela primeira vez os nossos escritórios no estrangeiro, não conseguimos encontrar um fornecedor que pudesse tratar de todos os requisitos dos nossos escritórios - por isso, acabámos por ter fornecedores diferentes em cada país. Isso foi um grande problema para nós. Em alguns casos, isso significava ter PBX físicos no escritório, o que não era o que queríamos. O nosso objetivo era não ter infraestruturas físicas nos escritórios, para que, se o local ardesse amanhã, se pudesse simplesmente mudar para pessoas a trabalhar a partir de casa.

Também queríamos um sistema utilizado por todos os escritórios, porque isso permite que a interligação de chamadas entre os escritórios seja muito mais simples e económica. Isso permitir-nos-ia introduzir uma metodologia de 'seguir o sol' para os nossos call centers. Cada escritório está num fuso horário diferente, pelo que podemos ter o encaminhamento de chamadas a seguir a hora do dia nos vários escritórios. Pode ser meia-noite na Austrália, mas as chamadas de suporte podem ir diretamente para o call center do Reino Unido, que está online. Isso significa que estamos a melhorar o nível de serviço aos clientes.

A solução

A implementação do VoIPstudio na simPRO foi rápida, direta e sem problemas. Com aproximadamente 170 extensões implementadas em quatro países, o processo de migração poderia ter representado um desafio, mas foi concluído sem problemas, com as transferências de números a ocorrerem precisamente no prazo previsto. O único requisito por parte da simPRO era ter um dispositivo telefónico ou software SIP instalado nos PCs dos utilizadores, tornando todo o processo de configuração notavelmente simples.

A empresa faz uma utilização extensiva das funcionalidades de resposta de voz interativa (IVR) e de fila de chamadas do VoIPstudio. O seu painel de administração intuitivo e flexível permite à equipa configurar e adaptar facilmente o sistema para se adequar às necessidades em evolução. Com membros da equipa espalhados por diferentes regiões, qualquer pessoa pode aceder ao sistema e fazer as alterações necessárias, independentemente da localização, garantindo um suporte reativo 24 horas por dia.

Os principais benefícios da utilização do VoIPstudio são a facilidade de implementação, a facilidade de gestão e a facilidade de utilização.

Obtivemos uma redução percentual de custos de cerca de 40% em comparação com o nosso anterior fornecedor de VoIP. Assim, em comparação com os telefones fixos, a poupança seria da ordem dos 70% a 80%.

O impacto

Desde que mudou para o VoIPstudio, a simPRO tem registado uma melhoria significativa na qualidade das chamadas em comparação com os seus anteriores fornecedores de VoIP. O suporte tem sido consistentemente útil, rápido e reativo, com o VoIPstudio a demonstrar também uma forte vontade de ouvir o feedback dos clientes e considerar sugestões de funcionalidades.

A empresa também ganhou maior agilidade. Como uma empresa em rápido crescimento, a capacidade de configurar de forma rápida e fácil a infraestrutura de telecomunicações para novos escritórios e call centers tem-se revelado essencial. Novos números de telefone e linhas gratuitas podem ser solicitados através do painel de controlo e ativados em segundos, otimizando os esforços de expansão.

O facto de poder solicitar novos números de telefone e números de chamada gratuitos através do painel de controlo e tê-los disponíveis em poucos segundos é incrível.

Os principais benefícios do VoIPstudio para a simPRO incluem a facilidade de implementação, a gestão simples e o funcionamento fácil de utilizar. Estas vantagens, combinadas com poupanças de custos mensuráveis, tiveram um grande impacto nas suas operações. Os custos globais das chamadas foram reduzidos em aproximadamente 40% em comparação com o seu anterior fornecedor de VoIP – e em 70-80% em comparação com os serviços de telefonia fixa tradicionais. A gestão de números gratuitos também é significativamente mais económica com o VoIPstudio do que com fornecedores alternativos.

Em conjunto, estas melhorias não só melhoraram a eficiência operacional, como também proporcionaram fortes benefícios financeiros, tornando o VoIPstudio um ativo valioso no crescimento contínuo da simPRO.