Integração VoIP e CRM: Melhoria das equipas de marketing e vendas

A integração do VoIP com outras aplicações tornou-se crucial no desenvolvimento de negócios, especialmente em vendas e marketing. Em particular, a implementação de soluções CRM e VoIP tem permitido uma optimização e eficiência mais significativas nos processos de serviço ao cliente. Conduziu à automatização de várias tarefas que anteriormente eram executadas manualmente.

Benefícios da integração de VoIP e CRM para equipas de marketing e vendas

A integração VoIP e CRM oferece vários benefícios significativos para as equipas de marketing e vendas. Aqui estão algumas das mais relevantes:

• Maior eficiência na gestão de chamadas: permite tratar e registar chamadas com mais eficiência, uma vez que todas as informações de contacto e histórico de interacção com o cliente se encontram num único local. Isto reduz o tempo gasto na gestão de chamadas e aumenta o tempo disponível para vendas e serviço ao cliente.
• Melhorar a qualidade das interacções do cliente: pode aceder a informações valiosas em tempo real, tais como detalhes de contacto do cliente, histórico de compras, interesses e preferências. Esta informação permite às equipas fornecer uma experiência personalizada e relevante ao cliente, melhorando a qualidade das interacções e aumentando a satisfação do cliente.
• Maior eficiência das equipas de vendas e marketing: permite um acompanhamento mais eficaz dos leads e oportunidades de vendas. A automatização do processo e a disponibilidade de informação valiosa em tempo real melhoram a eficiência da equipa e aumentam as taxas de conversão.
• Melhoria da colaboração e comunicação entre equipas: facilita a cooperação e comunicação entre equipas de vendas e marketing. A disponibilidade de informação e automatização de processos em tempo real aumenta a eficiência e reduz a necessidade de comunicação desnecessária entre as equipas.
• Redução de custos: permite às empresas reduzir custos, eliminando a necessidade de sistemas e processos separados para tratar chamadas e dados de clientes. Além disso, a automatização de processos reduz a necessidade de pessoal adicional, reduzindo ainda mais os custos.

VoIP e CRM: Comunicação eficiente e racionalização dos seus fluxos de trabalho

A combinação de tecnologia de telefonia IP com software de gestão de relações com o cliente cria uma solução para melhorar a eficiência da comunicação e racionalizar os fluxos de trabalho. Aqui estão algumas formas desta integração poder realizar isto:

• Registo de interacção em tempo real: permite às equipas de marketing e vendas registar as interacções dos clientes em tempo real. Isto significa que os detalhes de contacto, duração da chamada, data e hora, e conteúdo da conversa, entre outros, são automaticamente gravados no sistema CRM. Isto poupa o pessoal de introduzir manualmente informações de contacto e interacção, poupando tempo e minimizando a possibilidade de erros.
• Automatização de tarefas: pode ajudar a automatizar tarefas que anteriormente eram executadas manualmente. Por exemplo, quando uma chamada é recebida, o sistema VoIP pode identificar automaticamente o cliente e exibir informações de contacto e histórico de interacção no ecrã. Além disso, o CRM pode utilizar esta informação para gerar oportunidades de vendas, adicionar novas interacções à conta do cliente e enviar e-mails de acompanhamento.
• Comunicação em tempo real: permite a comunicação em tempo real entre equipas de vendas e de marketing, o que pode beneficiar o trabalho de equipa e a tomada de decisões. Quando um agente de vendas recebe uma chamada, pode visualizar a informação do cliente em tempo real e partilhá-la com os membros da equipa de marketing para melhorar a qualidade do serviço ao cliente. Da mesma forma, a equipa de marketing pode enviar novas informações de contacto principais à equipa de vendas em tempo real para que estes possam tomar medidas imediatas.
• Melhoria do serviço ao cliente: ao aceder a informações actualizadas e precisas sobre o cliente, as equipas podem prestar uma atenção personalizada e responder rapidamente às necessidades do cliente.

CRMs populares que se integram com VoIP

Várias opções de CRM integram-se com VoIP, oferecendo às empresas uma solução completa para gerir as relações com os clientes. Abaixo está uma lista detalhada dos CRM mais populares que se integram com VoIP e como estas ferramentas podem ajudar as suas equipas de marketing e vendas.

