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Kontakte

Die Kontaktseite bietet ein zentrales Verzeichnis der Personen auf der Plattform. Sie ermöglicht es Vorgesetzten, Kontakte, die über verschiedene Kommunikationskanäle genutzt werden, zu suchen, zu organisieren, zu importieren und zu verwalten.

Jeder Kontaktdatensatz enthält folgende Informationen:

  • Name – Vor- und Nachname des Ansprechpartners.
  • E-Mail – Kontakt-E-Mail-Adresse.
  • Firma – Organisation, die mit dem Kontakt in Verbindung steht.
  • Nummer – Telefonnummer(n), die mit dem Kontakt verknüpft sind.
  • Gruppe – Kontaktgruppe, die zur Organisation oder Zugriffskontrolle verwendet wird.
  • Labels – Benutzerdefinierte Tags, die dem Kontakt zur Kategorisierung zugewiesen werden.

Kontakte suchen

Über das Suchfeld können Sie schnell Kontakte anhand von Name, E-Mail-Adresse, Firma oder Telefonnummer finden.

Filterkontakte

Filter helfen dabei, die Kontaktliste einzugrenzen. Sie können filtern nach:

  • E-Mail
  • Unternehmen
  • Gruppe
  • Etiketten

Kontaktetiketten verwalten

Wählen Sie mehrere Kontakte aus, um ihnen gleichzeitig Labels zuzuweisen oder die Zuweisung zu entfernen. Dies erleichtert die Kategorisierung von Kontakten für Berichte oder die interne Organisation.

Kontakte aus CSV importieren

.csv-Datei (Comma-Separated Values) importiert werden.

  1. Klicken Sie auf Importieren oder Exportieren.
  2. Klicken Sie auf „CSV importieren“.
  3. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät aus. Die maximal zulässige Dateigröße ist 2 MB groß.
  4. Klicken Sie nach dem Hochladen der Datei auf „Importieren“.
  5. Vorschau der Spaltenzuordnung zu Kontaktfeldern. Klicken Sie auf Speichern, um den Import der Kontakte abzuschließen.

Unterstützte Dateiformate:

  • Grundformat: "E-Mail, Vorname, Nachname, Firma, Telefon, Mobiltelefon, Gruppe, Labels"
  • Erweitertes Format: ("E-Mail,Vorname,Nachname,Firma,Telefon 1,Telefon 2,Telefon 3,Mobil 1,Mobil 2,Mobil 3,Gruppe,Labels")
  • Das System unterstützt auch Dateien, die aus Google Kontakte und Microsoft Outlook exportiert wurden.

Kontakte als CSV exportieren

Klicken Sie auf „Importieren oder Exportieren“ > „Als CSV exportieren“, um die aktuelle Kontaktliste als CSV-Datei herunterzuladen. Die exportierten Daten berücksichtigen die aktuell angewendeten Filter.

Neuen Kontakt hinzufügen

So erstellen Sie einen neuen Kontakt:

  1. Klicken Sie auf „+ Kontakt hinzufügen“.
  2. Geben Sie die Kontaktdaten ein:
  3. Vorname
  4. Nachname
  5. E-Mail
  6. Unternehmen
  7. Gruppe – Wählen Sie eine bestehende Gruppe aus oder geben Sie einen Namen ein, um eine neue Gruppe zu erstellen.
  8. Globaler Kontakt – Legt die Sichtbarkeit des Kontakts fest. EIN bedeutet, dass der Kontakt für alle Benutzer in der Organisation verfügbar ist. AUS – Wählen Sie einen Kontaktinhaber aus, um den Kontakt einem bestimmten Benutzer zuzuweisen.
  9. Telefonnummer(n) – Optional: Kurzwahl eingeben.
  10. Mobilnummer(n) – Optional: Kurzwahl eingeben.
  11. Etiketten – Etiketten zuweisen oder entfernen
  12. Notizen – Füge dem Kontakt eine private Notiz hinzu.
  13. Klicken Sie auf Speichern.

Kontakt bearbeiten oder löschen

So aktualisieren oder löschen Sie einen Kontakt:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Kontakt.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die verfügbaren Kontaktdaten zu aktualisieren (siehe oben).
  3. Klicken Sie auf „Löschen“, um den Kontakt aus dem Verzeichnis zu entfernen.