Uma agência de marketing internacional melhorou o seu trabalho remoto com o VoIPstudio

Setor

Serviços de marketing e empresariais

Tamanho da empresa

1-10 funcionários

Sede

Valladolid, Espanha

Fundada

2012

Sobre

A Nementio é uma agência de marketing internacional sediada em Espanha, especializada em inbound marketing e serviços de marketing para empresas de tecnologia e SaaS. Uma das suas principais linhas de negócio é apoiar empresas de TI globais no desenvolvimento dos mercados espanhol e latino-americano.

Para prestar estes serviços, a agência conta atualmente com uma equipa de seis pessoas que partilham as tarefas de gestão, consultoria de marketing, design e criação de conteúdos, bem como um grupo de colaboradores externos.

O desafio

Em 2020, a agência mudou para o trabalho remoto em resposta à pandemia de COVID-19. O que começou como um ajuste temporário rapidamente se revelou eficaz e, graças aos resultados positivos e à satisfação dos funcionários, a equipa continuou a trabalhar remotamente por opção.

Antes desta mudança, a empresa dependia de uma única linha fixa durante o horário de expediente, o que era suficiente para atender às consultas dos clientes. Com toda a equipa a trabalhar a partir de casa, surgiu uma nova questão: quem atende as chamadas recebidas?

No escritório físico, qualquer pessoa por perto podia atender o telefone e redirecionar a chamada para o colega apropriado. Mas replicar essa simplicidade num ambiente remoto, sem depender de telemóveis pessoais, representava um desafio.

Além disso, a expansão da agência para os mercados internacionais e o lançamento da marca Ramabaya criaram uma nova procura por um tratamento de chamadas mais estruturado. Tornou-se essencial implementar um sistema telefónico capaz de encaminhar as chamadas para a pessoa certa desde o início, garantindo uma experiência de cliente personalizada em todos os momentos.

A nossa intenção era clara: ser mais eficientes no recebimento de chamadas e que o trabalho remoto não fosse um impedimento para conseguir atender os nossos clientes de perto e rapidamente.

A solução

Com a implementação da solução de telefonia em nuvem da VoIPstudio, a Nementio adquiriu um único número de telefone que qualquer um dos funcionários podia atender. Além disso, podiam fazê-lo a partir dos seus computadores portáteis ou telemóveis, graças ao softphone.

Com a ajuda do suporte da VoIPstudio, também configuraram um atendimento automático IVR que atendia as chamadas recebidas no seu idioma preferido e permitia que selecionassem se queriam falar com a Nementio ou com a Ramabaya. Desta forma, as chamadas são automaticamente encaminhadas para a pessoa certa e o sistema notifica-os da opção escolhida pelo utilizador para que possam ser devidamente atendidas desde o início.

O sistema permite que outras necessidades sejam satisfeitas, como a possibilidade de os utilizadores deixarem uma mensagem se ligarem fora do horário de expediente, o que é muito importante considerando as diferenças de horário com clientes estrangeiros. Também permite gravar chamadas, o que ajuda a tomar notas mais tarde ou a lembrar detalhes essenciais.

A VoIPstudio deu-nos uma forma poderosa, rápida e económica de comunicar.

A VoIPstudio deu-nos uma solução poderosa, rápida e económica para as nossas comunicações remotas num ambiente multi-marca. Gostaria que a tivéssemos conhecido mais cedo.

O impacto

O processo de configuração foi concluído em apenas um dia, sem a necessidade de comprar ou distribuir qualquer equipamento novo aos funcionários. O objetivo era claro: manter uma alta capacidade de resposta e um estreito envolvimento com o cliente, mesmo enquanto toda a equipa operava remotamente. A VoIPstudio permitiu que a agência alcançasse isso com facilidade e eficiência.

Embora muitas empresas hesitem em mudar de sistema telefónico ou mudar de número, a Nementio optou por adotar um novo. Esta mudança foi vista como uma vantagem, permitindo que a agência selecionasse um número mais memorável, apelativo e profissional do ponto de vista do cliente.

Além disso, as preocupações com a complexidade da configuração do VoIP foram rapidamente resolvidas. Com o apoio oportuno da VoIPstudio, a equipa recebeu orientação clara e respostas rápidas às suas perguntas, garantindo uma transição suave e ajudando-os a desbloquear todo o valor da plataforma desde o primeiro dia.