Hubspot, Zoho, e Salesforce são três CRMs populares que oferecem integração VoIP para equipas de marketing e vendas. A sua popularidade entre as empresas deve-se, em grande parte, à sua vasta gama de funções e características que facilitam a gestão da relação com o cliente e melhoram a eficiência da equipa.

Vejamos cada um em detalhe abaixo.

Como o Hubspot se integra com o VoIP para marketing e vendas

HubSpot oferece muitas integrações VoIP, permitindo às equipas de marketing e vendas fazer e receber chamadas directamente da plataforma CRM. Estas integrações VoIP são feitas através de aplicações de terceiros que podem ser facilmente ligadas ao HubSpot.

Com a integração VoIP no HubSpot, os utilizadores podem visualizar todas as interacções de chamadas dentro da sua conta e efectuar chamadas directamente da plataforma. Além disso, as informações das chamadas são automaticamente registadas no separador de contacto correspondente, permitindo uma melhor gestão da relação com o cliente.

As integrações VoIP HubSpot também podem oferecer outras características avançadas, tais como a gravação de chamadas para efeitos de formação e desenvolvimento de competências das equipas de vendas e a capacidade de acompanhar e analisar chamadas de entrada e de saída.

Vantagens de utilizar a integração VoIP Hubspot

Entre as muitas vantagens para as equipas de marketing e vendas que a integração do Hubspot VoIP oferece, destacam-se as seguintes:

• Poupança de tempo: os utilizadores podem fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo CRM, eliminando a necessidade de mudar de ferramenta e racionalizando o processo.
• Aumento da produtividade: com total integração VoIP, os utilizadores podem tirar o máximo partido das funcionalidades de chamadas, identificação de chamadas e registo de chamadas, aumentando a eficiência e produtividade.
• Melhor serviço ao cliente: ao ter acesso a informações de contacto quando uma chamada é recebida, as equipas de marketing e vendas podem prestar uma atenção personalizada e personalizada às necessidades do cliente.
• Controlo de qualidade: a opção de anexar gravações de chamadas a actividades permite à equipa de vendas monitorizar a qualidade da chamada e detectar oportunidades de melhoria.
• Automatização de processos: A integração VoIP permite a automatização de actividades como o registo de chamadas e voicemail, evitando a necessidade de o fazer manualmente e libertando tempo para actividades mais críticas.

O VoIPstudio integra-se com o HubSpot

No VoIPstudio, oferecemos a opção de integração com o HubSpot. A integração do VoIPstudio com o HubSpot permite aos utilizadores fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo CRM, melhorando a produtividade e eficiência da equipa de vendas e marketing. Não é necessária instalação de software adicional, uma vez que o widget de chamadas do HubSpot trata das ligações. A plataforma VoIPstudio envia eventos, tais como chamadas perdidas, voicemails, etc., directamente para a conta do HubSpot.

As características de integração incluem:

• Envio de eventos de chamadas, tais como chamadas perdidas, voicemails, etc., directamente para a conta HubSpot.
• Função “click-to-call”.
• Identificação de chamada com correspondência automática de identificação de chamada.
• Registo automático de chamadas como Actividades.
• Anexar gravações de chamadas a Actividades para formação ou controlo de qualidade.
• Registo automático de mensagens de voicemail como Actividades.

Guia passo-a-passo sobre como criar a integração VoIP do Hubspot: Exemplo de VoIPstudio

Para configurar a integração do HubSpot CRM com o VoIPstudio, é necessário ter primeiro uma conta HubSpot. Se ainda precisar de obter uma, pode criar uma aqui.

Em seguida, inicie sessão na sua conta VoIPstudio a partir do Painel de Administração e siga os passos abaixo:

• Ir para “Integrações”.
• Clique no botão “Enable HubSpot integration” (Activar integração do HubSpot).
• Pode escolher que actividades serão registadas no HubSpot CRM: actividades para chamadas recebidas, efectuadas e perdidas, actividades para gravações de chamadas, ou actividades para voicemails.
• Seleccione os utilizadores que pretende convidar para se ligarem ao HubSpot.
• Clique em “Enviar convite”. Verá também o estado actual do convite na grelha de convites do HubSpot.
• Deverá receber um e-mail com um link de convite. Em alternativa, clicar em “Ligar com HubSpot” a partir da barra de notificação no topo do VoIPstudio.
• Será redireccionado para a página de login do HubSpot quando clicar na ligação a partir do e-mail ou da barra de notificação.
• Inicie a sessão no HubSpot com as suas credenciais.
• Clique em “Ligar aplicação” para permitir a integração do VoIPstudio.
• Será redireccionado para a sua conta VoIPstudio, e após autorização bem sucedida, deverá ver a janela pop-up.
• O estado de autorização do utilizador deve ser alterado para confirmado.
• Quando pelo menos um utilizador é autorizado, aparecerá a opção de sincronização de contactos, permitindo a inserção e extracção dos dados de contacto.

Consulte o nosso manual do administrador para mais informações sobre a integração do VoIPstudio com o CRM do Hubspot.

Como Zoho se integra com VoIP para marketing e vendas

Zoho tem uma integração VoIP nativa que permite às equipas de marketing e vendas fazer e receber chamadas a partir da plataforma CRM.
Esta integração é feita através da funcionalidade “Telefonia” oferecida pela Zoho, que lhe permite utilizar um sistema VoIP para chamadas. Os utilizadores podem fazer e receber chamadas directamente da plataforma CRM, poupando tempo e melhorando a produtividade.
 Entre as funcionalidades oferecidas por esta integração estão a identificação de chamadas recebidas, gravação de chamadas, e a capacidade de gerar relatórios de chamadas. Além disso, os utilizadores podem efectuar chamadas com um único clique, permitindo-lhes contactar os clientes rápida e facilmente. A integração VoIP da Zoho também permite a integração com outros canais de comunicação, tais como e-mail e chat, permitindo que as equipas de vendas e marketing tenham uma visão completa do histórico das interacções dos clientes.

Benefícios da utilização da integração VoIP Zoho para equipas de vendas e marketing

A integração VoIP Zoho oferece várias vantagens às equipas de marketing e vendas, incluindo

• Aumento da eficiência e produtividade: a integração permite aos utilizadores fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo Zoho CRM, eliminando a necessidade de mudar constantemente de plataforma e poupando tempo.
• Maior visibilidade e controlo: os utilizadores podem aceder a funcionalidades VoIP tais como identificador de chamadas, registo de chamadas e gravação de chamadas, dando-lhes melhor controlo e visibilidade no histórico das comunicações do cliente.
• Melhoria da qualidade do serviço ao cliente: as equipas de vendas e marketing podem gerar relatórios de chamadas e aceder ao histórico completo das interacções com os clientes, permitindo-lhes fornecer um serviço mais personalizado e de alta qualidade.
• Integração com outros canais de comunicação: A integração VoIP com Zoho permite a integração com outros canais de comunicação, tais como e-mail e chat, permitindo às equipas ter uma visão completa do histórico de interacção com o cliente.

O VoIPstudio integra-se com Zoho

No VoIPstudio, pode integrar o Zoho Desk com a nossa plataforma. Isto permite-lhe utilizar a plataforma VoIP para fazer e receber chamadas directamente do painel de controlo Zoho CRM.

Esta integração permite aos utilizadores acederem a funcionalidades VoIP tais como identificação do chamador, registo de chamadas, e gravação de chamadas sem plataformas de comutação. Podem também gerar relatórios de chamadas e fazer chamadas com um único clique.
Além disso, a integração do VoIPstudio com o Zoho permite a integração com outros canais de comunicação.

Além disso, a integração do VoIPstudio com o Zoho permite a integração com outros canais de comunicação.

Guia passo-a-passo sobre como configurar a integração VoIP Zoho: Exemplo de VoIPstudio

O estabelecimento da integração entre Zoho e VoIPstudio é muito simples. É necessário activar a integração a partir do painel de instrumentos do VoIPstudio e enviar os convites para os funcionários que necessitam de telefonia.

Para mais detalhes, consultar o vídeo tutorial de configuração abaixo:

Ou, se preferir, pode consultar o nosso manual do administrador.

Como Salesforce se integra com VoIP para marketing e vendas

Salesforce oferece uma variedade de opções de integração VoIP de terceiros, permitindo às equipas de marketing e vendas fazer e receber chamadas directamente da plataforma Salesforce.

A integração VoIP é realizada através de uma ligação entre a plataforma Salesforce e o fornecedor de serviços VoIP de terceiros, que fornece as capacidades de comunicação necessárias para fazer e receber chamadas telefónicas através da Internet.

Uma vez a integração implementada, os utilizadores do Salesforce podem clicar num número de telefone dentro da plataforma e fazer chamadas directamente a partir do seu navegador da web sem mudar para uma aplicação de chamada separada. Além disso, as chamadas recebidas podem ser automaticamente encaminhadas para os utilizadores apropriados do Salesforce, ajudando a melhorar a eficiência da equipa.

A integração também permite a gravação automática de chamadas, sincronização de chamadas com registos da Salesforce, identificação de chamadas recebidas, e outras características que melhoram a eficiência e produtividade da equipa de vendas e marketing.

Vantagens de utilizar a integração VoIP da Salesforce

A integração VoIP com Salesforce pode proporcionar muitos benefícios às equipas de marketing e vendas. Algumas destas vantagens incluem o seguinte:

• Aumento da eficiência do serviço ao cliente: os empregados podem fazer chamadas directamente a partir da interface Salesforce, reduzindo o tempo necessário para alternar entre aplicações, para que possam lidar com as interacções dos clientes de forma mais eficaz.
• Acesso à informação relevante do cliente: permite aos empregados aceder rapidamente à informação do cliente, incluindo histórico de transacções e conversas anteriores, o que ajuda a personalizar a interacção e a melhorar a satisfação do cliente.
• Melhor análise de dados: ao recolher e registar automaticamente dados de chamadas, é possível obter informações valiosas para melhorar o serviço ao cliente e tomar decisões informadas relativamente a estratégias de vendas e marketing.
• Tratamento automatizado de chamadas e registo: as chamadas são automaticamente registadas no registo do cliente, melhorando a precisão e eficiência do tratamento de chamadas e reduzindo a carga de trabalho manual para os funcionários.

O VoIPstudio integra-se com Salesforce

No VoIPstudio, oferecemos a opção de integrar o CRM da Salesforce. O VoIPstudio pode ajudá-lo a obter mais do Salesforce, optimizando a comunicação de voz do cliente. Isto pode melhorar a satisfação do cliente e a produtividade do trabalho empresarial.

Para o conseguir, o VoIPstudio oferece a funcionalidade “Click-to-Call” para iniciar chamadas para clientes a partir da interface de utilizador do Salesforce. Além disso, ao integrar o VoIPstudio com o Salesforce, os empregados têm mais e melhor informação do cliente, eliminando a necessidade de obter números de conta ou outros detalhes do cliente nas chamadas.

A integração também proporciona uma visão global da interacção com o cliente, tornando mais fácil a consolidação de dados de diferentes serviços. Além disso, uma melhor análise de dados através da integração do VoIPstudio permite a recolha de informação accionável para melhorar o serviço ao cliente.

Finalmente, a gestão e registo de chamadas são efectuados automaticamente com o correspondente registo de utilizador no Salesforce. Isto elimina erros humanos e assegura que a empresa pode aceder a dados importantes dos clientes.

Guia passo-a-passo sobre como estabelecer a integração VoIP da Salesforce: Exemplo de VoIPstudio

Para permitir as funcionalidades acima mencionadas, tais como “Click to Call” ou gestão e registo de chamadas, é necessário integrar a funcionalidade Call Center no Salesforce CRM.

O módulo VoIPstudio Call Center é compatível com as seguintes edições da Salesforce: Profissional, Empresarial, e Ilimitado. Seria melhor verificar se tem os contactos do Salesforce armazenados no formato padrão +E164.

Segue-se um tutorial em vídeo passo-a-passo sobre como integrar o VoIPstudio com o Salesforce:

Ou, se preferir, pode consultar o nosso manual do administrador.

Melhores práticas para integrar CRM com VoIP para marketing e vendas

A integração de sistemas de gestão de relações com clientes (CRM) e tecnologia VoIP (Voice-over-Internet protocol) é uma prática cada vez mais comum nos departamentos de marketing e vendas. No entanto, é essencial seguir boas práticas para tirar o máximo proveito da integração de CRM e VoIP.

• Identificar as suas necessidades e objectivos: antes de seleccionar uma solução de integração, é crucial identificar as necessidades e objectivos específicos da sua empresa. Quer melhorar a eficiência da força de vendas? Deseja oferecer um melhor serviço ao cliente? Ou pretende melhorar a gestão de oportunidades de liderança e de vendas? Uma vez identificados os seus objectivos, pode seleccionar a solução de integração correcta.
• Seleccione uma solução de integração fiável: muitas soluções de integração VoIP e CRM estão disponíveis no mercado. É vital pesquisar e seleccionar uma solução fiável que se adapte às necessidades do seu negócio. Certifique-se de que a solução escolhida tem boas críticas e feedback de outros utilizadores e que oferece apoio técnico e aconselhamento para implementação e utilização.
• Treinar a sua equipa: a sua equipa deve compreender como utilizá-la e como beneficiar dela. Treinar a sua equipa sobre como utilizar funcionalidades chave, tais como registo de chamadas, identificação de chamadas recebidas, marcação “click-to-call”, e como utilizar a informação recolhida para melhorar as relações com os clientes.
• Certifique-se de que a integração é segura: assegure-se de que a solução de integração seleccionada oferece opções de segurança para proteger a informação do cliente e garantir que apenas o pessoal autorizado pode aceder à informação.
• Acompanhar e analisar a integração: para assegurar que a integração funciona adequadamente, acompanhar e analisar regularmente a actividade da sua equipa e os dados recolhidos. Deve examinar as informações para identificar oportunidades de melhoria e tomar medidas para optimizar a utilização da ferramenta de integração.
   Seguir estas práticas assegurará que a integração é próspera e tem um impacto positivo no desempenho e eficiência da sua equipa.

Dicas para maximizar os benefícios da integração do CRM VoIP

A integração VoIP CRM pode proporcionar inúmeras vantagens para as equipas de marketing e vendas. Para maximizar estes benefícios, aqui estão algumas dicas úteis:

• Certifique-se de que a integração é fácil de usar: certifique-se de que a solução é fácil de configurar e que a interface é intuitiva para os utilizadores, para que os membros da equipa possam tirar o máximo partido da mesma.
• Integrar informação do cliente: uma integração eficaz de VoIP e CRM deve permitir que a informação do cliente seja automaticamente sincronizada entre a solução VoIP e o CRM. Desta forma, os membros da equipa podem aceder rapidamente à informação relevante do cliente durante as chamadas.
• Acompanhar as conversas dos clientes: deve permitir às equipas de vendas e marketing acompanhar as conversas dos clientes. Isto pode ajudar as equipas a identificar padrões de comportamento e fornecer uma experiência personalizada ao cliente.
• Automatizar tarefas manuais: A integração VoIP e CRM pode ajudar as equipas a automatizar tarefas manuais e repetitivas, tais como a gravação de chamadas e a gestão de registos. Isto pode libertar tempo para que as equipas se concentrem em tarefas mais críticas.

Por exemplo, uma equipa de vendas pode aproveitar a integração de CRM VoIP para chamar clientes directamente a partir da interface CRM. Ao clicar num número de telefone, uma chamada pode ser iniciada automaticamente através da solução VoIP, e os registos de chamadas podem ser associados directamente aos perfis dos clientes no CRM. Isto torna mais eficiente e eficaz o seguimento de conversas e a gestão da informação do cliente.

Erros comuns a evitar ao integrar VoIP com CRM

Ao integrar VoIP com CRM para marketing e vendas, há erros a evitar para garantir que se obtenham os melhores resultados possíveis. Alguns dos erros mais comuns são:

• Não definir claramente os objectivos: antes de iniciar a integração, deve ter uma ideia clara dos objectivos que pretende atingir. É preciso compreender claramente o que se pretende alcançar com a integração para evitar o desperdício de recursos e tempo na implementação de soluções ineficientes.
• Não seleccionar o software certo: escolher o software certo para integração VoIP com CRM é essencial. Apenas alguns programas de software são os mesmos, e alguns podem ter características que devem ser corrigidas para as suas necessidades. Deve escolher o software certo para utilizar plenamente as capacidades da integração.
• Não considerar a formação do pessoal: uma vez implementada a integração, é vital assegurar que o pessoal seja adequadamente formado na utilização da nova tecnologia. A equipa precisa de aprender como utilizar a integração eficientemente para garantir que o investimento na tecnologia vale a pena.
• Não realizar testes suficientes: é importante realizar testes exaustivos antes de implementar a integração para garantir que todas as funções funcionam como esperado. Se não forem realizados testes suficientes, podem surgir erros inesperados durante a utilização diária, prejudicando a eficiência das equipas de marketing e vendas.

Um exemplo prático que muitas vezes acontece é não considerar a qualidade da ligação à Internet ao integrar VoIP com CRM. Se os testes relevantes não forem feitos, o problema não é identificado antes da implementação diária, e a ligação à Internet não é suficientemente rápida ou estável, pode haver interrupções de chamadas, atrasos na transmissão de voz, ou mesmo quedas de chamadas. Isto pode levar à satisfação do cliente e ao aumento da produtividade da equipa de vendas ou marketing.

Como medir o sucesso da integração VoIP e CRM

É essencial analisar a informação para identificar oportunidades de melhoria e medir o sucesso da integração VoIP com CRM. É crucial considerar os seguintes indicadores:

• Aumento da eficiência: a redução do tempo necessário para completar uma tarefa, como, por exemplo, o tempo de resposta aos clientes ou a realização de uma venda, deve ser medida. Graças à integração de VoIP e CRM, deve verificar-se uma diminuição no tempo necessário para completar estas tarefas.
• Aumento da produtividade: é essencial medir se a integração levou a um aumento do número de vendas efectuadas ou de clientes contactados num determinado período de tempo. Se a integração tiver aumentado a produtividade, é mais comum ver um aumento destes números.
• Melhoria da qualidade do serviço: a melhoria da qualidade do serviço ao cliente pode ser medida através de inquéritos de satisfação, seguimento de queixas, e resolução de problemas do cliente. Se a qualidade do serviço tiver melhorado, deverá verificar-se um aumento da satisfação do cliente.
• Redução de custos: medir se houve redução de custos, tais como redução do tempo de inactividade dos empregados, redução de erros de introdução de dados, ou redução dos custos de chamadas.
• Melhoria da análise de dados: deve ser esclarecido se houve uma melhoria na capacidade de analisar e utilizar os dados dos clientes para melhorar a eficácia do marketing e das vendas.

Conclusão

Em conclusão, a integração de VoIP e CRM é uma ferramenta poderosa que pode aumentar significativamente a eficácia de uma empresa. Ao permitir a integração de comunicações telefónicas e dados CRM numa única plataforma, as equipas de marketing e vendas podem aceder a informações valiosas em tempo real e melhorar a eficiência dos seus processos.

Além disso, escolher o CRM certo para a sua empresa é crucial para assegurar o sucesso da integração de VoIP e CRM. Ao seleccionar um CRM adequado às necessidades e objectivos específicos da sua empresa, pode maximizar os benefícios da integração e evitar erros dispendiosos.

Para maximizar o potencial de integração VoIP e CRM, deve seguir as melhores práticas, evitar erros comuns, e medir regularmente o sucesso da integração. Embora possa haver desafios na implementação, os benefícios a longo prazo para o seu negócio são inegáveis.

Em resumo, se pretende melhorar a eficácia da sua equipa de marketing e vendas, considere a integração de VoIP e CRM. Explorar mais a integração VoIP e CRM é um investimento valioso para qualquer empresa, uma vez que pode levar o seu negócio para o nível seguinte.

O VoIPstudio integra-se com as suas aplicações e CRMs, incorporando directamente nos seus fluxos de trabalho e aumentando a produtividade da sua empresa. Se tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda para configurar as integrações na sua conta VoIPstudio, entre em contacto com o nosso departamento de apoio. Eles terão todo o prazer em responder à sua consulta.

Se ainda não tem uma conta VoIPstudio, pode inscrever-se agora mesmo para o nosso teste gratuito de 30 dias. Poderá utilizar as nossas integrações e outras funcionalidades avançadas de telefonia IP.